1. Cơ sở pháp lý về tỷ giá khi xuất Hóa đơn
Theo quy định tại Thông tư 200/2014/TT-BTC về Kế toán và NĐ 126 về tỷ giá khi xuất hóa đơn của Thuế, nguyên tắc chung là:
• Khi nhận tiền ứng trước bằng ngoại tệ, phải ghi nhận doanh thu theo tỷ giá ghi sổ kế toán thực tế tại thời điểm nhận tiền ứng trước, tương ứng với phần giá trị đã thu.
• Khi xuất hóa đơn cho phần giá trị còn lại (khi hàng hóa/dịch vụ được cung ứng), thì phải xuất theo tỷ giá mua của ngân hàng thương mại nơi người nộp thuế mở tài khoản tại thời điểm lập hóa đơn. Quy định này giúp đảm bảo doanh thu được ghi nhận phù hợp với thực tế phát sinh dòng tiền và nghĩa vụ thuế, đồng thời phản ánh đúng tỷ giá trong từng giai đoạn giao dịch.
2. Ví dụ cụ thể có số liêu:
Giả sử Công ty A ký hợp đồng bán phần mềm cho khách hàng nước ngoài với tổng trị giá 10.000 USD, chia làm 2 đợt thanh toán:
• Đợt 1: Ứng trước 30% = 3.000 USD vào ngày 01/07/2025.
• Đợt 2: Thanh toán 70% còn lại = 7.000 USD khi bàn giao phần mềm vào ngày 15/07/2025.
Tỷ giá ghi nhận như sau:
• Ngày 01/07/2025: Tỷ giá nhận ứng tiền của khách hàng tại đợt 1 là tỷ giá mua tại ngày ứng tiền.
• Ngày 15/07/2025: Tỷ giá mua của ngân hàng tại thời điểm xuất hóa đơn là 24.500 VND/USD.
Cách xử lý kế toán và thuế đúng quy định:
• Ngày 01/07/2025: Khi nhận ứng trước 3.000 USD, tính theo tỷ giá 24.200 → giá trị khoản nhận ứng trước: 3.000 USD × 24.200 = 72.600.000 VND
• Ngày 15/07/2025: Khi bàn giao phần mềm và nhận phần còn lại 7.000 USD, doanh nghiệp lập hóa đơn cho phần còn lại theo tỷ giá 24.500: 7.000 USD × 24.500 = 171.500.000 VND
→ Tổng doanh thu VND ghi nhận: 72.600.000 + 171.500.000 = 244.100.000 VND
3. Thực trạng hiện nay tại các Doanh nghiệp
Trên thực tế, không phải doanh nghiệp nào cũng tuân thủ đúng nguyên tắc này, bởi lẽ có nhiều tình huống xử lý hóa đơn đang đi chệch khỏi quy định – đôi khi là do thiếu hiểu biết, đôi khi vì lý do thực tiễn nội bộ:
C1: Một số doanh nghiệp “gom” toàn bộ giá trị hợp đồng và chỉ xuất một hóa đơn sau khi hoàn tất dịch vụ, dùng toàn bộ tỷ giá tại thời điểm xuất hóa đơn cho cả phần ứng trước. Cách làm này khiến phần doanh thu đã nhận trước bị ghi nhận sai tỷ giá, tìm đọc lại các bài phân tích của Wick về việc ghi nhận sai tỷ giá trong xác định doanh thu, chi phí, tài sản.
C2: Một số Kế toán thì chọn cách chia trung bình tỷ giá theo tỷ lệ ứng trước rồi quy đổi ngược lại tổng số tiền VND cho đủ 100%. Nghe thì hợp lý, nhưng thực chất đây lại là cách doanh nghiệp tự suy diễn để thuận tiện trong phần mềm hoặc nghiệp vụ nội bộ, chứ không theo đúng quy định.
Khi xuất hóa đơn ngoại tệ thì trên hóa đơn chỉ có giá trị nguyên tệ và dòng tỷ giá, vậy liệu trình bày hai dòng tỷ giá có phù hợp hay không, hay xác định tỷ giá trung bình để ghi. Quy định không có nói rõ là không được, do vậy nếu xét đúng vấn đề thì khi Công ty nhận ứng tiền của khách hàng thì xuất hóa đơn 100% sẽ có hai dòng tỷ giá nếu như tỷ giá lúc nhận ứng tiền và tỷ giá ở thời điểm xuất hóa đơn khác nhau.
Việc không tuân thủ đúng tỷ giá tại từng thời điểm không chỉ ảnh hưởng đến số liệu doanh thu, chênh lệch tỷ giá mà còn dễ dẫn đến sai lệch nghĩa vụ thuế, đặc biệt là thuế GTGT và thuế TNDN. Trong thời kỳ kiểm tra – thanh tra thuế gắt gao, sai sót trong xuất hóa đơn có thể bị coi là hành vi khai sai doanh thu, dẫn đến bị ấn định thuế hoặc xử phạt hành chính. "Không có chuyện 'tiện tay' trong xử lý hóa đơn – chỉ có 'đúng quy định' hoặc 'rủi ro thuế' mà thôi.". Hy vọng quá bài viết này các bạn tự xác định cách xuất phù hợp cho Doanh nghiệp mình.
Nếu anh chị thấy bài viết hữu ích và giúp ích cho công việc kế toán – thuế của mình, đừng ngần ngại để lại một lượt like, bình luận hoặc chia sẻ để lan tỏa kiến thức này đến nhiều người hơn. Mỗi hành động nhỏ của anh chị là một sự ủng hộ lớn với người viết.
Mr Wick Kiểm toán - Đào tạo Kế toán chuyên nghiệp
ATC Academy | Công ty TNHH Đào tạo và Tư vấn Á Châu
Khóa đào tạo cho Kế toán đáp ứng vị trị KTTH, KTT | W1. Tư duy Kế toán 30 chạm 30.
Bấm vào dòng chữ này để đăng ký nhân tư vấn để học W1| Tư duy Kế toán 30 chạm 30.
Hãy ấn like, subcribe các kênh của Mr Wick Kiểm toán để theo dõi và cập nhật các thông tin, kiến thức Kế toán và Thuế mới nhất!
