Trong đời làm nghề, tôi đã chứng kiến nhiều doanh nghiệp thất vọng tột độ khi nhận kết luận kiểm tra thuế: “Loại thuế GTGT đầu vào vì không đủ điều kiện khấu trừ.” Câu chữ nghe khô khốc, nhưng phía sau là hàng trăm triệu, thậm chí hàng tỷ đồng bốc hơi khỏi ngân sách doanh nghiệp. Và điều đáng buồn là phần lớn những sai sót ấy không đến từ gian lận, mà đến từ sự chủ quan và thiếu hiểu biết về bản chất của thuế GTGT.
Thuế GTGT là loại thuế tưởng dễ mà khó. Ai cũng nghĩ: có hóa đơn, có thanh toán, có hàng hóa – là xong. Nhưng với người kiểm soát thuế, ba yếu tố đó chỉ là lớp vỏ. Thứ họ nhìn là bản chất giao dịch. Tôi từng nói với đồng nghiệp rằng: “GTGT đầu vào không được khấu trừ không phải vì hóa đơn sai, mà vì câu chuyện đằng sau hóa đơn không thật.” Đó mới là điều cơ quan thuế muốn tìm.
Hãy thử nhớ lại xem, có bao nhiêu hóa đơn “dịch vụ” được mua trong những ngày cuối năm – với lý do “kịp chi phí,” “đủ hồ sơ,” “bù doanh thu.” Tôi đã gặp những doanh nghiệp có cả chồng hóa đơn thuê ngoài, tư vấn, vận chuyển, quảng cáo... tất cả đều hợp lệ trên giấy, nhưng chẳng ai chứng minh được dịch vụ đó thực sự diễn ra. Một doanh nghiệp thương mại thuê tư vấn “nâng cao hiệu quả bán hàng” trị giá 480 triệu, không có báo cáo kết quả, không biên bản nghiệm thu, không sản phẩm đầu ra. Khi tôi hỏi, họ nói: “Bên tư vấn làm online.” Nhưng trong email, không có dữ liệu, không có file gửi, không có bằng chứng trao đổi. Và thế là thuế loại. Hóa đơn hợp lệ, thanh toán đúng hạn, nhưng dịch vụ không chứng minh được tính thực tế. Sai ở chỗ đó.
Với hàng hóa, rủi ro lớn nhất là chuỗi cung ứng không thật. Tôi từng phân tích một hồ sơ mua vật liệu xây dựng: doanh nghiệp mua xi măng, sắt thép từ ba nhà cung cấp, giá rất cạnh tranh. Hóa đơn đầy đủ, hàng nhập kho có phiếu. Nhưng khi tra mã số thuế của nhà cung cấp, hai đơn vị đã dừng hoạt động từ... ba tháng trước. Một doanh nghiệp “ảo” không còn tồn tại nhưng vẫn xuất hóa đơn. Cơ quan thuế chỉ cần một lệnh tra cứu là phát hiện. Và điều đáng nói: doanh nghiệp mua hàng không cố ý gian lận – họ chỉ mua hàng rẻ, tin vào hóa đơn hợp lệ. Nhưng trong thời đại dữ liệu điện tử, “hợp lệ” không đủ, mà phải “hợp pháp và có thật.”
Một dạng rủi ro khác là thanh toán không đáp ứng điều kiện khấu trừ. Tôi từng gặp nhiều trường hợp doanh nghiệp trả tiền bằng ủy nhiệm chi, nhưng không khớp đúng tài khoản bên bán trên hóa đơn. Có trường hợp chuyển qua tài khoản cá nhân giám đốc nhà cung cấp. Với kế toán, đó chỉ là tiện lợi; nhưng với thuế, đó là “không thanh toán qua ngân hàng đúng quy định.” Và chỉ như thế, toàn bộ thuế GTGT đầu vào bị loại. Trong khi doanh nghiệp vẫn trả đủ tiền, vẫn có hàng thật. Nhưng “hình thức” sai – “nội dung” bị vô hiệu.
