Trong nghề kiểm soát thuế, có một kỹ năng mà tôi luôn nhắc lại với học trò của mình: đừng vội mở sổ kế toán khi chưa hiểu câu chuyện của doanh nghiệp. Bởi vì, kế toán là ngôn ngữ, còn hồ sơ là bức tranh. Muốn đọc được bức tranh đó, trước hết phải biết họ đang vẽ cái gì.
Tôi từng ngồi với một bạn kế toán trẻ, cậu mở sổ cái, cầm bút, bắt đầu dò từng tài khoản. Tôi bảo dừng lại. Rồi hỏi: “Em có biết công ty này kiếm tiền từ đâu không?” Cậu im lặng. “Không biết doanh nghiệp kiếm tiền từ đâu thì em sẽ không bao giờ biết họ gian chỗ nào.” Câu nói ấy tôi vẫn nhắc đi nhắc lại, không phải vì hay, mà vì nó đúng đến tận xương sống của nghề.
Khi tôi mở một hồ sơ mới, dù lớn hay nhỏ, tôi luôn bắt đầu bằng ba câu hỏi. Ba câu hỏi ấy đơn giản đến mức nhiều người coi thường, nhưng chính chúng giúp tôi hiểu doanh nghiệp nhanh hơn bất kỳ phần mềm phân tích dữ liệu nào.
Câu hỏi đầu tiên, cũng là câu hỏi quan trọng nhất. Tiền của doanh nghiệp đang đến từ đâu? Một doanh nghiệp có thể trình ra hàng trăm hóa đơn đầu ra, có doanh thu hàng trăm tỷ, nhưng nếu dòng tiền không chảy về đúng nơi, con số đó vô nghĩa. Tiền thật luôn kể câu chuyện thật. Tôi đã từng gặp một doanh nghiệp xuất nhập khẩu báo doanh thu 250 tỷ, nhưng dòng tiền về chỉ khoảng 150 tỷ, phần còn lại là “bù trừ công nợ”. Khi tôi tra soát, có những đối tác đã đóng mã số thuế từ hai năm trước. Họ “bù trừ” với ai? Với cái bóng của quá khứ. Và điều đó đủ để biến một khoản doanh thu thành một rủi ro thuế nghiêm trọng.
Tiền trong doanh nghiệp là mạch máu. Chỉ cần nhìn cách nó chảy, ta biết cơ thể có đang khỏe hay không. Có doanh nghiệp mà tiền về ồ ạt nhưng lại rút ra nhanh chóng, chuyển lòng vòng qua nhiều tài khoản cá nhân – đó không phải là hoạt động kinh doanh, mà là cách che giấu dòng tiền thật. Và nếu người kiểm soát không đọc được điều đó, thì mọi báo cáo sau này đều chỉ là “phấn son”.
Tôi luôn nói với học trò: “Đừng tin vào hóa đơn trước khi tin vào dòng tiền.” Một doanh nghiệp không thể giấu được thói quen dòng tiền của mình. Nếu doanh thu tăng mà dòng tiền không đổi, nếu công nợ khách hàng kéo dài vô lý, nếu những khoản chi bất ngờ lại không có chứng từ tương ứng – đó là lúc ta nên dừng lại và đặt câu hỏi: liệu đây có phải là hoạt động thật?
Đây là câu hỏi thứ hai, và là thứ phân biệt người kiểm soát thuế bình thường với người làm nghề thực thụ. Lợi nhuận hình thành từ đâu? Lợi nhuận là con số dễ bị “tô son” nhất trong mọi báo cáo tài chính. Nhưng khi nhìn kỹ, nó cũng là nơi để ta thấy rõ bản lĩnh quản trị của doanh nghiệp. Có doanh nghiệp lãi đều mỗi năm, không sai sót, không đột biến – nghe thì yên tâm, nhưng thực tế lại đáng ngờ. Bởi doanh nghiệp thật không bao giờ “đẹp đều” như thế. Thị trường biến động, giá nguyên liệu thay đổi, tỷ giá, chi phí lao động, chính sách thuế – tất cả đều có ảnh hưởng. Một doanh nghiệp mà lợi nhuận luôn phẳng như mặt hồ, thì thường là vì họ đang “giữ con số.”
Tôi nhớ mãi một trường hợp: một công ty dịch vụ, báo lãi 6% mỗi năm trong 5 năm liên tiếp. Khi tôi kiểm tra, chi phí nhân công của họ chiếm chưa đến 3% doanh thu – điều vô lý với ngành dịch vụ, vốn lấy con người làm lõi. Sau khi đối chiếu, phát hiện họ hạch toán chi phí nhân công sang công ty “liên kết” khác để giảm thuế. Cách làm tinh vi, hợp thức về sổ sách, nhưng bản chất vẫn là gian dối. Và điều quan trọng là, nếu người kiểm soát chỉ nhìn con số mà không hỏi “lợi nhuận này đến từ đâu?”, thì sẽ không bao giờ phát hiện ra điều đó. Lợi nhuận thật phải đến từ hoạt động thật. Còn lợi nhuận ảo, dù có chứng từ, vẫn sẽ sớm bị phơi bày, vì thuế không thể bị qua mặt mãi.
