Rủi Ro Thuế Từ Tài Khoản 331 – Kế Toán Cần Cảnh Giác

Trong báo cáo tài chính, tài khoản 331 – Phải trả người bán vốn dĩ không xa lạ với kế toán. Đây là nơi phản ánh công nợ với nhà cung cấp, thường có số dư lớn ở các doanh nghiệp sản xuất, thương mại. Nhưng nếu số dư ấy tồn tại nhiều năm, không có phát sinh thanh toán, không đối chiếu, không rõ lý do vì sao vẫn còn treo… thì bạn cần dừng lại, rà soát ngay.

Bởi vì: tài khoản 331 treo lâu năm không chỉ là vấn đề sổ sách, mà là dấu hiệu rủi ro khi cơ quan thuế kiểm tra, thanh tra. Dưới đây là những tình huống thường gặp mà bạn cần lường trước.

1. Không đủ điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào

Theo quy định, hóa đơn đầu vào từ 20 triệu đồng trở lên chỉ được khấu trừ thuế nếu có thanh toán không dùng tiền mặt. Trong thực tế, có những hóa đơn đã kê khai từ nhiều năm trước, chi phí đã ghi nhận, nhưng phần tiền lại chưa thanh toán cho nhà cung cấp. Dư nợ vẫn treo trên tài khoản 331.

Khi kiểm tra, nếu cơ quan thuế phát hiện phần công nợ này chưa được thanh toán, họ có quyền loại phần thuế GTGT đầu vào tương ứng. Dù chi phí vẫn được ghi nhận hợp lệ, nhưng khoản thuế đã khấu trừ sẽ bị truy hoàn và tính phạt nếu quá thời hạn.

Cần làm gì? Rà lại toàn bộ công nợ chưa thanh toán, đặc biệt là các hóa đơn lớn. Kiểm tra chứng từ chuyển khoản. Nếu vì lý do hợp đồng hoặc đang tranh chấp chưa thể thanh toán, cần lưu trữ văn bản giải trình đầy đủ.

2. Giao dịch không có thật – rủi ro từ hóa đơn đầu vào

Nếu doanh nghiệp từng sử dụng hóa đơn đầu vào không kèm giao dịch thực, để tăng chi phí hoặc hợp thức hàng tồn, thì hệ quả dễ thấy là: nợ treo lâu, không thanh toán, không đối chiếu được.

Trong trường hợp này, cơ quan thuế có thể kết luận bạn khai khống chi phí, sử dụng hóa đơn không hợp pháp. Họ sẽ xử lý:

Loại toàn bộ thuế GTGT đầu vào đã khấu trừ.

Loại chi phí tương ứng khỏi chi phí được trừ.

Truy thu và xử phạt theo quy định.

Đây là một trong những lý do phổ biến khiến nhiều doanh nghiệp bị thanh tra lại các năm trước, chỉ vì một khoản công nợ không rõ nguồn gốc.

Cần làm gì? Rà soát danh sách nhà cung cấp có nợ lâu năm. Nếu không còn hoạt động, không có hợp đồng, không giao nhận thực tế – cần xử lý dứt điểm, loại bỏ khỏi sổ sách.

3. Nhà cung cấp bỏ trốn – hóa đơn bị xem xét lại tính hợp lệ

Bạn vẫn còn giữ đủ hợp đồng, hóa đơn, phiếu nhập. Nhưng nhà cung cấp thì đã “biến mất”: mã số thuế bị đóng, không còn hoạt động tại địa chỉ đăng ký. Lúc này, cơ quan thuế có thể coi đây là giao dịch không đáng tin cậy.

Nếu bạn không thể cung cấp thêm các chứng từ như biên bản giao nhận, vận chuyển, đối chiếu công nợ định kỳ, hoặc thanh toán qua ngân hàng, thì rất dễ bị loại hóa đơn. Dù không cố tình gian lận, bạn vẫn có thể bị xử lý như một trường hợp “sử dụng hóa đơn không hợp pháp”.

