Có những khoản chi khiến người làm kế toán và quản trị doanh nghiệp hay tự hào “thật tâm” rằng họ đang chăm lo cho nhân viên — nhưng cùng lúc, chính những khoản đó cũng mang lại rủi ro lớn nếu không được quản trị chặt. Tôi đã nhiều lần chứng kiến các công ty nhỏ và vừa bị loại hàng trăm triệu, thậm chí hàng tỷ chi phí, chỉ vì một vài khoản phúc lợi ghi thiếu chứng từ, vượt mức hoặc không thể chứng minh là phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh. Vì vậy, trước khi bàn sâu, tôi muốn nói thẳng: phúc lợi không phải là vùng “miễn kiểm” — nó là vùng cần được quản trị bằng lý lẽ, bằng quy trình và bằng hồ sơ.
Bản chất pháp lý của chi phúc lợi khá rõ: những khoản chi trực tiếp phục vụ người lao động (nghỉ mát, khám chữa bệnh, hỗ trợ khó khăn, quà tết, chi sinh nhật hợp lệ, v.v.) được coi là chi phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh và có thể được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN nếu đáp ứng điều kiện về chứng từ và không vượt mức quy định. Tuy nhiên, mức “giới hạn” phổ biến nhất mà kế toán phải nắm là tổng các khoản chi có tính chất phúc lợi không được vượt quá một tháng tiền lương bình quân thực tế thực hiện trong năm — nguyên tắc này được áp dụng giữa nhiều hướng dẫn và công văn chuyên môn, và là căn cứ thực tiễn để cơ quan thuế đối chiếu khi rà soát.
Nhưng ngay cả khi biết “một tháng lương” là giới hạn, nhiều doanh nghiệp vẫn vấp vì cách xác định và cách ghi hồ sơ. Một tháng lương bình quân thực hiện được tính bằng tổng quỹ lương thực tế đã chi trong năm chia cho 12 (hoặc chia cho số tháng hoạt động thực tế nếu doanh nghiệp hoạt động chưa đủ 12 tháng). Nếu doanh nghiệp không lưu trữ rõ ràng bảng lương, sổ chi trả lương, các phụ cấp và biên bản xác nhận thanh toán quỹ thưởng/phúc lợi, việc “khai” một tháng lương trở nên dễ dẫn đến tranh luận khi thanh tra.
Điểm mấu chốt thứ hai là chứng từ và tính thực tế của khoản chi. Cơ quan thuế hiện nay không chỉ nhìn hóa đơn hay phiếu chi; họ xét toàn bộ chuỗi chứng cứ: quyết định trích quỹ/phúc lợi, danh sách người hưởng, biên bản nghiệm thu (nếu có dịch vụ), chứng từ thanh toán, và bằng chứng cho thấy phúc lợi thực sự đến tay người lao động (ví dụ danh sách tham gia chuyến nghỉ mát, hợp đồng dịch vụ tổ chức, biên bản nghiệm thu sự kiện). Nếu nhà cung cấp xuất hóa đơn nhưng dịch vụ không thấy dấu vết (không có danh sách, không có hình ảnh, không có báo cáo), khoản chi dễ bị coi là “không có thật” dù hóa đơn hợp lệ trên giấy. Tôi đã gặp trường hợp một doanh nghiệp bị loại 70% chi phí tổ chức hội thảo vì không có danh sách khách mời và biên bản nghiệm thu; mọi thứ chỉ còn là hóa đơn và sao kê chuyển khoản.
Thứ ba, cần lưu ý tương quan giữa chi phúc lợi và thuế TNCN. Các khoản phúc lợi nếu ghi rõ tên cá nhân hưởng có thể là thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động, do đó doanh nghiệp phải khấu trừ, khai và nộp TNCN theo quy định; nếu bỏ qua khâu này, doanh nghiệp sẽ bị truy thu và phạt. Vì vậy, khi hoạch định chính sách phúc lợi, doanh nghiệp phải cân nhắc: khoản nào được hưởng trực tiếp mà phải tính thuế TNCN; khoản nào được chi chung (quỹ phúc lợi tập thể) và nằm trong giới hạn thì được tính vào chi phí hợp lý. Văn bản hướng dẫn liên quan đến khai báo TNCN và đối chiếu dữ liệu cá nhân đã được cập nhật trong các văn bản hợp nhất gần đây, và người làm thuế nội bộ cần nắm để tránh sai sót cho nhân viên lẫn đơn vị.
