Quy định chi phí vé máy bay hợp lý hợp lệ như thế nào? Hiện tại có cần phải cuống vé hay còn gọi là thẻ lên máy bay (boarding pass) kẹp vào hồ sơ chưng từ khi thanh toán nữa không? Cùng Mr Wick Kiểm toán tìm hiểu qua bài viết sau:
1. Chi phí vé máy bay là gì?
Chi phí vé máy bay là khoản chi phí doanh nghiệp cử người lao động đi công tác phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của DN.
2. Chi phí vé máy bay được trừ khi tính thuế TNDN.
Chi phí vé máy bay thuộc khoản mục chi phụ cấp tàu xe đi nghỉ phép, được quy định cụ thể trong TT96/2015-TT/BTC như sau:
"2.9. Chi phụ cấp tàu xe đi nghỉ phép không đúng theo quy định của Bộ Luật Lao động.
Chi phụ cấp cho người lao động đi công tác, chi phí đi lại và tiền thuê chỗ ở cho người lao động đi công tác nếu có đầy đủ hóa đơn, chứng từ được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế. Trường hợp doanh nghiệp có khoán tiền đi lại, tiền ở, phụ cấp cho người lao động đi công tác và thực hiện đúng theo quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp thì được tính vào chi phí được trừ khoản chi khoán tiền đi lại, tiền ở, tiền phụ cấp.
Trường hợp doanh nghiệp cử người lao động đi công tác (bao gồm công tác trong nước và công tác nước ngoài) nếu có phát sinh chi phí từ 20 triệu đồng trở lên, chi phí mua vé máy bay mà các khoản chi phí này được thanh toán bằng thẻ ngân hàng của cá nhân thì đủ điều kiện là hình thức thanh toán không dùng tiền mặt và tính vào chi phí được trừ nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:
- Có hóa đơn, chứng từ phù hợp do người cung cấp hàng hóa, dịch vụ giao xuất.
- Doanh nghiệp có quyết định hoặc văn bản cử người lao động đi công tác.
- Quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp cho phép người lao động được phép thanh toán khoản công tác phí, mua vé máy bay bằng thẻ ngân hàng do cá nhân là chủ thẻ và khoản chi này sau đó được doanh nghiệp thanh toán lại cho người lao động.
Trường hợp doanh nghiệp có mua vé máy bay qua website thương mại điện tử cho người lao động đi công tác để phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thì chứng từ làm căn cứ để tính vào chi phí được trừ là vé máy bay điện tử, thẻ lên máy bay (boarding pass) và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp có cá nhân tham gia hành trình vận chuyển. Trường hợp doanh nghiệp không thu hồi được thẻ lên máy bay của người lao động thì chứng từ làm căn cứ để tính vào chi phí được trừ là vé máy bay điện tử, quyết định hoặc văn bản cử người lao động đi công tác và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp có cá nhân tham gia hành trình vận chuyển."
Tóm lại:
Theo quy định hiện tại chi phí vé máy bay chi cho nhân viên đi công tác thỏa mãn điều kiện là chi phí được trừ khi đáp ứng các điều kiện sau:
- Nếu DN đã khoán khoản chi phí phụ cấp đi công tác trên quy chế nội bộ của doanh nghiệp: được tính vào chi phí được trừ khoản đúng bằng số đã khoán.
- Khoản chi trên 20 triệu đồng phát sinh trong quá trình công tác (kể cả chi phí vé máy bay) được thanh toán bằng thẻ ngân hàng của cá nhân (trường hợp này là cá nhân tự bỏ tiền túi ra để thanh toán sau đó về Công ty sẽ thanh toán lại) thỏa mãn là khoản chi được trừ khi: Có hóa đơn, chứng từ hợp pháp. Có quyết định cử người lao động đi công tác của doanh nghiệp. Và quy chế tài chính của doanh nghiệp có quy định về việc khoản chi phí công tác được phép thanh toán bằng tài khoản của cá nhân, đồng thời doanh nghiệp có trách nhiệm chi trả.
- Trường hợp doanh nghiệp thực hiện mua vé máy bay qua website thương mại điện tử phục vụ người lao động đi công tác, căn cứ xác định khoản chi được trừ bao gồm: Vé máy bay điện tử (vé máy bay điện tử là gì tôi sẽ viết ở bài sau nhé) thẻ lên máy bay (boarding pass) và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
Nếu không thu hồi được thẻ lên máy bay của người lao động ngoài các chứng từ bắt buộc ở trên phải có thêm quyết định hoặc văn bản cử người lao động đi công tác.
