Không Được Trích Lập Dự Phòng Giảm Giá Hàng Tồn Kho Khi Hàng Hóa Bị Hủy Do Sai Quy Cách

Doanh nghiệp khi gặp hàng tồn kho bị hư hỏng, không bán được, thường có hai hướng xử lý kế toán: ghi nhận chi phí tổn thất trực tiếp, hoặc trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Trong đó, nhiều doanh nghiệp chọn phương án trích lập dự phòng với mong muốn “giảm nhẹ” ảnh hưởng tới chi phí năm hiện tại, tránh ghi nhận ngay tổn thất lớn. Tuy nhiên, không phải lúc nào cũng được phép áp dụng cách này. Một trong những tình huống thường bị nhầm lẫn là khi doanh nghiệp có lô hàng bị hủy do sai quy cách, vi phạm hợp đồng, không được bồi thường. Vậy, có thể trích lập dự phòng cho số hàng này không?

Theo Thông tư 48/2019/TT-BTC, trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho chỉ áp dụng cho hàng hóa vẫn còn tồn kho, có giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc, do các yếu tố như biến động giá thị trường, hàng lỗi thời, hoặc chất lượng suy giảm theo thời gian. Nghĩa là, bản chất của dự phòng là “phòng ngừa tổn thất chưa chắc chắn” – khi hàng vẫn còn nhưng có dấu hiệu mất giá.

Trường hợp doanh nghiệp nhận hàng hóa nhưng không đúng quy cách kỹ thuật, không đạt yêu cầu hợp đồng, không thể đưa vào sử dụng hay bán ra, buộc phải tiêu hủy – thì đây là tổn thất đã chắc chắn xảy ra. Hàng hóa không còn khả năng sinh lợi, không còn tồn tại trên sổ kế toán. Khi đó, việc trích lập dự phòng là không còn phù hợp, bởi dự phòng chỉ áp dụng khi hàng còn giá trị – dù thấp. Còn ở đây, giá trị của lô hàng đã được xác định là bằng 0.

Điểm đáng chú ý là nếu doanh nghiệp chuyển hướng, không trích lập dự phòng mà ghi nhận trực tiếp chi phí tiêu hủy, thì chi phí này cũng có nguy cơ không được tính vào chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN, nếu không đáp ứng điều kiện về hồ sơ và nguyên nhân tổn thất.

Cụ thể, Công văn 798/CTBDU-TTHT ngày 19/01/2022 của Cục Thuế tỉnh Bình Dương nêu rõ: "Trường hợp hàng hóa bị hư hỏng do không đảm bảo chất lượng, không đáp ứng yêu cầu hợp đồng, vi phạm quy cách kỹ thuật thì khoản chi tiêu hủy hàng hóa không được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN."

Điều này cho thấy, dù doanh nghiệp lựa chọn cách ghi nhận trực tiếp hay trích lập dự phòng, thì về bản chất, đó vẫn là một khoản tổn thất do lỗi chủ quan hoặc không có căn cứ hợp lý để ghi nhận chi phí thuế. Tổn thất đó không phát sinh từ rủi ro khách quan (như hao mòn tự nhiên, thay đổi sinh hóa, thiên tai...) mà từ nguyên nhân quản lý, hợp đồng, kiểm soát chất lượng. Vì vậy, cơ quan thuế sẽ loại chi phí dù được thể hiện dưới bất kỳ hình thức kế toán nào.

Việc doanh nghiệp cố tình đưa khoản tổn thất này vào chi phí được trừ thông qua hình thức “trích lập dự phòng” có thể bị coi là thay đổi hình thức để hợp thức hóa chi phí không hợp lệ. Đây là rủi ro lớn trong kỳ quyết toán thuế nếu cơ quan thuế rà soát lại bản chất nghiệp vụ.

Tóm lại, khi một lô hàng đã bị xác định sai quy cách, không còn giá trị sử dụng và không được bồi thường, thì doanh nghiệp không được trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho, cũng như không được ghi nhận chi phí tiêu hủy nếu không có đủ hồ sơ chứng minh nguyên nhân khách quan. Dù là hình thức ghi nhận nào thì bản chất tổn thất vẫn không thay đổi, và cơ quan thuế sẽ đánh giá dựa trên bản chất đó, chứ không dựa trên hình thức thể hiện trong sổ sách kế toán.