Kế toán và Doanh nghiệp Cần Làm Gì Khi Mức Thanh Toán Không Dùng Tiền Mặt Giảm Còn 5 Triệu

1. Tại sao lại có việc giảm mức khống chế từ 20 triệu đồng xuống 5 triệu đồng?
Việc dự thảo giảm mức khống chế từ 20 triệu đồng xuống 5 triệu đồng không phải là một thay đổi ngẫu nhiên, mà là một bước đi mang tính chiến lược trong việc kiểm soát chi phí hợp lệ thông qua thanh toán không dùng tiền mặt.

Trước hết, cần khẳng định rõ: mức khống chế này là điều kiện để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào đối với hàng hóa, dịch vụ có hóa đơn từ 5 triệu đồng trở lên. Theo Luật Thuế GTGT và các văn bản hướng dẫn, để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào, ngoài hóa đơn và các điều kiện khác, hình thức thanh toán phải là không dùng tiền mặt nếu giá trị hóa đơn từ 5 triệu đồng trở lên. Tuy nhiên, có thể sau này mức khống chế này sẽ làm cơ sở đối chiếu cả khi xác định chi phí được trừ của thuế TNDN (hiện này 20tr áp dụng cho cả khấu trừ đầu vào và chi phí được trừ khi tính thuế TNDN).

Do đó, khi mức khống chế này được đề xuất giảm xuống 5 triệu trong dự thảo sửa đổi sắp tới, thực chất đây là sự đồng bộ giữa thuế GTGT và thuế TNDN – nhằm thu hẹp không gian “lách luật” bằng cách chia nhỏ hóa đơn, thanh toán tiền mặt để hợp thức chi phí.

2. Tác động thực tế tới doanh nghiệp khi mức khống chế là 5 triệu đồng
Với mức 5 triệu đồng, phạm vi những hóa đơn và khoản chi bị ràng buộc điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt tăng lên rất đáng kể. Trước đây, doanh nghiệp có thể linh động thanh toán bằng tiền mặt với các hóa đơn dưới 20 triệu, nhưng với mức mới, gần như tất cả các khoản mua sắm, chi phí dịch vụ định kỳ… đều vượt qua ngưỡng 5 triệu và bắt buộc phải kiểm soát hình thức thanh toán.

Tác động lớn nhất nếu không thanh toán bằng hình thức không dùng tiền mặt, doanh nghiệp sẽ bị loại thuế GTGT đầu vào – dù hóa đơn có đầy đủ, hàng hóa dịch vụ có thật. Nếu áp dụng cho thuế TNDN, chi phí đó có thể bị loại ra khỏi chi phí được trừ, làm tăng thu nhập chịu thuế.

3. Doanh nghiệp và chủ doanh nghiệp cần phải làm gì để thích ứng?
Thay đổi này không chỉ ảnh hưởng đến phòng Kế toán mà là một tác động toàn diện đến cách vận hành doanh nghiệp. Do đó, chủ doanh nghiệp cần nhanh chóng chủ động triển khai các bước sau để bảo vệ quyền lợi thuế và kiểm soát rủi ro trong tương lai gần:

Thứ nhất, ban hành lại nội quy thanh toán nội bộ. Doanh nghiệp cần công bố chính thức quy định: tất cả các khoản chi từ 5 triệu đồng trở lên phải thanh toán bằng hình thức không dùng tiền mặt mới được chấp nhận là chi phí hợp lệ. Nội quy này phải được cụ thể hóa bằng văn bản, có quy trình phê duyệt rõ ràng và áp dụng thống nhất trong toàn công ty.

Thứ hai, phổ biến chính sách đến toàn bộ các phòng ban liên quan.
Không chỉ riêng Kế toán, mà các bộ phận như Kinh doanh, Marketing, Mua hàng, Hành chính… đều phải hiểu rằng: nếu thanh toán sai phương thức, toàn bộ chi phí dù có hóa đơn hợp lệ cũng không được khấu trừ thuế. Vì vậy, doanh nghiệp cần tổ chức các buổi phổ biến nội bộ, hướng dẫn cách nhận diện khoản chi thuộc diện bắt buộc thanh toán không dùng tiền mặt và cách phối hợp với Kế toán.

