Khấu hao tài sản cố định nhìn thì hiền: một con số nhỏ mỗi tháng, tích góp dần thành chi phí. Nhưng nếu anh lùi lại và nhìn cả chuỗi vận hành, anh sẽ thấy khấu hao là một trò chơi của thời điểm, của bản chất, và của niềm tin. Sai ở chỗ bắt đầu ghi nhận, sai ở chỗ phân loại, sai ở chỗ ấn định thời gian sử dụng — tất cả những điểm đó có thể khiến doanh nghiệp mất hàng tỷ đồng, vì thuế không chỉ nhìn con số khấu hao trên sổ mà nhìn vào toàn bộ logic tạo thành con số ấy.
Tôi nhớ một hồ sơ mà tôi đã phải can thiệp gấp: một doanh nghiệp xây dựng ghi tăng một khối lượng tài sản cố định lớn vào cuối năm để đẩy chi phí khấu hao, giảm lợi nhuận chịu thuế. Trên giấy tờ, mọi thứ hoàn hảo: hợp đồng, hóa đơn, biên bản nghiệm thu, chứng từ thanh toán. Nhưng khi đi hiện trường, chúng tôi không thấy máy móc, không thấy công trình đã hoàn thiện, và nhật ký thi công thì trống. Vấn đề ở đây không phải là hóa đơn, mà là thời điểm đưa vào sử dụng và bản chất của giá trị hình thành. Quy định cho phép vốn hóa, cho phép trích khấu hao, nhưng điều kiện là tài sản phải được đưa vào sử dụng thực tế. Một lần ghi sai thời điểm — ghi là “đã đưa vào sử dụng” trong khi thực tế chưa — là đã thay đổi toàn bộ dòng đời chi phí của doanh nghiệp, kéo theo điều chỉnh, truy thu và phạt. Tôi đã từng nhìn thấy doanh nghiệp phải nộp truy thu kèm phạt lên tới vài tỷ chỉ vì một quyết định ghi tăng vội vàng vào cuối kỳ.
Trong thực tế, có ba dạng sai lệch lặp lại mà tôi gặp thường xuyên: ghi nhận tài sản không đúng bản chất (chuyển chi thường sang vốn), bắt đầu khấu hao trước khi tài sản thực sự hoạt động, và xác định thời gian khấu hao không phù hợp với đặc tính kỹ thuật cũng như thực tế sử dụng. Những sai lệch này không luôn đến từ ý đồ xấu; nhiều khi nó là sự hiểu nhầm pháp lý, là thói quen phần mềm kế toán “auto” chạy khấu hao mà không kiểm tra, hoặc là áp lực quản trị trong việc cân đối lợi nhuận trước mắt. Nhưng dù nguyên nhân là gì, hậu quả đều giống nhau: cơ quan quản lý khi đối chiếu sẽ tập trung vào tính hợp lý kinh tế chứ không chỉ nhìn vào con dấu. Và khi tính hợp lý bị văng khỏi thực tế, doanh nghiệp phải trả giá.
Một ví dụ khác điển hình là chuyện chuyển sửa chữa lớn thành tài sản cố định. Nhiều kế toán trưởng, dưới áp lực giảm lãi, đã xử lý khoản chi sửa chữa lớn hoặc cải tạo thành tài sản cố định để vốn hóa và khấu hao dần. Về mặt giấy tờ, thủ tục có thể được biên soạn khéo léo: biên bản nghiệm thu, hợp đồng sửa chữa, hồ sơ kỹ thuật. Nhưng bản chất phải được xem xét: nếu sau sửa chữa, năng lực sản xuất tăng, tuổi thọ kéo dài rõ rệt, hay công năng thay đổi, thì vốn hóa là đúng; còn nếu chỉ là khắc phục hư hỏng, thì đó là chi phí của kỳ. Tôi từng giúp một doanh nghiệp phân tích lại hàng chục hợp đồng sửa chữa để chứng minh phần nào là sửa chữa, phần nào là nâng cấp, vì cơ quan thuế chỉ cần một lý do để liệt phần kia ra khỏi chi phí được trừ. Việc phân định này đòi hỏi tư duy nghề, hiểu kỹ thuật và năng lực để trình bày logic rõ ràng, chứ không thể dựa trên tờ giấy mỏng.
