Có một sự thật mà tôi rút ra trong suốt hơn mười năm làm nghề: doanh nghiệp không sợ thuế bằng việc sợ chứng minh những khoản chi tiền mặt. Tiền mặt — nghe tưởng đơn giản — nhưng lại là mảnh đất để lộ ra nhiều rủi ro nhất. Không phải vì doanh nghiệp cố ý gian lận, mà vì tiền mặt không để lại dấu vết kiểm chứng đủ mạnh, và trong thời đại dữ liệu số liên thông, mọi khoản chi “không dấu vết” đều có nguy cơ trở thành điểm yếu.
Tôi từng xử lý một hồ sơ doanh nghiệp thương mại, mỗi tháng sử dụng hàng chục khoản chi tiền mặt nhỏ: chi vận chuyển, chi giao hàng, chi mua vật tư lặt vặt, chi sửa chữa nhanh, chi hỗ trợ khách hàng… Không khoản nào lớn, nhưng gộp lại, số tiền mỗi năm lên đến gần tỷ đồng. Khi tôi hỏi về hồ sơ, doanh nghiệp mang ra một xấp chứng từ: phiếu chi, bảng kê, giấy đề nghị… tất cả đều viết tay. Hóa đơn có cái đủ, có cái thiếu; có hóa đơn vài chục nghìn, có cái chỉ là biên nhận. Khi đặt vào mắt người kiểm soát thuế, đó là một hệ thống hồ sơ chỉ tồn tại về hình thức, không có sức mạnh chứng minh bản chất.
Dùng tiền mặt không sai, nhưng dùng mà không để lại “dấu chân thực tế” thì luôn tiềm ẩn rủi ro. Với tiền mặt, điều khó nhất không phải là chứng từ, mà là chứng minh rằng khoản chi đó thực sự phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh. Cơ quan thuế thường đặt câu hỏi: “Tại sao không chuyển khoản? Tại sao không ký hợp đồng? Tại sao không có bằng chứng giao nhận?” Và doanh nghiệp thường lúng túng, bởi mọi quyết định chi tiền đều diễn ra nhanh, thuận tiện, và họ nghĩ rằng “chi nhỏ thì không quan trọng.”
Nhưng với người làm kiểm soát thuế, những khoản nhỏ ấy lại phản ánh văn hóa vận hành của doanh nghiệp. Một doanh nghiệp dùng nhiều tiền mặt thường có ba đặc điểm:
– Quy trình chưa rõ ràng
– Kiểm soát nội bộ lỏng lẻo
– Giao dịch thiếu chứng cứ điện tử để đối chiếu
Và đó là ba “điểm vàng” để cơ quan thuế đánh giá rủi ro.
Tôi từng gặp trường hợp doanh nghiệp chi tiền mặt trả lại hàng cho khách. Không hợp đồng, không biên bản thu hồi hàng hóa, không phiếu nhập lại kho. Kế toán nói: “Khách khó tính, nên sếp xử lý nhanh cho xong.” Nhưng với cơ quan thuế, đó là một khoản chi không chứng minh được bản chất, nên bị loại thẳng. Khoản nhỏ, nhưng đủ để tạo thành tiền lệ: hồ sơ lỏng lẻo → rủi ro tăng → bị soi đến các khoản khác.
Một sai lầm phổ biến khác là doanh nghiệp dùng tiền mặt để chi cho những khoản lẽ ra phải chuyển khoản theo quy định: các khoản thanh toán từ 05 triệu trở lên đối với hàng hóa, dịch vụ có hóa đơn. Tôi từng nhìn thấy nhiều doanh nghiệp chia nhỏ thanh toán để “né” điều kiện chuyển khoản. Về mặt kế toán, dòng tiền khớp. Nhưng về mặt thuế, hành vi chia nhỏ thanh toán là một trong những dấu hiệu rủi ro mà hệ thống quản lý dữ liệu tự động của cơ quan thuế cảnh báo ngay. Một khi bị cảnh báo, hồ sơ thuế sẽ được đặt trong trạng thái theo dõi, và những khoản chi khác dù thực tế cũng bị kiểm tra kỹ hơn.
