Hàng Hóa Bị Tổn Thất: Góc Nhìn Kế Toán, Lao Động Và Thuế

Thứ nhất, doanh nghiệp có được phép yêu cầu người lao động bồi thường không?
Theo Bộ luật Lao động 2019 (Điều 129), người lao động có trách nhiệm bồi thường thiệt hại nếu làm mất mát, hư hỏng tài sản của doanh nghiệp do lỗi cá nhân. Tuy nhiên, mức bồi thường cần dựa trên mức độ lỗi, giá trị thiệt hại thực tế và phải có bằng chứng, biên bản xác nhận rõ ràng, đồng thời không được trái thỏa ước lao động tập thể hay hợp đồng lao động. Vì vậy, việc công ty yêu cầu người lao động bồi thường một phần hai giá bán hàng hóa (dù cao hơn giá vốn) là không trái luật, miễn là có chứng từ xác minh thiệt hại và sự đồng thuận giữa hai bên.

Thứ hai, doanh nghiệp có phải xuất hóa đơn khi thu tiền bồi thường từ người lao động không?
Theo khoản 1 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP), hóa đơn chỉ cần xuất khi phát sinh hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Trường hợp này, doanh nghiệp không phát sinh hoạt động cung cấp hàng hóa cho người lao động mà chỉ thu tiền bồi thường thiệt hại nên không thuộc đối tượng phải xuất hóa đơn. Tuy nhiên, cần lập chứng từ thu, biên bản xác định giá trị bồi thường, quyết định xử lý bồi thường và hồ sơ chứng minh tổn thất là lỗi của người lao động. Đây là những chứng từ quan trọng để bảo vệ doanh nghiệp trong các đợt thanh tra sau này.

Thứ ba, thuế GTGT đầu vào của lô hàng có được khấu trừ không?
Theo khoản 1 Điều 23 Nghị định 181/2025/NĐ-CP, thuế GTGT đầu vào chỉ được khấu trừ đối với hàng hóa bị tổn thất, hàng hóa bị hao hụt tự nhiên do tính chất lý hóa trong quá trình vận chuyển. Cơ sở kinh doanh phải có đầy đủ hồ sơ, tài liệu chứng minh các trường hợp tổn thất không được bồi thường để khấu trừ thuế. Trong trường hợp này, hàng hóa bị hư hỏng do lỗi của người lao động dẫn đến không thể sử dụng, tiêu thụ hay phục hồi giá trị cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Do đó, toàn bộ thuế GTGT đầu vào liên quan đến phần hàng hóa tổn thất này không đủ điều kiện để khấu trừ.

Thứ tư, khoản tổn thất có được ghi nhận vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN không?
Căn cứ khoản 2.1 Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC và các văn bản bổ sung sửa đổi khác (hướng dẫn khoản chi được trừ), chỉ những khoản tổn thất về hàng hóa do thiên tai, hỏa hoạn, dịch bệnh, hết hạn sử dụng được tính vào chi phí được trừ – nếu có hồ sơ chứng minh đầy đủ và khoản bồi thường (nếu có) được trừ ra. Trường hợp này không rơi vào các lý do bất khả kháng nêu trên. Hàng hóa bị tổn thất do lỗi cá nhân của người lao động không thuộc diện được trừ. Dù doanh nghiệp đã yêu cầu bồi thường một phần, phần còn lại của giá trị tổn thất vẫn không đủ điều kiện là chi phí hợp lý. Do đó, toàn bộ giá trị hàng hóa tổn thất đều không được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp.

Thứ năm, kế toán sẽ hạch toán như thế nào?
Do thu nhập này không phải là doanh thu từ hoạt động sản xuất kinh doanh, mà là khoản bồi thường, nên ghi nhận vào thu nhập khác theo chuẩn mực kế toán số 14 và thông tư 200/2014/TT-BTC. Kế toán hạch toán:
- Ghi nhận tổn thất hàng hóa: Nợ 811/Có 156
- Thu bồi thường từ người lao động (không xuất hóa đơn): Nợ Tiền, Phải thu/Có 711,
- Hoặc có thể ghi nhận phần NET của giá trị thu hồi:
+ Nợ 811 - Nếu tổn thất nhiều hơn thu hồi, Nợ Tiền, Phải thu/Có 156
+ Nợ Tiền, Phải thu/Có 156, Có 711 - Nếu tổn thất ít hơn thu hồi.

Tổn thất hàng hóa là điều không doanh nghiệp nào mong muốn, nhưng khi xảy ra, cách xử lý kế toán – thuế phải chặt chẽ và đúng luật. Việc người lao động bồi thường không chỉ là vấn đề nội bộ, mà còn ảnh hưởng đến thuế GTGT và thuế TNDN. Doanh nghiệp cần hiểu rõ bản chất, thực hiện đúng quy trình, lưu trữ đầy đủ chứng từ để tránh rủi ro pháp lý và thuế sau này.

Mr Wick Kiểm toán - Đào tạo Kế toán chuyên nghiệp
ATC Academy | Công ty TNHH Đào tạo và Tư vấn Á Châu

Khóa đào tạo cho Kế toán đáp ứng vị trị KTTH, KTT | W1. Tư duy Kế toán 30 chạm 30.

Bấm vào dòng chữ này để đăng ký nhân tư vấn để học W1| Tư duy Kế toán 30 chạm 30.