Việc chuyển đổi từ thuế khoán sang thuế kê khai không chỉ là một sự thay đổi về phương thức quản lý thuế, mà còn là bước ngoặt đánh dấu sự trưởng thành của khu vực hộ kinh doanh Việt Nam – từ hoạt động nhỏ lẻ, cảm tính sang quản trị bài bản, minh bạch và chuyên nghiệp hơn. Trong hành trình ấy, xử lý hàng tồn kho trước ngày 1.1.2026 chính là khâu then chốt, là “cánh cửa” đầu tiên mà mỗi hộ kinh doanh cần bước qua một cách cẩn trọng, chuẩn bị đầy đủ để khởi đầu hành trình mới một cách an toàn và tự tin.
Thứ nhất, hộ kinh doanh cần tiến hành kiểm kê thực tế toàn bộ hàng tồn kho đến ngày 31.12.2025 – một việc tưởng chừng kỹ thuật, nhưng thực chất là bản kiểm toán đầu tiên cho chính sự minh bạch của mình. Toàn bộ hàng hóa, nguyên vật liệu, sản phẩm dở dang đều cần được ghi nhận rõ ràng: tên hàng, đơn vị tính, số lượng, giá trị, tình trạng sử dụng. Việc kiểm kê này nên được thực hiện có biên bản, có chữ ký xác nhận, và lưu trữ cẩn thận. Một bản kiểm kê trung thực, chi tiết không chỉ giúp xác định giá vốn ban đầu khi bước sang năm 2026, mà còn là lời khẳng định: “Tôi đã sẵn sàng bước vào sân chơi minh bạch.”
Thứ hai, cần rà soát và củng cố tính hợp pháp của toàn bộ chứng từ mua hàng. Đây là “xương sống” của giá vốn và cũng là điều kiện tiên quyết để cơ quan thuế công nhận chi phí. Trong thực tế, nhiều hộ kinh doanh theo phương thức khoán trước đây ít chú trọng đến hóa đơn, hoặc mua hàng từ nguồn không có chứng từ. Giai đoạn cuối năm 2025 chính là thời điểm vàng để hợp thức hóa, bổ sung, và hoàn thiện hồ sơ đầu vào. Những mặt hàng mua từ cá nhân, làng nghề, hay nguồn đặc thù không có hóa đơn, cần được lập bảng kê theo mẫu hợp lệ, có xác nhận thanh toán và lưu trữ rõ ràng. Bởi một khi bước sang chế độ kê khai, chỉ những chứng từ hợp pháp mới có giá trị bảo vệ bạn trước rủi ro thuế.
Thứ ba, hộ kinh doanh nên đánh giá lại và điều chỉnh giá trị hàng tồn kho cho hợp lý với thực tế. Hàng hóa đã cũ, lỗi mốt, hoặc có nguy cơ hư hỏng nên được phân loại và định giá lại để tránh phình to giá trị tài sản ảo. Với những hàng hóa không còn giá trị sử dụng, nên lập biên bản hủy hàng có xác nhận, nhằm phản ánh đúng thực trạng. Một bảng tồn kho trung thực không chỉ thể hiện sự chuyên nghiệp mà còn giúp hộ kinh doanh kiểm soát rủi ro, tối ưu chi phí, và hoạch định chiến lược kinh doanh tương lai. Đây cũng là lúc để nhìn lại quá trình hoạt động, nhận ra đâu là sản phẩm chủ lực, đâu là hàng “chết” cần xử lý dứt điểm trước khi bước sang trang mới.
Thứ tư, hộ kinh doanh cần xây dựng phương án hạch toán và kê khai ban đầu một cách khoa học. Việc mở sổ sách kế toán, ghi nhận tồn kho đầu kỳ, quản lý hóa đơn đầu vào – đầu ra, lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp... là những bước quan trọng không thể thiếu. Đây là thời điểm để hộ kinh doanh tập dượt cho “cuộc sống mới” – cuộc sống của một doanh nghiệp nhỏ thực thụ, nơi mọi con số đều có ý nghĩa, mọi chứng từ đều có giá trị pháp lý. Sự chuẩn bị kỹ lưỡng trong giai đoạn này sẽ giúp hộ kinh doanh tránh được cú sốc khi chuyển đổi, đồng thời tận dụng được nhiều cơ hội từ việc tham gia chính thức vào hệ thống thuế minh bạch.
Tổng kết lại, việc xử lý hàng tồn kho trước 1.1.2026 không đơn thuần là công việc kỹ thuật của kế toán, mà là hành động thể hiện tầm nhìn và trách nhiệm của người làm kinh doanh trong thời kỳ mới. Khi mọi thứ được sắp xếp ngăn nắp, hóa đơn minh bạch, hàng hóa rõ ràng, hộ kinh doanh không còn phải “né tránh” thuế mà có thể tự tin “đối thoại” với cơ quan thuế trên nền tảng pháp lý vững chắc. Giai đoạn chuyển đổi này vì vậy không phải là nỗi lo, mà là một cơ hội vàng để hộ kinh doanh trưởng thành, nâng tầm vị thế và mở ra một chặng đường phát triển bền vững hơn.
Bởi chỉ khi dám nhìn thẳng vào con số, dám kiểm soát tài sản của mình, hộ kinh doanh mới thật sự làm chủ được tương lai. Và chính từ những việc nhỏ như kiểm kê hàng tồn hôm nay, một lớp doanh nhân mới – chuyên nghiệp, minh bạch, tự tin – đang được hình thành cho nền kinh tế Việt Nam của ngày mai.
Mr Wick Kiểm toán - ATC Academy
Đào tạo, Tư vấn Giải pháp cho Doanh nghiệp, Hộ Kinh doanh
Liên hệ Đào tạo KTTH, KTT và Tax Tel: 093 670 9396