Kiểm soát nội bộ tại khâu mua sắm và nhận bàn giao tài sản là chỗ mà người làm nghề phải đặt ưu tiên. Một quy trình bàn giao chặt chẽ, với biên bản nghiệm thu rõ ràng, hình ảnh hiện trường, nhật ký vận hành, chứng từ thanh toán khớp thời điểm, và quyết định ghi tăng có xác nhận của người quản lý kỹ thuật — đó là hàng rào đầu tiên chống lại sai lệch khấu hao. Tôi khuyên các doanh nghiệp nên có “checklist bàn giao tài sản” tiêu chuẩn: từ hồ sơ kỹ thuật, biên bản nghiệm thu, đến ngày bắt đầu sử dụng thực tế được chứng minh bằng biên bản nghiệm thu và lệnh điều động máy, điều đó giúp khi bị đối chiếu, doanh nghiệp có thể trả lời bằng logic chứ không bằng cảm tính. Một phần lớn các vụ truy thu mà tôi gặp đều có thể tránh nếu hồ sơ nghiệm thu và nhật ký vận hành được lưu giữ nghiêm túc.
Ngoài ra, việc xác định thời gian khấu hao cần dựa trên đặc tính kỹ thuật, điều kiện sử dụng và cả chính sách kế toán đã được phê duyệt. Tôi từng thấy doanh nghiệp áp dụng thời gian khấu hao cho cùng một loại tài sản khác nhau giữa các năm, vì “muốn giảm chi phí” năm này và “muốn tăng lợi nhuận” năm kia. Cách hành xử đó khiến hồ sơ trở nên thiếu nhất quán, và tính nhất quán chính là một trong những căn cứ để cơ quan thuế đánh giá tính trung thực. Khi trình bày với thanh tra, việc có một chính sách khấu hao được ban hành, được áp dụng ổn định và có căn cứ kỹ thuật sẽ giúp doanh nghiệp tránh được phần lớn nghi ngờ.
Một khía cạnh mà ít người chú ý nhưng tôi thấy tác động mạnh là mối liên hệ giữa khấu hao và bảo trì. Khi doanh nghiệp không có chương trình bảo trì phù hợp, không ghi nhận chi phí bảo trì định kỳ, nhưng vẫn trích khấu hao như bình thường, đó là dấu hiệu tài sản không được sử dụng đúng cách hoặc chưa thực sự vận hành. Ngược lại, nếu doanh nghiệp có chi sửa chữa lớn liên tục cho cùng một tài sản, nhưng vẫn giữ nguyên mức khấu hao, điều đó cho thấy tài sản có thể đã được cải tạo hoặc giá trị sử dụng tăng — và lẽ ra cần điều chỉnh ghi nhận. Việc nhìn được mối quan hệ này giữa chi phí bảo trì, sửa chữa lớn và khấu hao giúp người kiểm soát đọc ra chân dung vận hành thực sự của tài sản.
Cuối cùng, với tinh thần của cẩm nang mà tôi luôn giữ: kiểm soát không phải để bắt lỗi mà để hiểu bản chất. Khi anh làm nghề, hãy rèn cho mình thói quen hỏi những câu đơn giản nhưng quyết định: tài sản này hình thành bằng chi phí nào, đã được nghiệm thu và đưa vào sử dụng chưa, thời gian khấu hao có phù hợp với đặc tính kỹ thuật và thực tế sử dụng hay không. Hãy xây dựng hồ sơ vật lý và số hóa chúng để khi có kiểm tra, doanh nghiệp có thể trình bày bằng bằng chứng chứ không phải lời giải thích. Và hãy nhớ rằng một quyết định nhỏ hôm nay về cách ghi nhận khấu hao có thể tạo ra hệ quả lớn cho thuế của nhiều năm sau — vì thế, sự thận trọng, tính nhất quán và tư duy dài hạn luôn là bảo hiểm tốt nhất cho doanh nghiệp.
Tôi viết bài này để nhấn mạnh rằng khấu hao không phải là phép toán cơ học, mà là một phần của câu chuyện quản trị doanh nghiệp. Khi anh hiểu câu chuyện đó, anh sẽ ít khi phải hối hận vì một dòng số đã chọn sai. Trong bài tiếp theo của chuỗi “Kinh nghiệm Kiểm soát Thuế Thực tiễn”, tôi sẽ cùng anh đi sâu vào thủ tục bàn giao, hồ sơ nghiệm thu và checklist chi tiết mà tôi thường dùng — thứ giúp nhiều doanh nghiệp tránh được truy thu không đáng có và bảo toàn uy tín báo cáo tài chính.
Mr Wick Kiểm toán - ATC Academy
Đào tạo, Tư vấn Giải pháp cho Doanh nghiệp, Hộ Kinh doanh
Liên hệ Đào tạo KTTH, KTT và Tax Tel: 093 670 9396
