Trong rất nhiều hồ sơ mà tôi từng xử lý, có một điểm chung: rủi ro của doanh nghiệp thường nằm ở chi phí, chứ không phải doanh thu. Doanh thu có thể được kiểm soát bằng quy trình bán hàng, hợp đồng và hóa đơn; còn chi phí lại phản ánh cách doanh nghiệp quản trị từng đồng chi ra – và đồng tiền luôn có tiếng nói của nó. Khi xem báo cáo kết quả kinh doanh, tôi luôn để ý những khoản chi mà “con số đi trước, câu chuyện đi sau”. Và chính những con số ấy đã chỉ cho tôi biết doanh nghiệp đang che điều gì, thiếu điều gì, hoặc đang vận hành kém hiệu quả ở đâu.
Điều quan trọng nhất trong việc nhận diện chi phí bất thường không nằm ở việc doanh nghiệp chi bao nhiêu, mà nằm ở câu hỏi: chi phí đó có phù hợp với bản chất hoạt động của doanh nghiệp hay không? Một khoản chi lớn không đáng ngại bằng một khoản chi nhỏ nhưng lệch khỏi logic vận hành. Ví dụ, một doanh nghiệp xây lắp có chi phí nhân công 40–50% tổng chi phí là bình thường, nhưng nếu doanh nghiệp thương mại lại phát sinh tỷ lệ nhân công tương tự, đó là tín hiệu cần xem xét. Những con số không nói dối – chính cách vận hành mới khiến chúng trở nên vô lý.
Tôi nhớ có doanh nghiệp thương mại, doanh thu tăng nhẹ 10%, nhưng chi phí dịch vụ mua ngoài lại tăng hơn 60%. Khi hỏi kế toán, họ trả lời rằng “Tăng hoạt động marketing”. Nhưng không có hợp đồng dịch vụ rõ ràng, không có nhật ký triển khai, không có báo cáo kết quả, thậm chí nhà cung cấp không có năng lực tương ứng trên thực tế. Một khoản chi phí lớn mà thiếu vắng bằng chứng hoạt động là dấu hiệu kinh điển của rủi ro. Và rủi ro không nằm ở hóa đơn, mà nằm ở việc doanh nghiệp không chứng minh được bản chất dịch vụ.
Ngược lại, có những doanh nghiệp chi nhiều nhưng không phát sinh rủi ro vì mỗi khoản chi đều có câu chuyện của nó. Ví dụ, doanh nghiệp vận tải có những khoản chi sửa chữa phương tiện đột biến trong một số tháng do phương tiện vào kỳ đại tu. Họ không chỉ cung cấp hóa đơn, mà còn có hồ sơ kỹ thuật, báo giá, biên bản nghiệm thu, hình ảnh hiện trường. Những tài liệu này tạo thành mạng lưới chứng cứ – cho thấy chi phí không chỉ hợp lệ, mà còn hợp lý, phù hợp với chu kỳ vận hành. Trong kiểm soát thuế, điều quan trọng không phải là “có hóa đơn hay không” mà là hóa đơn có tái hiện được câu chuyện thực tế hay không.
Chi phí bất thường không chỉ nằm ở những khoản chi lớn, mà đôi khi nằm ở những khoản chi đều đều từ tháng này qua tháng khác. Những khoản chi “giống như copy-paste”, không có biến động theo mùa vụ, không có chu kỳ theo bản chất kinh doanh thường là nơi tiềm ẩn nghi ngờ nhất. Một doanh nghiệp sản xuất có chi phí điện nước bằng nhau trong 12 tháng thì rõ ràng có điều gì đó không đúng. Kinh doanh luôn có nhịp – nhịp vận hành, nhịp thị trường, nhịp sản xuất – và chi phí phải phản ánh nhịp đó. Khi con số chạy thẳng tắp, vấn đề nằm ở quy trình, chứ không nằm ở thị trường.
Một dấu hiệu khác mà tôi luôn kiểm tra là chi phí không tương xứng với doanh thu. Đây là chỉ báo mạnh nhất của rủi ro thuế. Nếu doanh thu tăng nhưng chi phí không tăng tương ứng, câu hỏi đặt ra là chi phí chưa ghi nhận hay doanh thu ghi nhận quá sớm. Nếu doanh thu giảm nhưng chi phí lại tăng bất thường, câu hỏi đặt ra là chi phí có thực sự phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh không. Tương quan doanh thu – chi phí – dòng tiền là tam giác mà người kiểm soát thuế luôn phải đọc cùng lúc, bởi chỉ cần lệch một góc, toàn bộ bức tranh trở nên thiếu logic.
Tôi cũng từng thấy nhiều doanh nghiệp sử dụng các khoản chi “vỏ ngoài hợp lý nhưng bản chất không hợp lệ”. Những khoản như chi tiếp khách, chi hỗ trợ bán hàng, chi hội chợ, chi tài trợ kỹ thuật… nếu không được chứng minh bằng hồ sơ thực tế – như kế hoạch, chứng cứ triển khai, danh sách tham gia, kết quả thực hiện – thì cơ quan thuế có thể đánh giá đó là chi phí không phục vụ trực tiếp cho hoạt động kinh doanh. Chi phí không sai, nhưng thiếu bản chất, và khi thiếu bản chất thì không khoản chi nào đứng vững được.
Điểm thú vị nhất của nghề này là mỗi khoản chi đều cho thấy một phần tính cách của doanh nghiệp. Doanh nghiệp chặt chẽ có chi phí được ghi nhận đúng thời điểm, có hồ sơ đầy đủ, có logic phản ánh đúng hoạt động. Doanh nghiệp yếu kiểm soát thì chi phí thường có dấu hiệu chạy theo hóa đơn, thiếu chứng cứ, hoặc không khớp với dòng tiền thực tế. Và khi kiểm soát thuế, tôi luôn tin rằng: chỉ cần đọc đúng chi phí, bạn sẽ thấy được cấu trúc vận hành của doanh nghiệp mà không cần xem báo cáo quản trị.
Tôi viết bài này như một lời nhắc đến những người làm nghề giống tôi: chi phí không phải là những con số nằm trong báo cáo – chúng là dấu vết của quyết định, là bản chất của giao dịch và là hình ảnh của năng lực quản trị. Nếu doanh nghiệp không kể được câu chuyện của chi phí, họ sẽ không bảo vệ được chi phí đó trước cơ quan thuế.
Trong bài viết tiếp theo của chuỗi “Kinh nghiệm Kiểm soát Thuế Thực tiễn”, tôi sẽ phân tích dấu hiệu nhận diện chi phí cố định bất thường – khi chi phí không biến động theo quy mô hoạt động và khi con số cố định trở thành tín hiệu rủi ro. Đây là một chủ đề đặc biệt quan trọng, bởi chi phí cố định luôn là phần nền tảng của doanh nghiệp và cũng là nơi rủi ro thuế dễ bị che khuất nhất.
Mr Wick Kiểm toán - ATC Academy
Đào tạo, Tư vấn Giải pháp cho Doanh nghiệp, Hộ Kinh doanh
Liên hệ Đào tạo KTTH, KTT và Tax Tel: 093 670 9396