Cần làm gì? Ngoài hợp đồng và hóa đơn, hãy luôn lưu giữ thêm: chứng từ vận chuyển, biên bản giao nhận, xác nhận công nợ. Đối với nhà cung cấp có rủi ro (doanh nghiệp nhỏ, ít giao dịch), nên đối chiếu công nợ hàng năm.

4. Công nợ treo quá lâu – bị ghi tăng thu nhập khác

Nếu doanh nghiệp không còn nghĩa vụ trả nợ cho nhà cung cấp (ví dụ: đối tác đã ngừng hoạt động, đã hết thời hiệu thanh toán, hoặc không còn giao dịch phát sinh), về nguyên tắc kế toán, bạn phải ghi tăng thu nhập khác khi xóa công nợ.

Nếu để treo nhiều năm mà không xử lý, cơ quan thuế có thể buộc bạn ghi nhận khoản này vào thu nhập chịu thuế, dẫn đến phát sinh thuế TNDN phải nộp. Nghiêm trọng hơn: bạn không nhận được đồng nào, nhưng vẫn bị tính thuế.

Cần làm gì? Rà lại toàn bộ công nợ tồn lâu năm. Nếu thực sự không còn nghĩa vụ thanh toán, lập biên bản, trình ký xóa nợ, ghi nhận vào thu nhập khác đúng quy định.

5. Rủi ro bị xem xét chuyển giá trong giao dịch liên kết

Với doanh nghiệp có quan hệ liên kết, nếu công nợ với bên liên kết lớn, treo lâu mà không thanh toán, bạn rất dễ bị đặt nghi vấn chuyển giá. Cơ quan thuế có thể phân tích: tại sao chi phí phát sinh nhưng không thanh toán? Có phải đang “neo” chi phí ở Việt Nam để giảm lợi nhuận tính thuế?

Tình huống tương tự cũng xảy ra khi công nợ lớn với nhà cung cấp nước ngoài không được giải trình rõ. Bạn có thể bị yêu cầu kê khai lại giao dịch liên kết, điều chỉnh thu nhập chịu thuế.

Cần làm gì? Với các khoản công nợ liên kết, cần theo dõi riêng, lập kế hoạch thanh toán rõ ràng và lưu toàn bộ hồ sơ giải trình về thời điểm, lý do chưa thanh toán.

6. Không đối chiếu công nợ định kỳ – mất kiểm soát sổ sách

Công nợ treo lâu mà không đối chiếu dễ dẫn đến nhiều sai lệch: có thể bạn đã thanh toán rồi nhưng chưa hạch toán; có thể đã trả hàng nhưng không điều chỉnh giảm công nợ; hoặc tệ hơn là số dư đang sai do hạch toán nhầm từ trước.

Khi cơ quan thuế hỏi lại từng giao dịch, bạn không thể cung cấp hồ sơ phù hợp thì chính doanh nghiệp sẽ chịu rủi ro, dù bản chất không gian lận.

Cần làm gì? Lập lịch đối chiếu công nợ định kỳ 6 tháng/lần với tất cả nhà cung cấp còn số dư. Nếu không thể liên hệ được, cần lập biên bản xác nhận nội bộ và làm rõ lý do chưa đối chiếu.

7. Tạo công nợ ảo – bị nghi ngờ che giấu lợi nhuận

Trường hợp hiếm gặp nhưng đã từng xảy ra: doanh nghiệp cố tình tạo công nợ phải trả với mục đích che giấu lợi nhuận, làm giảm kết quả kinh doanh. Dù không trực tiếp vi phạm luật, nhưng nếu cơ quan thuế phát hiện công nợ này không có căn cứ, bạn có thể bị xử lý điều chỉnh thu nhập, ghi nhận thu nhập khác hoặc loại chi phí.

Đây là rủi ro mang tính quản trị nội bộ, nhưng ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả thanh tra thuế và uy tín của doanh nghiệp.

Cần làm gì? Đảm bảo mọi khoản công nợ trên 331 đều có hồ sơ đầy đủ: hợp đồng, hóa đơn, chứng từ giao nhận, thanh toán, đối chiếu. Không để xuất hiện công nợ không rõ bản chất.