Có ba sai lầm thực tế mà tôi thấy doanh nghiệp hay tự tạo ra cho mình. Sai lầm thứ nhất là chi không có cơ sở quy chế: doanh nghiệp linh hoạt chi phúc lợi, nhưng không có quy chế, không có quyết định phê duyệt, hoặc quy chế trái ngược với thực tế chi. Khi điều này xảy ra, cơ quan thuế sẽ hỏi “ai quyết định, căn cứ đâu?”, và câu trả lời không rõ sẽ khiến khoản chi bị loại. Sai lầm thứ hai là chi vượt mức một tháng lương bình quân mà không phân tích hoặc giải trình — nhiều kế toán nghĩ “được chút này chút kia cho nhân viên”, nhưng đến lúc quyết toán thì phải loại bỏ phần vượt mức, và điều đó ảnh hưởng trực tiếp đến số thuế phải nộp. Sai lầm thứ ba là xử lý thủ công, lưu trữ lộn xộn: hóa đơn ghi tên công ty, nhưng bản ghi ai hưởng không tồn tại; chi bằng tiền mặt cho dẫn chứng mờ; biên bản nghiệm thu ký cùng ngày với hoá đơn và thanh toán — tất cả là dấu hiệu để thanh tra nghi ngờ tính thực.
Từ góc độ kiểm soát, tôi khuyến nghị một bộ quy tắc ứng xử thực tế và dễ thực hiện: trước hết, xây dựng quy chế phúc lợi rõ ràng, xác định các hạng mục, tiêu chí hưởng, mức giới hạn và thủ tục phê duyệt; thứ hai, luôn lưu giữ chuỗi chứng từ đầy đủ: quyết định, danh sách, biên bản, hình ảnh, biên bản nghiệm thu, sao kê chuyển khoản; thứ ba, phân loại chi theo phương thức: chi cho cá nhân (cần xử lý TNCN), chi tập thể (tính vào quỹ phúc lợi, nằm trong giới hạn); và cuối cùng, bảo toàn tính minh bạch khi vượt mức — nếu doanh nghiệp quyết chi vượt giới hạn vì mục tiêu nhân sự đặc biệt, phải có hồ sơ giải trình rõ ràng về lý do kinh tế và quyết định của chủ quản, để khi đối chiếu có thể thuyết phục.
Một điểm cập nhật quan trọng mà anh em cần lưu ý là việc kết nối dữ liệu giữa hóa đơn điện tử, tờ khai, và báo cáo lương đã trở nên chặt chẽ hơn sau các văn bản triển khai năm 2024–2025; cơ quan thuế có khả năng đối chiếu chéo số liệu giữa các nguồn, vì vậy việc “làm sạch” dữ liệu lương – thưởng – phúc lợi hàng năm là bước không thể bỏ qua trước khi quyết toán. Nếu không chủ động rà soát, doanh nghiệp có thể bị cơ quan thuế mời làm việc để giải trình các khoản chi phúc lợi bất thường, và quá trình đó không chỉ gây phiền toái mà còn có thể dẫn đến truy thu, phạt vi phạm hành chính và ảnh hưởng đến uy tín tài chính.
Tóm lại, phúc lợi là một công cụ quản trị nhân sự hữu hiệu nhưng cũng là vùng rủi ro nếu doanh nghiệp không quản trị bằng quy trình và hồ sơ. Hãy xem phúc lợi như một hợp đồng giữa doanh nghiệp và nhân viên: minh bạch, có căn cứ, có giới hạn và có hồ sơ chứng minh. Khi doanh nghiệp làm được điều đó, chi phúc lợi không chỉ an toàn về thuế mà còn góp phần tạo dựng niềm tin nội bộ và ngoài thị trường.
Tôi viết bài này như một cảnh báo và một hướng dẫn thực tế trong chuỗi “Kinh nghiệm Kiểm soát Thuế Thực tiễn” — hãy để phúc lợi là giá trị chứ không phải là rủi ro. Và trong bài tiếp theo của chuỗi, tôi sẽ đi sâu vào “Quản trị quỹ lương và cách xác định một tháng lương bình quân thực tế” — cụ thể, cách tính, cách lưu chứng từ và những điểm cần lưu ý để khi quyết toán, doanh nghiệp không phải điều chỉnh tăng thu nhập tính thuế TNDN hay TNCN.
Mr Wick Kiểm toán - ATC Academy
Đào tạo, Tư vấn Giải pháp cho Doanh nghiệp, Hộ Kinh doanh
Liên hệ Đào tạo KTTH, KTT và Tax Tel: 093 670 9396
