Nhiều năm làm công tác kiểm soát thuế, tôi nhận ra một điều thú vị: trong hàng trăm loại chứng từ của doanh nghiệp, không có tài liệu nào nói thật về doanh nghiệp hơn bảng lương. Bảng lương có thể không đẹp, có thể chưa khớp, nhưng nếu đọc kỹ, ta sẽ hiểu được cách doanh nghiệp vận hành, cách họ chi trả, cách họ ghi nhận chi phí và cả cách họ ứng xử với luật thuế. Còn nếu bảng lương “đẹp quá” – chữ đều, số tròn, không một sai lệch – thì thường đó là bảng lương không thật.
Tôi từng kiểm soát hồ sơ của một công ty thương mại lớn, báo cáo tài chính thể hiện chi phí lương khoảng 3 tỷ đồng, trong khi doanh thu gần 150 tỷ. Tỷ lệ nhân công trên doanh thu chỉ chiếm 2%, thấp đến mức bất hợp lý. Khi tôi hỏi, kế toán nói rằng phần lớn nhân sự là “cộng tác viên ngoài danh sách”. Câu trả lời ấy, với tôi, là một tín hiệu rủi ro. Bởi nếu có lao động thật mà không có hợp đồng, không có chứng từ thanh toán, không có kê khai thuế thu nhập cá nhân, thì đó không phải chi phí hợp lệ. Và nếu không có chi phí thật, thì lợi nhuận trên sổ sách cũng chẳng thật.
Bảng lương – xét cho cùng – là tấm gương phản chiếu mức độ trung thực của doanh nghiệp. Ở đó, người kiểm soát thuế có thể nhìn thấy gần như mọi vấn đề. Tôi hay nói với các bạn kế toán trẻ rằng: nếu hiểu cách đọc bảng lương, bạn có thể đoán được rủi ro thuế mà chưa cần xem báo cáo tài chính.
Một trong những tín hiệu rõ nhất là quỹ lương bất thường. Với doanh nghiệp sản xuất, quỹ lương thường chiếm khoảng 10–20% giá thành; còn với doanh nghiệp thương mại, tỉ lệ hợp lý nằm trong khoảng 3–7% doanh thu. Nếu doanh nghiệp có doanh thu cao mà quỹ lương thấp bất thường, đó là dấu hiệu doanh thu có thể chưa thực, hoặc đang được ghi nhận sai kỳ. Ngược lại, nếu quỹ lương cao đột biến nhưng doanh thu không đổi, rất có thể đang có phần chi phúc lợi hoặc thưởng không rõ căn cứ bị hạch toán sai vào chi phí lương.
Một tín hiệu khác nằm ở sự khớp nối giữa quỹ lương và nghĩa vụ thuế. Tôi thường so sánh tổng quỹ lương thực chi với tổng thuế TNCN nộp trong năm. Một doanh nghiệp chi lương 10 tỷ mà chỉ nộp vài chục triệu thuế TNCN – đó là điều không hợp lý. Hệ thống thuế hiện nay không cần hỏi nhiều, chỉ cần chạy phân tích dữ liệu đã tự động phát hiện ra sự bất thường này. Đó là lý do vì sao, trong thời đại hóa đơn điện tử và liên thông dữ liệu, rủi ro thuế không còn nằm ở sai sót nhỏ, mà nằm ở logic tổng thể của dữ liệu.
Tôi cũng từng gặp nhiều bảng lương “đủ tên nhưng thiếu người”. Tức là có nhân viên trên danh sách, nhưng khi rà soát hồ sơ nhân sự thì người đó đã nghỉ, hoặc chưa từng ký hợp đồng. Một bảng lương như vậy không chỉ làm sai lệch chi phí, mà còn khiến doanh nghiệp vi phạm cả luật lao động. Chỉ cần cơ quan thuế phối hợp với cơ quan bảo hiểm để đối chiếu, những con số “trang trí” ấy sẽ hiện ra rõ ràng. Và khi đó, câu hỏi không còn là “vì sao bị loại chi phí”, mà là “vì sao dám ghi nhận chi phí không thật”.
Tôi vẫn luôn nói rằng, lương không chỉ là chi phí – lương là lời cam kết.
Một bảng lương được lập đúng, chi thật, phản ánh công sức thật, không chỉ giúp doanh nghiệp an toàn về thuế, mà còn tạo ra sự tin tưởng nội bộ. Một hệ thống kế toán không thể trung thực nếu bảng lương không trung thực.
Cơ quan thuế hiện nay đánh giá rủi ro không còn theo kiểu thủ công. Họ không cần đọc từng dòng sổ, mà nhìn vào các mối liên kết: lương – bảo hiểm – thuế TNCN – ngân hàng – hóa đơn điện tử. Chỉ cần một mắt xích sai, toàn bộ hồ sơ có thể bị soi lại. Và đó là lý do người làm nghề kiểm soát thuế cần học cách đọc dữ liệu theo tư duy thuế, chứ không phải chỉ đối chiếu số liệu kế toán.
Tôi thường bảo với các bạn kế toán: “Đừng chờ ai đến soi, hãy tự soi trước.”
Một bảng lương được đọc bằng con mắt nghề sẽ nói rất nhiều điều: doanh nghiệp đang phát triển thật hay không, dòng tiền có ổn định không, chính sách phúc lợi có vượt trần không, và cả việc quản trị nội bộ có chặt chẽ hay không. Bởi đôi khi, rủi ro thuế không nằm ở những khoản chi hàng tỷ đồng, mà nằm trong chính những bảng lương được ký mỗi tháng.
Tôi viết bài này như một lời chia sẻ gửi đến những người làm nghề giống tôi – những người vẫn kiên nhẫn đi qua từng bảng lương, từng con số, để bảo vệ sự minh bạch của doanh nghiệp. Hãy xem bảng lương không chỉ là công cụ tính toán, mà là thước đo đạo đức nghề nghiệp. Và trong bài viết tiếp theo của chuỗi “Kinh nghiệm Kiểm soát Thuế Thực tiễn”, tôi sẽ nói về “Ba câu hỏi đầu tiên mà người kiểm soát thuế phải tự hỏi khi mở hồ sơ doanh nghiệp” – ba câu hỏi nhỏ, nhưng có thể giúp ta nhìn rõ 80% rủi ro chỉ sau vài phút đọc hồ sơ.
Mr Wick Kiểm toán - ATC Academy
Đào tạo, Tư vấn Giải pháp cho Doanh nghiệp, Hộ Kinh doanh
Liên hệ Đào tạo KTTH, KTT và Tax Tel: 093 670 9396