Thứ ba, chuẩn hóa danh sách các phương thức thanh toán được chấp nhận. Thanh toán không dùng tiền mặt không chỉ giới hạn trong chuyển khoản ngân hàng. Doanh nghiệp nên thống kê rõ những phương thức hợp lệ được áp dụng như: chuyển khoản qua ngân hàng, thẻ tín dụng công ty, ví điện tử doanh nghiệp, cổng thanh toán điện tử… Từng hình thức cần có bằng chứng đối soát đầy đủ để khi cơ quan thuế kiểm tra vẫn đảm bảo tính hợp pháp.

Thứ tư, thiết lập quy trình kiểm soát chi phí ba bước: trước – trong – sau thanh toán. Trước khi phát sinh chi phí, cần có phê duyệt ngân sách và hình thức thanh toán phù hợp. Trong quá trình thanh toán, Kế toán và bộ phận duyệt chi phải kiểm tra lại giá trị và phương thức. Sau khi thanh toán xong, phải lưu trữ đầy đủ chứng từ đối chiếu. Đây là cách doanh nghiệp chủ động kiểm soát từ đầu, tránh bị truy thu khi quyết toán.

Thứ năm, đưa quy định thanh toán vào hợp đồng và hướng dẫn đối tác thực hiện. Rất nhiều trường hợp hóa đơn đúng, hàng hóa có thật nhưng do bên bán không hỗ trợ thanh toán qua hình thức hợp lệ, dẫn đến doanh nghiệp bị loại chi phí. Vì vậy, ngay từ khi ký hợp đồng hoặc đặt dịch vụ, doanh nghiệp cần yêu cầu đối tác cam kết hỗ trợ thanh toán đúng quy định thuế. Điều này không chỉ đảm bảo quyền lợi thuế, mà còn phản ánh sự chuyên nghiệp trong quản trị rủi ro của doanh nghiệp.

4. Kế toán cần chủ động điều chỉnh cách làm và kiểm soát rủi ro từ sớm
Đối với Kế toán, thay đổi này là một bước nâng cấp tư duy và quy trình làm việc. Không còn là người “ghi nhận chứng từ đến đâu, hạch toán đến đó”, mà Kế toán giờ đây phải:

Thứ nhất, Tham mưu ngay từ bước phê duyệt chi phí: khi có hóa đơn dự kiến trên 5 triệu, cần nhắc rõ điều kiện thanh toán để được khấu trừ thuế.

Thứ hai, Kiểm tra song song ba yếu tố: hóa đơn – giá trị – hình thức thanh toán. Nếu giá trị trên 5 triệu mà thanh toán tiền mặt, cần đề xuất xử lý ngay, không để dồn đến kỳ quyết toán.

Thứ ba, Cập nhật thường xuyên danh mục các phương thức thanh toán không dùng tiền mặt hợp lệ, tránh sai sót khi sử dụng ví điện tử, QR code hoặc các nền tảng thanh toán mới.

Thứ tư, Làm rõ và hướng dẫn nội bộ bằng văn bản, tránh việc “hiểu nhầm là cứ có hóa đơn là được khấu trừ”. Sự chủ động và chắc chắn của người làm Kế toán sẽ giúp doanh nghiệp an toàn hơn trước sự thay đổi lớn về chính sách này.

5. Kết luận và nhận định của Mr Wick Kiểm toán
Dù hiện tại quy định mới chỉ đang ở giai đoạn dự thảo, nhưng với việc đồng loạt cập nhật trên nhiều kênh chính thống, có thể nói việc giảm mức khống chế từ 20 triệu xuống 5 triệu là điều đã gần như sáng tỏ.

Tôi cho rằng đây là một bước đi đúng hướng. Không chỉ giúp siết chặt quản lý thuế, mà còn là động lực để doanh nghiệp số hóa quy trình chi tiêu, nâng cấp hệ thống kế toán – tài chính, và vận hành minh bạch hơn.

Kế toán và chủ doanh nghiệp nếu hành động sớm, không chỉ giảm thiểu rủi ro, mà còn khẳng định được tính chuyên nghiệp và tuân thủ – điều cực kỳ quan trọng với các doanh nghiệp đang mở rộng, kêu gọi vốn, hoặc tham gia thị trường minh bạch hơn. Hãy coi mức 5 triệu không phải là giới hạn – mà là cơ hội để tái thiết tư duy tài chính – thuế một cách nghiêm túc.