1. Vì sao nhiều người hiểu sai về công tác phí trong thuế TNCN?
Nhiều kế toán và doanh nghiệp vẫn cho rằng chỉ những khoản công tác phí phù hợp với quy định của Nhà nước mới được miễn thuế Thu nhập cá nhân (TNCN), dẫn đến quan điểm sai lầm rằng nếu doanh nghiệp chi cao hơn mức quy định của Nhà nước, phần vượt quá sẽ bị tính vào thu nhập chịu thuế của người lao động. Thực tế, theo quy định hiện hành, mức công tác phí của doanh nghiệp không bị giới hạn bởi quy định của Nhà nước mà doanh nghiệp có quyền tự xây dựng mức khoán chi miễn là hợp lý và phù hợp với thực tế công việc. Tuy nhiên, mức chi này không thể tùy tiện mà cần có căn cứ rõ ràng để tránh rủi ro về thuế.
2. Nhà nước không áp trần công tác phí đối với doanh nghiệp
Trước đây, nhiều doanh nghiệp e ngại việc chi công tác phí vượt mức quy định của Nhà nước vì lo rằng phần chênh lệch sẽ bị tính vào thu nhập chịu thuế của người lao động. Tuy nhiên, theo điểm đ.4, khoản 2, Điều 2 Thông tư 111/2013/TT-BTC, mức công tác phí của doanh nghiệp phụ thuộc vào quy chế nội bộ và không bị giới hạn bởi mức khoán của Nhà nước. Cụ thể, đối với cán bộ, công chức nhà nước, mức công tác phí phải tuân theo quy định của Bộ Tài chính, trong khi đối với doanh nghiệp, mức khoán công tác phí do doanh nghiệp tự quy định và không bị coi là thu nhập chịu thuế nếu được xây dựng hợp lý, phù hợp với thực tế hoạt động kinh doanh. Điều này có nghĩa là doanh nghiệp có thể chi công tác phí cao hơn mức quy định của Nhà nước mà không bị tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động, quan trọng nhất không phải mức chi cao hay thấp mà là có cơ sở hợp lý và phù hợp với thực tế công việc hay không.
Ấn học thử Miễn phí BCTC, KTTH và KTT: https://zalo.me/g/vetskl388
3. Phụ cấp công tác phí không thể tùy tiện – Hợp lý nhưng phải có cơ sở
Dù doanh nghiệp có quyền tự quyết mức công tác phí nhưng nếu mức chi không hợp lý, doanh nghiệp có thể gặp phải hai rủi ro lớn.
- Thứ nhất là rủi ro về thuế TNCN khi cơ quan thuế có thể xác định phần vượt mức là thu nhập chịu thuế của người lao động nếu mức chi quá cao và không có căn cứ thực tế,
- Thứ hai là rủi ro về thuế TNDN khi mức chi này phải được quy định rõ ràng trong quy chế tài chính nội bộ và có chứng từ hợp lệ mới được tính vào chi phí hợp lý, nếu không cơ quan thuế có thể loại khoản này khi quyết toán thuế, làm tăng thu nhập chịu thuế của doanh nghiệp.
Vì vậy, doanh nghiệp cần có quy chế tài chính nội bộ rõ ràng, mức chi phải phù hợp với đặc thù hoạt động kinh doanh và có chứng từ đầy đủ khi chi tiêu, đặc biệt đối với các khoản công tác phí thanh toán theo thực tế như vé máy bay, hóa đơn khách sạn hay taxi.
4. Công văn hướng dẫn thực tế về thuế TNCN đối với công tác phí
Để làm rõ hơn về cách áp dụng quy định này, nhiều công văn của cơ quan thuế đã xác nhận rằng doanh nghiệp có thể tự quy định mức khoán chi công tác phí trong nội bộ miễn là có cơ sở hợp lý và đáp ứng điều kiện của thuế TNDN.
- Công văn số 10858/CTHN-TTHT ngày 14/4/2021 của Cục Thuế TP Hà Nội hướng dẫn rằng nếu doanh nghiệp khoán chi công tác phí cho nhân viên theo quy chế nội bộ và khoản chi này phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh, thì doanh nghiệp được tính vào chi phí hợp lý khi xác định thuế TNDN và người lao động không phải chịu thuế TNCN đối với khoản này.
- Công văn số 9064/CTTPHCM-TTHT năm 2021 của Cục Thuế TP Hồ Chí Minh cũng khẳng định rằng nếu khoản công tác phí được chi trả theo quy định của công ty, không mang tính chất bổ sung thu nhập cho người lao động mà phục vụ cho mục đích công việc thực tế, thì không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN.
Những công văn này cho thấy nguyên tắc cốt lõi trong việc xác định tính hợp lý của phụ cấp công tác phí không phải là doanh nghiệp chi bao nhiêu mà là khoản chi đó có căn cứ rõ ràng, có phục vụ công việc thực tế và có quy định nội bộ minh bạch hay không.
5. Kết luận – Áp dụng thế nào cho đúng?
Doanh nghiệp có quyền tự quyết mức công tác phí và không bị giới hạn bởi mức quy định của Nhà nước, khoản chi này sẽ không bị tính vào thu nhập chịu thuế TNCN nếu doanh nghiệp có quy định nội bộ hợp lý nhưng cũng không thể tùy tiện đặt ra mức công tác phí quá cao mà cần phản ánh đúng thực tế hoạt động kinh doanh và có chứng từ đầy đủ để đảm bảo chi phí được trừ khi tính thuế TNDN. Hiểu đúng bản chất sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu thuế mà không vi phạm quy định, chủ động nhưng không tùy tiện chính là nguyên tắc quan trọng khi xây dựng chính sách công tác phí.
Mr Wick Kiểm toán - Đào tạo Kế toán chuyên nghiệp
ATC Academy | Công ty TNHH Đào tạo và Tư vấn Á Châu
Khóa đào tạo cho Kế toán đáp ứng vị trị KTTH, KTT | W1. Tư duy Kế toán 30 chạm 30.
Bấm vào dòng chữ này để đăng ký nhân tư vấn để học W1| Tư duy Kế toán 30 chạm 30.
Hãy ấn like, subcribe các kênh của Mr Wick Kiểm toán để theo dõi và cập nhật các thông tin, kiến thức Kế toán và Thuế mới nhất!
Website: https://taichinhketoanedu.com
Facebook: https://www.facebook.com/mrwickkiemtoan
Youtube: https://www.youtube.com/@mrwickkiemtoan
Tiktok: https://www.tiktok.com/@mrwickkiemtoan
Group: https://www.fb.com/groups/diendanthue.new