Điều đáng sợ nhất của GTGT đầu vào là nó không sai ở hiện tại, mà sai ở quá khứ. Khi cơ quan thuế kiểm tra, họ đối chiếu dữ liệu của ba năm trước. Một hóa đơn hợp lệ năm đó, đến nay có thể bị loại chỉ vì bên bán bị thu hồi mã số thuế hoặc bị phát hiện là doanh nghiệp “ma.” Lỗi không nằm ở người mua, nhưng hậu quả lại rơi vào người mua. Tôi từng chứng kiến doanh nghiệp bị loại hàng trăm hóa đơn vì nhà cung cấp bị phát hiện mua bán hóa đơn. Họ không biết, không tham gia, nhưng vẫn bị liên đới. Vì thế, tôi luôn dặn các doanh nghiệp: “Khi mua hàng, đừng chỉ nhìn giá, hãy nhìn cả hành vi thuế của người bán.”
Một người kiểm soát thuế giỏi không đợi đến lúc quyết toán mới lo, mà kiểm tra từng hóa đơn ngay khi nhận. Họ kiểm tra mã số thuế, trạng thái hoạt động, đối chiếu tên tài khoản ngân hàng, xem xét năng lực của bên bán. Họ lưu email trao đổi, hình ảnh giao nhận, nhật ký vận chuyển. Họ tạo nên một lớp “hồ sơ thật” đằng sau mỗi hóa đơn, để khi cơ quan thuế hỏi, họ không chỉ nói “tôi có hóa đơn,” mà nói “tôi có bằng chứng giao dịch thật.” Và đó là điểm khác biệt giữa người làm kế toán và người làm kiểm soát thuế.
Tôi thường nói với học viên của mình rằng: “Một hóa đơn thật chỉ có giá trị khi câu chuyện đằng sau nó thật.” Bởi hóa đơn chỉ là tờ giấy phản ánh một phần của giao dịch. Nếu giao dịch đó không có hơi thở thực tế, cơ quan thuế sẽ thấy ngay. Những thay đổi gần đây của Nghị định 123/2020 và Nghị định 70/2025 đã khiến việc quản lý hóa đơn điện tử trở nên minh bạch hơn, dữ liệu được đối chiếu gần như thời gian thực. Khi doanh nghiệp xuất – nhận – kê khai – thanh toán, tất cả đều lưu lại trên hệ thống. Điều đó có nghĩa là: mọi dấu vết đều có thể được kiểm chứng. Và vì thế, chỉ cần một mắt xích không thật, toàn bộ chuỗi bị đứt.
Nhiều người nghĩ cơ quan thuế “quá khắt khe,” nhưng tôi thì nghĩ ngược lại. Thuế chỉ đòi hỏi sự thật có chứng minh. Khi doanh nghiệp có bằng chứng rõ ràng, có quy trình kiểm soát tốt, cơ quan thuế không có lý do để loại. Vấn đề là nhiều doanh nghiệp chưa coi trọng việc đó. Họ lưu hồ sơ theo kiểu đối phó, nộp xong là xong, khi kiểm tra thì thiếu biên bản, mất email, thất lạc báo giá, hoặc không có xác nhận bàn giao. Khi hồ sơ yếu, dù hóa đơn có thật, doanh nghiệp vẫn thua trong cuộc đối thoại với thuế.
Tôi viết bài này không phải để cảnh báo, mà để nhắc lại một triết lý mà tôi tin suốt đời làm nghề: thuế không phạt người sai, thuế phạt người không đủ bằng chứng để chứng minh mình đúng. GTGT đầu vào là tấm gương phản chiếu cách doanh nghiệp vận hành: cẩn trọng hay cẩu thả, kiểm soát hay đối phó, trung thực hay tô vẽ. Và người kiểm soát thuế giỏi, là người đọc được những điều đó, trước khi cơ quan thuế làm thay anh.
Trong bài viết tiếp theo của chuỗi “Kinh nghiệm Kiểm soát Thuế Thực tiễn”, tôi sẽ chia sẻ về “Dòng tiền mặt trong doanh nghiệp – con dao hai lưỡi của thời đại số,” nơi mà chỉ một khoản chi tiền mặt nhỏ cũng có thể khiến doanh nghiệp lộ ra những điều mà họ tưởng rằng đã giấu rất kỹ.
Mr Wick Kiểm toán - ATC Academy
Đào tạo, Tư vấn Giải pháp cho Doanh nghiệp, Hộ Kinh doanh
Liên hệ Đào tạo KTTH, KTT và Tax Tel: 093 670 9396
