Kể từ thời điểm Nghị định số 70/2025/NĐ-CP có hiệu lực thi hành, tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân phải ngừng sử dụng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử đã thực hiện theo các quy định trước đây và chuyển sang áp dụng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử theo quy định tại Nghị định số 70/2025/NĐ-CP. Trường hợp tổ chức, cá nhân sử dụng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử theo quy định tại Nghị định số 70/2025/NĐ-CP, nếu phát hiện chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân đã lập theo các quy định trước đây bị sai thì lập chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử mới thay thế cho chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân đã lập sai.
1. Đã bỏ hoàn toàn chứng từ khấu trừ bản giấy
1. Đã bỏ hoàn toàn chứng từ khấu trừ bản giấy
Trước đây, nhiều đơn vị vẫn sử dụng song song chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) bản giấy và bản điện tử. Nhưng theo quy định mới tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP, việc lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN bằng giấy đã bị bãi bỏ hoàn toàn.
Từ ngày 01/6/2025, chứng từ khấu trừ thuế TNCN bắt buộc phải là chứng từ điện tử, tuân theo định dạng chuẩn của cơ quan thuế. Không còn khái niệm đặt in, phát hành mẫu chứng từ giấy riêng theo Thông tư 78 trước đây nữa.
Điều này có nghĩa là: doanh nghiệp nào chưa chuẩn bị hệ thống phần mềm tích hợp với cổng thuế để cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử – cần phải hành động ngay. Chậm trễ sẽ đồng nghĩa với không tuân thủ quy định, thậm chí bị xử phạt hành chính.
2. Phân biệt rõ giữa "lập chứng từ" và "cấp chứng từ". Đây là điểm nhiều Kế toán, đặc biệt là bộ phận nhân sự, hay hiểu nhầm.
- “Lập chứng từ” là hành vi nội bộ của doanh nghiệp – ghi nhận thông tin khấu trừ thuế và tạo chứng từ trên hệ thống (điện tử). Việc lập có thể liên quan đến việc danh sách nộp thuế TNCN từng tháng, quý phải nộp.
- “Cấp chứng từ” là hành vi giao cho người lao động – tức là chỉ khi nào người lao động có nhu cầu hoặc đến thời điểm cần thiết (như quyết toán thuế), doanh nghiệp mới gửi cho họ bản chứng từ đã lập. Kế toán và HR liên hệ với bên cung cấp phần mềm để được giải đáp 2 khái niệm này.
Không bao giờ có chuyện “lập là cấp ngay” – đặc biệt ở thời điểm khấu trừ hàng tháng. Một công ty vài trăm, vài ngàn lao động thì không thể tháng nào cũng in/gửi chứng từ cho từng người. Việc này không chỉ tốn kém nguồn lực mà còn không phù hợp với cách vận hành thực tế của doanh nghiệp.
Tôi từng hỗ trợ một công ty có hơn 17.000 lao động, nếu mỗi tháng cấp 17.000 chứng từ thì chi phí quản lý và vận hành sẽ khủng khiếp. Doanh nghiệp sẽ phải dành thêm một đội ngũ chuyên xử lý cấp chứng từ TNCN mỗi tháng, điều này hoàn toàn phi lý và không cần thiết.
3. Khi nào thì phải cấp chứng từ cho người lao động? Quy định rất rõ: Với lao động thời vụ, không ký hợp đồng hoặc ký dưới 3 tháng: Có thể cấp ngay sau mỗi lần khấu trừ, hoặc gộp cấp một lần vào cuối năm, nếu người lao động yêu cầu.
Với lao động ký hợp đồng từ 03 tháng trở lên: Chỉ cấp duy nhất 01 lần trong năm, nếu người lao động có nhu cầu – thường là vào mùa quyết toán thuế TNCN (tháng 2 đến tháng 4 năm sau).
Tức là: Doanh nghiệp chỉ bắt buộc cấp khi người lao động yêu cầu, hoặc đến kỳ quyết toán thuế TNCN cá nhân. Không cần và không nên cấp tràn lan hằng tháng.
4. Việc cấp chứng từ tùy thuộc vào yêu cầu và hoàn cảnh thực tế. Với các doanh nghiệp quy mô nhỏ – ít lao động – việc cấp thường xuyên có thể vẫn kiểm soát được. Nhưng với quy mô lớn thì nên tối ưu hóa theo đúng quy định và thực tế hoạt động.
Nghị định 70 đang cố gắng đưa việc quản lý thuế cá nhân đi vào quy chuẩn hiện đại, giảm gánh nặng giấy tờ, tăng hiệu quả quản lý. Nếu cứ hiểu sai “lập là cấp”, doanh nghiệp sẽ vô tình tự ràng buộc mình vào những khối lượng công việc không cần thiết.
Tôi thường nhắc học viên: Đừng làm đúng luật theo kiểu cực đoan. Làm đúng mà không phù hợp thực tiễn thì vừa thiệt doanh nghiệp, vừa gây áp lực vô lý cho bộ phận Kế toán – Nhân sự.
Tóm lại, anh chị làm Kế toán – Nhân sự chỉ cần nhớ rõ 3 điểm cốt lõi:
- Từ 01/6/2025, bắt buộc dùng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử.
- Lập chứng từ là việc nội bộ; cấp chứng từ là khi có yêu cầu hoặc đến thời điểm quyết toán.
- Không cần cấp nếu cá nhân đã ủy quyền quyết toán.
Khóa đào tạo cho Kế toán đáp ứng vị trị KTTH, KTT | W1. Tư duy Kế toán 30 chạm 30.
Bấm vào dòng chữ này để đăng ký nhân tư vấn để học W1| Tư duy Kế toán 30 chạm 30.
Mr Wick Kiểm toán - Đào tạo Kế toán chuyên nghiệp
ATC Academy | Công ty TNHH Đào tạo và Tư vấn Á Châu
Hãy ấn like, subcribe các kênh của Mr Wick Kiểm toán để theo dõi và cập nhật các thông tin, kiến thức Kế toán và Thuế mới nhất!
Website: https://taichinhketoanedu.com
Facebook: https://www.facebook.com/mrwickkiemtoan
Youtube: https://www.youtube.com/@mrwickkiemtoan
Tiktok: https://www.tiktok.com/@mrwickkiemtoan
Group: https://www.fb.com/groups/diendanthue.new
