Hiểu Lầm Phổ Biến Về Chi Phí Đến Chủ Công Ty TNHH MTV

Thứ nhất, đúng là chi phí tiền lương, tiền công của Chủ công ty TNHH một thành viên do cá nhân làm chủ không được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN. Theo quy định tại khoản 2 Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC, Chủ công ty không thể ký hợp đồng lao động với chính mình, không hình thành mối quan hệ lao động nên mọi khoản chi trả mang tính chất lương – kể cả có bảng lương, bảng chấm công – đều bị loại. Đây là quy định rõ ràng và không có tranh cãi.

Thứ hai, từ việc chi phí tiền lương bị loại, nhiều Kế toán lại mở rộng suy luận rằng tất cả các khoản khác có liên quan đến Chủ công ty cũng không được trừ, bao gồm: công tác phí, tiền điện thoại, phụ cấp xăng xe, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế... Tuy nhiên, cần hiểu rằng những khoản này bản chất vẫn là thu nhập gắn với quan hệ lao động, vì thế đương nhiên cũng không được trừ khi chi cho Chủ công ty, vì không có quan hệ lao động để hình thành nghĩa vụ chi trả. Đây là nhóm chi phí đúng là không được tính vào chi phí thuế, nhưng lý do là vì bản chất gắn với lương – không phải vì "liên quan đến Chủ công ty" là bị loại.

Thứ ba, một nhóm chi phí khác lại thường bị hiểu nhầm: chi phí thuê tài sản từ chính Chủ công ty, ví dụ như thuê nhà làm trụ sở, thuê xe làm phương tiện phục vụ sản xuất kinh doanh. Rất nhiều Kế toán cho rằng nếu Chủ công ty cho chính công ty mình thuê tài sản thì cũng không được ghi nhận chi phí. Điều này là sai.

Trong trường hợp này, quan hệ giữa Chủ công ty và công ty là quan hệ dân sự – hợp đồng thuê tài sản, hoàn toàn tách biệt với quan hệ lao động. Nếu công ty ký hợp đồng thuê nhà, thuê xe của Chủ công ty và thực tế sử dụng cho hoạt động sản xuất kinh doanh, có hợp đồng, chứng từ thanh toán hợp lệ, thì chi phí đó được chấp nhận khi tính thuế TNDN. Đây là quyền và nghĩa vụ phát sinh độc lập theo Bộ luật Dân sự, không liên quan đến việc Chủ công ty có được hưởng lương hay không.

Ngược lại, nếu công ty thuê nhà nhưng lại sử dụng cho mục đích sinh hoạt riêng của Chủ công ty, hoặc không chứng minh được mối liên hệ với hoạt động sản xuất kinh doanh, thì dĩ nhiên vẫn bị loại. Như vậy, điều quan trọng không nằm ở “người cho thuê là Chủ công ty”, mà là ở mục đích sử dụng tài sản và tính hợp pháp của hồ sơ chứng từ.

Thứ tư, nhiều Kế toán băn khoăn không biết xử lý thế nào khi Chủ công ty rút tiền từ tài khoản công ty để sử dụng cho mục đích cá nhân. Một số người cho rằng đó là tiền lương ngầm, cần tính thuế TNDN hoặc lên tờ khai quyết toán thuế TNCN. Quan điểm này là không đúng.

Nếu Chủ công ty rút lợi nhuận sau thuế từ hoạt động kinh doanh, thì đây là quyền của chủ sở hữu, và theo quy định tại Luật Thuế TNCN, không phát sinh thuế TNCN từ đầu tư vốn đối với trường hợp Chủ công ty TNHH một thành viên là cá nhân. Bởi vì cá nhân này vừa là chủ sở hữu vừa là người đại diện pháp luật, nên không bị xem là người nhận cổ tức hay lợi nhuận đầu tư vốn từ một pháp nhân độc lập, do đó không thuộc đối tượng chịu thuế TNCN từ đầu tư vốn. (Tham khảo các công văn hướng dẫn của Tổng cục Thuế 1404/TCT-TNCN).

Tuy nhiên, cũng cần nhấn mạnh rằng mọi khoản rút tiền không thông qua nghị quyết phân phối lợi nhuận, không rõ mục đích, không có chứng từ kèm theo, đều không thể coi là chi phí hợp lệ của công ty, và cũng không được hạch toán lẫn vào thu nhập cá nhân hợp pháp. Đây là điểm mà công ty cần hết sức cẩn trọng để tránh rủi ro về sau.

Tóm lại, là người làm nghề Kế toán và quản lý tài chính, chúng ta cần nhận diện và phân tích đúng bản chất từng khoản chi:

- Chi mang bản chất thu nhập từ lao động của Chủ công ty thì bị loại – vì không có quan hệ lao động.

- Chi mang bản chất dân sự, giao dịch độc lập, phục vụ sản xuất kinh doanh hợp pháp thì có thể được tính vào chi phí thuế – dù người nhận là chính Chủ công ty.

- Rút tiền không rõ mục đích, không có chứng từ, thì không được coi là chi phí và cũng không phải là thu nhập chịu thuế TNCN từ đầu tư vốn.

Hiểu đúng để ghi nhận đúng, khai thuế đúng và bảo vệ doanh nghiệp một cách bài bản – đó là điều mà người làm Kế toán chuyên sâu cần theo đuổi, thay vì máy móc và lo sợ sai sót một cách mơ hồ.

Khóa đào tạo cho Kế toán đáp ứng vị trị KTTH, KTT | W1. Tư duy Kế toán 30 chạm 30.

Bấm vào dòng chữ này để đăng ký nhân tư vấn để học W1| Tư duy Kế toán 30 chạm 30.