Kế Toán Có Nên Hạch Toán Rút Ngân Hàng Khi Công Ty Chuyển Tiền Vào Tài Khoản Cá Nhân?

Một trong những tình huống phổ biến trong vận hành tài chính doanh nghiệp là việc công ty chuyển khoản vào tài khoản cá nhân, nhưng sau đó kế toán lại ghi nhận là rút tiền ngân hàng để nhập quỹ. Đây là nghiệp vụ tưởng như “vô hại” nếu người nhận tiền đem nộp lại cho thủ quỹ, nhưng nếu xử lý không đúng bản chất, thiếu chứng từ đi kèm hoặc làm sai luồng tiền, doanh nghiệp sẽ đối diện nhiều rủi ro cả về pháp lý lẫn nội bộ tài chính.

1. Bản chất nghiệp vụ là gì?
Điều đầu tiên cần xác định: việc công ty chuyển khoản vào tài khoản cá nhân không thể mặc nhiên xem là rút tiền mặt nhập quỹ. Lý do rất đơn giản: dòng tiền thực tế là chuyển khoản, không hề phát sinh tiền mặt trong thời điểm ghi nhận.

Do đó, nếu hạch toán “rút tiền ngân hàng, nhập quỹ tiền mặt”, thì: Quỹ tiền mặt sẽ tăng giả tạo. Sổ ngân hàng bị giảm đúng, nhưng không phản ánh giao dịch thực. Luồng tiền trên báo cáo lưu chuyển tiền tệ bị sai lệch bản chất. Bản chất nghiệp vụ này phải được hiểu là: “Công ty nhờ cá nhân thực hiện một hành động trung gian: hoặc rút tiền mặt thay doanh nghiệp, hoặc chi hộ một khoản nào đó.”

2. Hai hướng ghi nhận đúng bản chất. Tùy theo hành vi thực tế sau khi cá nhân nhận tiền, nghiệp vụ sẽ đi theo hai hướng xử lý kế toán khác nhau:
Trường hợp 1: Công ty chuyển khoản để đổi lấy tiền mặt từ cá nhân. Đây là tình huống khi Công ty đang cần tiền mặt gấp nhưng không muốn (hoặc không thể) ra ngân hàng rút tiền. Thay vào đó, Công ty chuyển khoản vào tài khoản cá nhân đang có tiền mặt sẵn, nhằm đổi lấy lượng tiền mặt tương đương mà cá nhân đó đang giữ.

Nghiệp vụ này là hình thức đổi tiền mặt giữa doanh nghiệp và cá nhân, không phát sinh hành vi “rút tiền” như thông thường, nên không thể hạch toán như rút tiền ngân hàng. Các bước xử lý đúng bản chất: Lập Giấy đề nghị đổi tiền mặt, Biên bản bàn giao tiền mặt, nêu rõ số tiền, thời gian, bên giao – bên nhận. Phiếu thu tiền mặt, có chữ ký đầy đủ của người nộp tiền và thủ quỹ.
Kế toán nên lưu kèm thêm bản giải trình nội bộ hoặc ghi chú bổ sung về lý do Công ty không rút tiền trực tiếp từ ngân hàng (như cần tiền mặt gấp, ngân hàng không có mệnh giá nhỏ, v.v.).

Lưu ý quan trọng: Đây là một nghiệp vụ hợp pháp nếu minh bạch, có đầy đủ chứng từ đối ứng và không bị cơ quan thuế đánh giá là hành vi che giấu dòng tiền. Tuy nhiên, vẫn cần thực hiện đúng nguyên tắc kế toán và kiểm soát nội bộ chặt chẽ để tránh rủi ro (đã nêu ở phần sau).

Trường hợp 2: Tạm ứng cho cá nhân bằng chuyển khoản, sau đó cá nhân hoàn ứng lại cho Công ty bằng tiền mặt. Nếu mục đích chuyển tiền là để cá nhân thanh toán chi phí (mua văn phòng phẩm, công tác phí…), đây là nghiệp vụ tạm ứng và cần: Lập phiếu chi tạm ứng, ghi rõ họ tên, số tiền và nội dung tạm ứng.

