Vì Sao 07 Trường Hợp Không Được Ủy Quyền Quyết Toán Thuế TNCN

Trong quá trình tôi giảng dạy và tư vấn về thuế thu nhập cá nhân tại các lớp đào tạo Kế toán chuyên sâu, có rất nhiều học viên, anh chị làm Kế toán, nhân sự đặt câu hỏi rằng: "Trường hợp nào thì cá nhân được ủy quyền quyết toán thuế TNCN, trường hợp nào thì không được ủy quyền?" Thực tế, việc hiểu chưa đúng hoặc chưa đủ về các quy định này dễ khiến doanh nghiệp xử lý sai, ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi của người lao động cũng như phát sinh các rủi ro khi cơ quan thuế kiểm tra, đối chiếu.

Vì vậy, tôi biên soạn bài phân tích này để hệ thống lại 07 trường hợp cá nhân không được ủy quyền quyết toán thuế TNCN, dựa đúng theo quy định pháp luật hiện hành, đồng thời có phần giải thích chi tiết, dễ hiểu nhằm giúp anh/chị nắm rõ bản chất vấn đề — từ đó áp dụng đúng ngay trong thực tế làm việc.

1. Cá nhân đảm bảo điều kiện được ủy quyền nhưng đã được tổ chức trả thu nhập cấp chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân thì không ủy quyền quyết toán thuế cho tổ chức trả thu nhập (trừ trường hợp tổ chức trả thu nhập đã thu hồi và hủy chứng từ khấu trừ thuế đã cấp cho cá nhân).

Giải thích: Khi tổ chức đã cấp chứng từ khấu trừ thuế cho cá nhân, có nghĩa là đã xác nhận toàn bộ thuế đã khấu trừ và giao quyền tự quyết toán cho cá nhân. Vì vậy, không thể vừa có chứng từ khấu trừ vừa nhờ tổ chức quyết toán thay, để tránh rủi ro trùng lặp hoặc khai sai. Quy định này đảm bảo mỗi dòng thu nhập chỉ được ghi nhận một lần trên hệ thống thuế quốc gia, phản ánh đúng bản chất: chứng từ đã cấp ra thì cá nhân phải chịu trách nhiệm đến cùng với nghĩa vụ thuế của mình.

2. Cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên tại một đơn vị nhưng vào thời điểm ủy quyền quyết toán thuế không làm việc tại tổ chức đó.

Giải thích: Khi cá nhân đã nghỉ việc, tổ chức trả thu nhập cũ không còn đầy đủ thông tin cập nhật về thu nhập hay các khoản giảm trừ, khấu trừ của cá nhân tại thời điểm quyết toán. Nếu cho phép tổ chức cũ quyết toán thay sẽ dẫn đến nhiều rủi ro sai sót về thu nhập thực tế. Bản chất của quy định này nhằm đảm bảo nguyên tắc: chỉ tổ chức còn đang quản lý chi trả thu nhập hiện tại mới có cơ sở pháp lý và thực tế để thực hiện quyết toán thay cho cá nhân.

3. Cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên tại một đơn vị, đồng thời có thu nhập vãng lai chưa khấu trừ thuế hoặc khấu trừ thuế chưa đủ (bao gồm trường hợp chưa đến mức khấu trừ và đã đến mức khấu trừ nhưng không khấu trừ).

Giải thích: Khi cá nhân có thêm nguồn thu nhập khác ngoài đơn vị chính, đặc biệt là thu nhập vãng lai chưa khấu trừ hoặc khấu trừ chưa đủ thuế, thì tổng nghĩa vụ thuế không còn thuộc phạm vi quản lý của một tổ chức duy nhất. Nếu để tổ chức chi trả chính quyết toán thay sẽ thiếu sót phần thu nhập này, gây sai lệch nghĩa vụ thuế thực tế. Chính sách yêu cầu cá nhân tự quyết toán nhằm bảo đảm sự toàn diện, đầy đủ và đúng nghĩa vụ thuế của mỗi công dân theo nguyên tắc thu nhập toàn cầu.

4. Cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên tại nhiều nơi.

Giải thích: Việc có hợp đồng lao động chính thức ở nhiều nơi khiến thu nhập phân tán tại nhiều đơn vị chi trả, và không tổ chức nào có thể tổng hợp được toàn bộ số thu nhập và số thuế đã khấu trừ cho cá nhân trong năm. Nếu ủy quyền quyết toán cho một đơn vị bất kỳ sẽ không phản ánh đầy đủ nghĩa vụ thuế. Đây là lý do pháp luật yêu cầu cá nhân tự tổng hợp thu nhập, tự quyết toán để đảm bảo tính công bằng và chính xác trong việc tính thuế theo biểu lũy tiến từng phần.

5. Cá nhân chỉ có thu nhập vãng lai đã khấu trừ thuế theo tỷ lệ 10% (kể cả trường hợp có thu nhập vãng lai duy nhất tại một nơi).

Giải thích: Đối với trường hợp chỉ có thu nhập vãng lai bị khấu trừ thuế 10%, tổ chức chi trả chỉ thực hiện nghĩa vụ khấu trừ đơn thuần, không quản lý quá trình biến động thu nhập cả năm của cá nhân. Vì vậy, tổ chức không thể thay cá nhân quyết toán. Quy định này cũng xuất phát từ nguyên tắc công bằng thuế: nếu thu nhập vãng lai lớn, cộng gộp vào các nguồn thu khác làm thay đổi bậc thuế, thì cá nhân bắt buộc phải tự quyết toán để đóng thuế theo đúng biểu thuế lũy tiến, đảm bảo nguồn thu ngân sách và nguyên tắc thuế công bằng.

6. Cá nhân chưa đăng ký mã số thuế.

Giải thích: Mã số thuế là công cụ nhận diện duy nhất đối với từng người nộp thuế. Nếu chưa có mã số thuế, việc theo dõi, cập nhật nghĩa vụ thuế cá nhân sẽ không thể thực hiện, dẫn đến nguy cơ thất thu thuế hoặc trùng lặp thông tin. Bởi vậy, cá nhân chưa đăng ký mã số thuế không thể được tổ chức chi trả quyết toán thay. Đây là quy định nhằm tăng cường quản lý thuế bằng dữ liệu điện tử, hướng đến nền quản trị thuế hiện đại, minh bạch hơn.

7. Cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công đồng thời thuộc diện xét giảm thuế do thiên tai, hỏa hoạn, tai nạn, bệnh hiểm nghèo thì không ủy quyền quyết toán thuế mà cá nhân tự khai quyết toán thuế kèm theo hồ sơ xét giảm thuế.

Giải thích: Việc xét giảm thuế do các sự kiện bất khả kháng đòi hỏi cá nhân phải nộp hồ sơ riêng, chứng minh thiệt hại thực tế để được giảm nghĩa vụ thuế. Đây là quyền lợi cá nhân gắn với nghĩa vụ chứng minh, nên không thể giao cho tổ chức chi trả thu nhập thực hiện thay. Quy định này bảo vệ tính cá nhân hóa trong quản lý thuế và đảm bảo rằng mỗi trường hợp được giảm thuế đều được xét duyệt minh bạch, đúng thực tế.

Ghi chú bổ sung: Ngoài ra, trong một số trường hợp, nếu cộng phần thu nhập vãng lai đã khấu trừ 10% vào thu nhập chịu thuế làm thay đổi bậc thuế suất lũy tiến thì cơ quan thuế hoàn toàn có quyền yêu cầu cá nhân tự đi quyết toán để nộp bổ sung phần chênh lệch. Các anh/chị có thể tìm đọc thêm các bài phân tích chuyên sâu của Mr. Wick Kiểm Toán để hiểu rõ cách xử lý những tình huống này.