Có những con số tưởng chừng rất hiền, nhưng lại đủ sức khiến một doanh nghiệp bị loại hàng tỷ đồng chi phí. Trong nghề này, tôi gọi đó là “con số biết nói” – và khấu hao tài sản chính là một trong những con số như thế. Nhìn thì chỉ là vài dòng trong báo cáo tài chính, nhưng đằng sau nó là cả một hệ thống về quy trình, hồ sơ, thời điểm, và bản chất sử dụng tài sản.
Tôi còn nhớ lần đầu tiên tham gia rà soát hồ sơ khấu hao cho một doanh nghiệp xây dựng. Họ có hơn 80 tỷ tài sản cố định, nhưng bảng khấu hao lại rối như tơ vò. Có tài sản đã hết khấu hao từ năm trước vẫn tiếp tục tính, có tài sản chưa đưa vào sử dụng nhưng đã trích, có cái bị thất lạc, không còn hiện hữu nhưng vẫn nằm trên sổ. Khi tôi hỏi kế toán, chị chỉ cười: “Anh ơi, mấy cái này do phần mềm tự chạy, em cũng không để ý.” Câu nói tưởng đơn giản đó lại là mầm mống của rủi ro thuế lớn nhất. Bởi vì, trong con mắt của cơ quan thuế, khấu hao sai không chỉ là lỗi kế toán, mà là hành vi ghi nhận sai chi phí.
Trong thực tiễn hiện nay, theo quy định tại Thông tư 45 và các hướng dẫn mới theo Nghị định 181/2025/NĐ-CP, chỉ những tài sản đáp ứng đủ tiêu chuẩn ghi nhận – được dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh, có chứng từ hợp lệ, và đang trong tình trạng sử dụng – mới được phép trích khấu hao. Doanh nghiệp thường vướng ở chỗ: ghi nhận tài sản để “đủ vốn”, nhưng thực tế không đưa vào vận hành. Hệ thống thuế điện tử hiện nay có thể dễ dàng phát hiện ra khi tài sản khấu hao mà không có điện năng tiêu thụ, không phát sinh chi phí bảo trì, không có doanh thu tương ứng. Cái “không thật” rất khó qua mắt dữ liệu.
Tôi thường chia việc kiểm soát khấu hao thành ba lớp.
Thứ nhất, phải làm rõ nguồn gốc hình thành tài sản. Mỗi tài sản có một câu chuyện riêng: mua sắm, đầu tư xây dựng, hay tự chế tạo. Nếu nguồn vốn không rõ, không chứng minh được hợp đồng, hóa đơn, nghiệm thu, thì tài sản đó dù tồn tại vật lý cũng không đủ điều kiện khấu hao. Có doanh nghiệp dùng chi phí sửa chữa lớn để “biến” thành tài sản cố định, nhưng hồ sơ thiếu biên bản bàn giao, thiếu quyết định ghi tăng – kết quả, toàn bộ chi phí bị loại khỏi bảng khấu hao.
Thứ hai, phải xác định thời điểm bắt đầu và kết thúc khấu hao. Không ít doanh nghiệp bắt đầu khấu hao ngay từ ngày mua, trong khi chưa đưa tài sản vào sử dụng. Quy định thuế yêu cầu rõ: chỉ khi tài sản được bàn giao, đưa vào sử dụng thực tế thì mới được trích khấu hao. Tôi từng gặp một doanh nghiệp khấu hao cả nhà xưởng đang trong giai đoạn xây dựng. Khi thanh tra thuế phát hiện, họ buộc phải điều chỉnh lại toàn bộ, giảm chi phí mấy năm liền và nộp truy thu hơn 3 tỷ đồng. Chỉ một sai lệch nhỏ về thời điểm, mà hậu quả là cả chuỗi báo cáo bị xáo trộn.
Thứ ba, phải kiểm soát tính phù hợp của mức khấu hao. Nhiều doanh nghiệp cố tình rút ngắn thời gian khấu hao để tăng chi phí, giảm lợi nhuận. Nhưng từ năm 2025, cơ quan thuế áp dụng phân tích dữ liệu so sánh theo ngành, theo nhóm tài sản, nên chỉ cần nhìn hệ số khấu hao là có thể phát hiện bất thường. Một doanh nghiệp thương mại với máy móc khấu hao 2 năm – trong khi mức bình quân ngành là 5 năm – chắc chắn bị đưa vào danh sách kiểm tra.
Điều đáng nói là, khấu hao không chỉ là câu chuyện của kế toán, mà là thước đo quản trị tài sản và minh bạch nội bộ. Khi doanh nghiệp quản lý tài sản tốt, hồ sơ bàn giao, sử dụng, bảo trì rõ ràng, thì khấu hao tự nhiên chính xác. Ngược lại, khi tài sản nằm trong sổ nhưng không ai biết ở đâu, thì chi phí khấu hao không còn ý nghĩa. Tôi từng khuyên nhiều doanh nghiệp: trước khi lo khấu hao đúng, hãy lo kiểm kê thật. Mất một ngày đi kiểm tra tài sản, nhưng có thể giữ được hàng tỷ đồng chi phí hợp lệ.
Cơ quan thuế không muốn “bắt lỗi”, họ chỉ muốn nhìn thấy logic giữa tài sản – sử dụng – doanh thu. Nếu tài sản có thật, đang phục vụ hoạt động thật, thì không ai có lý do để loại khấu hao. Còn nếu tài sản chỉ nằm trên giấy, sớm muộn gì con số đó cũng tự phản bội lại người ghi.
Tôi viết bài này như một lời nhắc nhẹ cho những ai đang làm nghề: hãy xem lại bảng khấu hao của mình, không phải để sửa số, mà để kiểm tra niềm tin của chính mình với những con số đó. Vì khấu hao không chỉ là chi phí, nó là câu chuyện về cách doanh nghiệp đối xử với tài sản của mình. Và trong bài viết tiếp theo của chuỗi “Kinh nghiệm Kiểm soát Thuế Thực tiễn”, tôi sẽ chia sẻ về “Chi phí sửa chữa lớn – ranh giới mong manh giữa chi phí được trừ và tài sản cố định”, một chủ đề mà rất nhiều doanh nghiệp vẫn còn hiểu sai và trả giá đắt.
Mr Wick Kiểm toán - ATC Academy
Đào tạo, Tư vấn Giải pháp cho Doanh nghiệp, Hộ Kinh doanh
Liên hệ Đào tạo KTTH, KTT và Tax Tel: 093 670 9396
