Tôi vẫn thường nói với các bạn kế toán rằng: chi phí là vùng nhạy cảm nhất trong báo cáo tài chính, nơi mà mọi con số đều có thể đúng về hình thức nhưng sai về bản chất. Vì chi phí là tấm màn mỏng nhất giữa kế toán và thuế, giữa con số trên sổ và thực tế vận hành của doanh nghiệp. Nhiều doanh nghiệp có thể qua mặt được nhà đầu tư bằng doanh thu đẹp, lợi nhuận cao, nhưng lại không thể qua mắt được người đọc chi phí. Bởi vì chi phí luôn phản ánh cách doanh nghiệp “sống” thật sự – có trách nhiệm, có kỷ luật hay chỉ đang tô vẽ cho đẹp sổ sách.
Tôi từng kiểm soát hồ sơ của một doanh nghiệp thương mại lớn, báo cáo tài chính ghi nhận chi phí quản lý doanh nghiệp chiếm 30% tổng chi phí, trong khi chi phí bán hàng chỉ 2%. Cách phân bổ ấy nghe qua đã thấy vô lý. Khi đi sâu vào chi tiết, tôi phát hiện phần lớn các khoản chi “quản lý” thực ra là chi thưởng, chi phúc lợi và chi hoa hồng nội bộ – được gộp chung để tránh vượt trần chi phúc lợi. Một cách hạch toán tinh vi nhưng ẩn chứa rủi ro lớn, vì chỉ cần cơ quan thuế phát hiện ra chi phí đó không có căn cứ cụ thể, toàn bộ phần chi sẽ bị loại. Và điều nguy hiểm hơn là, chi phí bị loại không chỉ làm tăng lợi nhuận chịu thuế mà còn khiến doanh nghiệp mất uy tín về tính trung thực trong hồ sơ tài chính.
Một trong những biểu hiện phổ biến nhất của chi phí bất thường chính là sự thiếu logic giữa chi phí và doanh thu. Khi doanh thu tăng đột biến nhưng chi phí không thay đổi đáng kể, đó là tín hiệu bất thường. Ngược lại, khi doanh thu không tăng nhưng chi phí lại phình to, thì doanh nghiệp đang “đẩy chi phí.” Tôi đã gặp nhiều trường hợp cuối năm, doanh nghiệp bỗng ghi nhận hàng loạt chi phí quảng cáo, hội nghị, tiếp khách, đào tạo nhân viên… với con số tròn trịa và chứng từ hợp lệ. Nhưng khi kiểm tra kỹ, các chi phí này không gắn liền với hoạt động kinh doanh thật. Họ chi không phải để phục vụ sản xuất – mà để “dọn lợi nhuận.” Và đó chính là điều mà cơ quan thuế nhìn ra đầu tiên.
Tôi vẫn luôn tin rằng, cách chi tiêu của doanh nghiệp nói lên đạo đức quản trị của người lãnh đạo. Một lãnh đạo trung thực sẽ chấp nhận con số thật, dù lãi ít hay nhiều. Nhưng một người quen với việc “tô số” sẽ không ngại việc hợp thức hóa chi phí. Đôi khi, chỉ cần nhìn vào danh sách chi phí tiếp khách hay chi phí phúc lợi, ta đã có thể hiểu được doanh nghiệp đó vận hành bằng nguyên tắc hay bằng cảm tính. Có doanh nghiệp nhỏ nhưng chi tiếp khách hàng tỷ, có doanh nghiệp lỗ nhưng vẫn chi thưởng vượt trần. Những con số ấy không bao giờ nói dối – chúng chỉ chờ người đủ kinh nghiệm để đọc ra điều đang được giấu đi.
Một sai lầm phổ biến khác mà tôi thường gặp trong kiểm soát thuế là nhầm lẫn giữa chi phí hợp lệ và chi phí hợp lý. Một khoản chi có hóa đơn, có chứng từ, có hợp đồng chưa chắc đã hợp lý nếu nó không phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh. Tôi từng gặp trường hợp một doanh nghiệp xây dựng ghi nhận chi phí thuê xe du lịch cho ban lãnh đạo đi công tác – có hóa đơn, có phiếu thanh toán, có chứng từ ngân hàng đầy đủ. Nhưng khi hỏi mục đích sử dụng, họ trả lời “đưa đón đối tác.” Vấn đề là, hợp đồng với đối tác được ký sau thời điểm phát sinh chi phí. Vậy hóa ra chi phí ấy không phục vụ hoạt động sản xuất, mà là chi trước để “chuẩn bị.” Về thuế, đó là chi phí không được trừ. Về kế toán, nó là chi phí bị ghi sai kỳ. Và chỉ một sai sót như vậy cũng đủ khiến hồ sơ rơi vào diện nghi vấn.