Khi cá nhân hoàn ứng, yêu cầu cung cấp đầy đủ bảng kê, hóa đơn, chứng từ gốc. Cuối cùng, lập biên bản hoàn ứng nêu rõ số tiền đã chi và phần còn thừa (nếu có). Điểm mấu chốt là phải kiểm soát thời gian hoàn ứng, tính hợp lý của hóa đơn, tránh tình trạng chi xong nhiều tuần sau mới mang hóa đơn về hợp thức.

Rủi ro riêng khi nghiệp vụ tạm ứng diễn ra thường xuyên. Tạm ứng là một hình thức kế toán linh hoạt, nhưng nếu lạm dụng và thực hiện thường xuyên, doanh nghiệp sẽ đối diện một loạt nguy cơ: Phình to công nợ cá nhân, dẫn đến mất thanh khoản tạm thời; Gây áp lực lên bộ phận kế toán khi phải theo dõi hoàn ứng chi tiết theo từng người, từng đợt; Dễ tạo điều kiện cho hợp thức hóa chi phí không có thực nếu chứng từ hoàn ứng không được kiểm soát chặt; Khi số lượng nghiệp hoàn ứng lớn, nội dung lặp lại, địa chỉ nhà cung cấp trùng nhau, cơ quan thuế có thể nghi ngờ về chi phí.

3. Những rủi ro tiềm ẩn nếu xử lý sai bản chất
- Rủi ro pháp lý, hình sự nếu bị đánh giá gian lận. Nếu hành vi này được thực hiện lặp đi lặp lại, không có chứng từ gốc chứng minh mục đích thật, cơ quan chức năng có thể nghi ngờ mục tiêu là rút tiền doanh nghiệp phục vụ mục đích cá nhân. Trường hợp nặng, doanh nghiệp có thể: Bị xử phạt hành chính vì vi phạm chế độ chứng từ kế toán. Xem xem dòng tiền khi đi về tài khoản cá nhân để đánh giá những nhận định về thuế, Nghiêm trọng hơn, có thể chuyển hồ sơ sang điều tra hình sự theo Bộ luật Hình sự về tội trốn thuế hoặc gian lận tài chính.

- Rủi ro mất kiểm soát nội bộ. Khi tiền được chuyển vào tài khoản cá nhân mà không có quy trình rõ ràng, không có phiếu chi tạm ứng hoặc quy định thời hạn hoàn ứng, rất dễ dẫn đến tình trạng: Lạm dụng quỹ công như quỹ riêng. Dễ thất thoát nhưng không ai chịu trách nhiệm. Không truy vết được dòng tiền khi cần kiểm tra nội bộ. Đây chính là “lỗ hổng nhỏ làm chìm con tàu lớn” – đặc biệt với doanh nghiệp có nhiều nhân sự và tần suất giao dịch tạm ứng cao.

- Rủi ro về bảo mật và uy tín. Khi kiểm toán độc lập, thanh tra thuế hoặc cổ đông phát hiện những giao dịch bất thường như vậy, doanh nghiệp sẽ bị đánh giá: Thiếu minh bạch tài chính. Nội bộ không kiểm soát được dòng tiền. Mất uy tín với ngân hàng, nhà đầu tư, đối tác. Đặc biệt, nếu công ty đang gọi vốn, định giá doanh nghiệp hoặc đấu thầu dự án – thì những sai sót nhỏ trong vận hành tài chính cũng có thể trở thành lý do lớn khiến nhà đầu tư từ chối.

4. Kết luận của Mr Wick Kiểm toán
Một hành động nhỏ – chuyển tiền vào tài khoản cá nhân – nếu không được xử lý đúng bản chất và ghi nhận minh bạch, có thể khiến cả hệ thống tài chính doanh nghiệp trở nên sai lệch, thậm chí gánh rủi ro pháp lý không đáng có.

Là người làm nghề Kế toán, điều đầu tiên cần giữ vững không phải là “ghi cho đẹp”, mà là ghi đúng bản chất và kiểm soát rõ ràng dòng tiền. Trong kỷ nguyên số, mọi dấu vết đều có thể bị truy vết. Vì vậy, sự trung thực trong nghiệp vụ là tuyến phòng thủ đầu tiên và mạnh nhất cho doanh nghiệp trước mọi kiểm tra và thanh tra tài chính.