Điều tôi nhận thấy qua các năm là: tiền mặt không tạo ra rủi ro, chính cách doanh nghiệp sử dụng tiền mặt mới tạo rủi ro. Một doanh nghiệp có kiểm soát tốt hoàn toàn có thể dùng tiền mặt cho các khoản chi nhỏ: họ lập phiếu giao nhận, có hình ảnh, có chứng minh qua email, có báo giá và phê duyệt nội bộ rõ ràng. Họ biến tiền mặt thành một phần của hệ thống kiểm soát, không phải một “lỗ hổng thuận tiện.” Khi kiểm tra, cơ quan thuế không có gì để phản bác, vì mỗi khoản chi đều có dấu vết, có lý do, có bằng chứng.
Điều đáng nói là công nghệ hiện nay đang làm thay đổi cách cơ quan thuế tiếp cận các khoản chi tiền mặt. Dữ liệu hóa đơn điện tử, dữ liệu ngân hàng, dữ liệu giao dịch thương mại… tất cả được liên thông. Khi doanh nghiệp chi tiền mặt cho một dịch vụ mà bên cung cấp không có năng lực tương ứng trên hệ thống, cơ quan thuế nhìn ra ngay. Khi doanh nghiệp báo chi sửa chữa thiết bị bằng tiền mặt nhưng không có lịch sử bảo trì, không có hình ảnh hiện trường, không có nhật ký sửa chữa, hồ sơ bị xem là thiếu thực tế. Càng nhiều chi tiền mặt, cơ quan thuế càng đặt câu hỏi: “Tại sao doanh nghiệp không để lại dấu vết?”
Vì thế, chiến lược tôi luôn khuyên là: tiền mặt phải đi kèm dấu vết.
– Dấu vết của giao dịch
– Dấu vết của phê duyệt
– Dấu vết của kết quả
– Dấu vết của sự tồn tại thực tế
Một doanh nghiệp kiểm soát thuế giỏi không tìm cách giảm tiền mặt bằng mệnh lệnh, mà bằng hệ thống. Hệ thống đó buộc mọi khoản chi — dù là nhỏ nhất — phải có câu chuyện của nó. Một câu chuyện đủ chặt để khi cơ quan thuế hỏi, doanh nghiệp không chỉ đưa ra chứng từ, mà đưa ra một bức tranh đầy đủ về lý do, bản chất và sự thật.
Tôi viết bài này để nhắc rằng: trong thời đại số, tiền mặt không còn là vùng an toàn. Nó là con dao hai lưỡi: dùng đúng, nó giúp doanh nghiệp linh hoạt; dùng sai, nó phơi bày tất cả những thứ doanh nghiệp muốn giấu. Và chỉ có người hiểu được bản chất của tiền mặt trong mối quan hệ với thuế mới biết cách biến nó thành công cụ chứ không phải rủi ro.
Trong bài viết tiếp theo của chuỗi “Kinh nghiệm Kiểm soát Thuế Thực tiễn”, tôi sẽ chia sẻ về “Rủi ro khi doanh nghiệp có quá nhiều khoản phải thu khó đòi – và cách người kiểm soát thuế đọc ra những điều doanh nghiệp không nói.” Đây là một chủ đề nhức nhối, bởi nợ phải thu chính là “tấm gương soi” sự khỏe mạnh của doanh nghiệp, và cũng là chỉ báo nhạy nhất về rủi ro thuế, rủi ro tài chính và rủi ro quản trị.
Mr Wick Kiểm toán - ATC Academy
Đào tạo, Tư vấn Giải pháp cho Doanh nghiệp, Hộ Kinh doanh
Liên hệ Đào tạo KTTH, KTT và Tax Tel: 093 670 9396