Một dạng chi phí khác mà người làm nghề cần chú ý là chi phí mang tính thời điểm. Cứ đến cuối năm, doanh nghiệp lại có xu hướng tăng chi phí đào tạo, chi phí thuê dịch vụ, chi phí nghiên cứu thị trường, chi phí sửa chữa tài sản… Những khoản chi này thường không sai về quy định, nhưng lại dễ bị đánh giá là bất thường nếu chỉ phát sinh tập trung ở quý IV. Cơ quan thuế bây giờ không kiểm tra theo kiểu “có chứng từ là xong.” Họ phân tích theo chu kỳ, theo hành vi, theo tỷ lệ. Một mô hình chi phí lệch nhịp với hoạt động thực tế là dấu hiệu rõ ràng nhất của rủi ro.
Đọc một báo cáo tài chính, tôi không bao giờ chỉ nhìn tổng chi phí. Tôi luôn nhìn cấu trúc chi phí – xem phần nào chiếm tỷ trọng lớn, phần nào biến động mạnh, phần nào có xu hướng tăng mà không có nguyên nhân tương ứng trong hoạt động kinh doanh. Bởi vì mọi rủi ro thuế đều bắt đầu từ sự bất hợp lý của cấu trúc chi phí. Một doanh nghiệp sản xuất mà chi phí nhân công giảm trong khi sản lượng tăng, một công ty dịch vụ mà chi phí thuê ngoài đột ngột tăng vọt, một doanh nghiệp thương mại mà chi phí vận chuyển gấp đôi cùng kỳ – tất cả những điều đó đều đáng để người làm nghề dừng lại và đặt câu hỏi.
Tôi tin rằng, người làm kiểm soát thuế giỏi không phải là người thuộc nhiều điều luật, mà là người có khả năng nhận biết sự sai lệch trong logic vận hành của dữ liệu. Một con số có thể đúng với Thông tư, nhưng nếu nó sai với bản chất kinh tế, thì rủi ro vẫn tồn tại. Và khi cơ quan thuế soi lại, họ không chỉ nhìn chứng từ – họ nhìn bản chất. Thời đại dữ liệu số khiến mọi sai lệch đều có thể được phát hiện nhanh chóng. Cho nên, người làm nghề phải đi trước một bước, phải đọc chi phí bằng con mắt của người đi kiểm tra nó.
Tôi viết bài này như một lời nhắc cho những người làm nghề giống tôi: đừng bao giờ xem chi phí là vùng an toàn. Chính nơi ta tưởng rằng mình kiểm soát được nhất lại là nơi rủi ro lớn nhất. Hãy học cách nhìn chi phí không phải bằng giấy tờ, mà bằng cảm giác nghề. Một bảng chi phí trung thực luôn có hơi thở tự nhiên – có khoản tăng, khoản giảm, có lý do, có nhịp điệu. Còn một bảng chi phí được sắp đặt sẽ luôn lộ ra sự gượng gạo, dù người lập có khéo đến đâu.
Trong bài viết tiếp theo của chuỗi “Kinh nghiệm Kiểm soát Thuế Thực tiễn”, tôi sẽ cùng anh em đi sâu hơn vào chủ đề “Những sai lệch thường gặp trong hạch toán và trích khấu hao tài sản cố định” – nơi mà chỉ cần sai một dòng, doanh nghiệp có thể mất cả tỷ đồng chi phí được trừ, và cũng là nơi để hiểu rõ hơn cách mà cơ quan thuế đang nhìn vào tài sản của doanh nghiệp trong thời đại dữ liệu liên thông hiện nay.
Mr Wick Kiểm toán - ATC Academy
Đào tạo, Tư vấn Giải pháp cho Doanh nghiệp, Hộ Kinh doanh
Liên hệ Đào tạo KTTH, KTT và Tax Tel: 093 670 9396