Cấu trúc chi phí có phản ánh đúng hoạt động thật không? Một doanh nghiệp lành mạnh luôn có cấu trúc chi phí hợp lý. Chi phí nhân công, vật tư, quản lý, bán hàng – tất cả đều có “tỷ lệ vàng” của nó. Tôi từng dạy học trò cách đọc cơ cấu chi phí mà không cần phần mềm. Chỉ cần lấy doanh thu chia bình quân nhân sự, lấy chi phí lương chia doanh thu, so với mặt bằng ngành, là biết ngay doanh nghiệp có đang “thật” hay không.
Nếu một công ty thương mại có chi phí vận chuyển chiếm 25% doanh thu, thì hoặc là giá vốn sai, hoặc là đang “độn chi phí”. Nếu một công ty dịch vụ có chi phí vật tư cao hơn chi phí nhân công, thì bản chất đã lệch. Những con số ấy không nói dối, chỉ là nhiều người chưa biết nghe chúng nói gì.
Một cấu trúc chi phí bất thường thường kéo theo hàng loạt rủi ro thuế: chi phí không có chứng từ, chi phí vượt trần, chi phí không phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh. Và chỉ cần một khoản bị loại, cả hệ thống lãi lỗ thay đổi. Vì vậy, tôi luôn nhìn cấu trúc chi phí như nhìn một cơ thể: chỗ nào sưng là chỗ có bệnh, chỗ nào đẹp quá là chỗ có chỉnh sửa.
Ba câu hỏi ấy — “Tiền đến từ đâu?”, “Lợi nhuận hình thành từ đâu?” và “Chi phí có thật không?” — nghe thì giản dị, nhưng chính là nền tảng của mọi cuộc kiểm soát thuế thực thụ. Tôi không cần xem hết sổ cái để biết doanh nghiệp có vấn đề. Chỉ cần nhìn dòng tiền, nhìn cơ cấu chi phí, và nhìn tỷ lệ lợi nhuận. Mọi thứ đều nói thật, chỉ là người làm nghề có nghe ra hay không.
Nhiều người hỏi tôi: “Anh có sợ nhầm không, khi chỉ dựa vào cảm nhận?” Tôi cười. Kiểm soát thuế không phải đoán, mà là đọc dấu vết. Dấu vết của dữ liệu không bao giờ sai – chỉ cần anh biết nhìn theo dòng chảy của nó.
Ngày nay, cơ quan thuế không cần tới doanh nghiệp để kiểm tra. Dữ liệu liên thông giữa hóa đơn điện tử, thuế TNDN, TNCN, BHXH và ngân hàng đã đủ để dựng lại toàn bộ câu chuyện. Một cú click là ra. Cho nên, người làm kiểm soát trong doanh nghiệp càng phải tinh hơn, đi trước họ một bước. Phải đọc được thứ mà hệ thống chưa cảnh báo, phải hiểu rủi ro trước khi rủi ro bị phát hiện.
Tôi viết bài này như một lời gửi gắm cho những người đang làm nghề giống tôi – những người ngày ngày đối diện với con số, với áp lực, với những cuộc giải trình. Nghề này không cần anh giỏi nhất, chỉ cần anh trung thực nhất. Và muốn trung thực, phải hiểu rõ điều mình đang làm, hiểu rõ doanh nghiệp mình đang bảo vệ. Hãy nhớ ba câu hỏi này như ba điểm neo trong nghề: tiền, lợi nhuận và chi phí. Khi anh đọc được mạch chảy của chúng, anh không cần sợ thanh tra, không cần lo rủi ro – vì mọi thứ đã được kiểm soát ngay từ bên trong.
Trong bài viết tiếp theo của chuỗi “Kinh nghiệm Kiểm soát Thuế Thực tiễn”, tôi sẽ nói về “Những dấu hiệu nhận biết rủi ro thuế tiềm ẩn ngay trong báo cáo tài chính” – nơi mà những con số tưởng chừng hoàn hảo lại ẩn giấu những câu chuyện chưa bao giờ được nói ra.
Mr Wick Kiểm toán - ATC Academy
Đào tạo, Tư vấn Giải pháp cho Doanh nghiệp, Hộ Kinh doanh
Liên hệ Đào tạo KTTH, KTT và Tax Tel: 093 670 9396
