Tạm Ứng Cho Sếp Bằng Ngoại Tệ – Sử Dụng Tỷ Giá Nào Khi Hoàn?

I. Vì sao dùng tỷ giá của khoản tạm ứng?

1. Nguyên tắc “trả tiền đến đâu dùng tỷ giá đến đó” của chế độ kế toán VN: tỷ giá giao dịch thực tế được dùng tại thời điểm phát sinh giao dịch chi trả. Với các khoản ứng trước, bản chất khoản chi đã “trả” từ ngày ứng, nên khi đủ điều kiện ghi nhận chi phí, phần tương ứng với số đã ứng phải dùng tỷ giá đã ghi nhận ở thời điểm ứng (tức tỷ giá ghi sổ của khoản ứng). Quy tắc này được nêu rõ với TK 331: khi ứng trước cho người bán, lúc ghi nhận tài sản/chi phí, bên Có 331 áp dụng tỷ giá ghi sổ thực tế đích danh đối với số tiền đã ứng trước – nguyên lý áp dụng tương tự cho ứng cho nhân viên (TK 141) vì đều là chi bằng tiền trước rồi mới hạch toán chi phí sau.

2. Điều 69 Thông tư 200/2014/TT-BTC (được sửa đổi bởi TT 53/2016) quy định nguyên tắc áp dụng tỷ giá trong kế toán, dùng tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm giao dịch; với các trường hợp chi tiền bằng ngoại tệ qua tài khoản tiền, bên Có tài khoản tiền dùng tỷ giá ghi sổ của tài khoản đó. Khi bạn đã xuất ngoại tệ để tạm ứng, doanh nghiệp đã “chi” rồi, nên phần chi phí tương ứng phải đi theo tỷ giá đã ghi ở khoản tạm ứng thay vì một tỷ giá mới.

3. Hướng dẫn nghiệp vụ về hoàn ứng ngoại tệ cũng mô tả: khi nhân viên quyết toán, Có TK 141 theo tỷ giá ghi sổ, còn Nợ các tài khoản chi phí/tài sản theo tỷ giá thực tế của khoản chi (thực tế ở đây chính là chi đã xảy ra tại thời điểm ứng tiền, do DN đã xuất quỹ từ trước); phần tiền thừa trả lại/thiếu chi thêm xử lý theo tỷ giá tại ngày phát sinh dòng tiền và chênh lệch vào 515/635.

Lưu ý: Dưới Thông tư 133 (DN nhỏ & vừa) cũng giữ nguyên tinh thần: phần giá trị tương ứng đã ứng trước được ghi theo tỷ giá tại thời điểm ứng; phần còn lại theo tỷ giá tại thời điểm ghi nhận. Dù ví dụ trong TT133 thường minh họa với hàng tồn kho & TK 331, nguyên tắc áp dụng cho ứng trước nói chung.

II. Cách hạch toán gọn theo TT 200 (minh họa)

Giả sử DN ứng 2.000 USD cho sếp (tiền mặt/bank ngoại tệ). Tỷ giá ghi sổ khoản ứng (TK 141) là 24.500 VND/USD.

Khi ứng tiền (ngày N):

Nợ 141: 2.000 × 24.500 = 49.000.000

Có 1112/1122: theo tỷ giá ghi sổ của tài khoản tiền (chênh lệch tỷ giá, nếu có, qua 515/635 theo Điều 69).

Khi quyết toán chi phí (ngày N+7), chứng từ hợp lệ 1.800 USD:

Nợ 642/627/641… = 1.800 × “tỷ giá của khoản tạm ứng” = 1.800 × 24.500 = 44.100.000

Có 141 = 44.100.000 (theo tỷ giá ghi sổ TK 141).

Tiền thừa 200 USD nộp lại (ngày N+8, tỷ giá thực tế lúc nộp 24.600):

Nợ 1112/1122 = 200 × 24.600 = 4.920.000

Có 141 = 200 × 24.500 = 4.900.000

Chênh lệch 20.000 ghi Có 515 (lãi tỷ giá).

Nếu chi vượt tạm ứng (ví dụ phải chi thêm sau quyết toán): phần chi thêm ghi theo tỷ giá giao dịch thực tế tại ngày chi (bán của ngân hàng đối với 1122; tỷ giá ghi sổ 1112 với tiền mặt), chênh lệch vào 515/635.

Bài viết này mong được xem như một gợi ý để chúng ta cùng trao đổi thêm. Nếu bạn từng gặp tình huống “khó nhằn” hơn, hãy chia sẻ, vì kế toán không chỉ là con số, mà còn là câu chuyện của sự chính xác và đồng thuận trong cách hiểu.

Mr Wick Kiểm toán - Đào tạo Kế toán chuyên nghiệp
ATC Academy | Công ty TNHH Đào tạo và Tư vấn Á Châu

Khóa đào tạo cho Kế toán đáp ứng vị trị KTTH, KTT | W1. Tư duy Kế toán 30 chạm 30.
Bấm vào dòng chữ này để đăng ký nhân tư vấn để học W1| Tư duy Kế toán 30 chạm 30.

Hãy ấn like, subcribe các kênh của Mr Wick Kiểm toán để theo dõi và cập nhật các thông tin, kiến thức Kế toán và Thuế mới nhất!
Website: https://taichinhketoanedu.com
Facebook: https://www.facebook.com/mrwickkiemtoan
Youtube: https://www.youtube.com/@mrwickkiemtoan
Tiktok: https://www.tiktok.com/@mrwickkiemtoan
Group: https://www.fb.com/groups/diendanthue.new