Trong nghề này, có một thói quen mà tôi giữ nhiều năm: mỗi khi đặt hồ sơ lên bàn, tôi không mở báo cáo tài chính ở phần doanh thu. Tôi mở ở phải thu. Bởi doanh thu chỉ kể câu chuyện hôm qua, còn nợ phải thu phơi bày câu chuyện hôm nay của doanh nghiệp: có khỏe hay không, có dòng tiền hay không, có giao dịch thật hay không, và quan trọng nhất — có rủi ro thuế hay không.
Không phải ngẫu nhiên mà cơ quan thuế, kiểm toán và ngân hàng đều nhìn vào nợ phải thu đầu tiên. Bởi phải thu, nhất là khoản kéo dài nhiều kỳ, giống như một vùng tối. Nếu doanh nghiệp thật sự khỏe, vùng tối đó nhỏ dần; nếu doanh nghiệp vận hành không minh bạch, vùng tối đó phình ra. Và trong rất nhiều hồ sơ mà tôi từng xử lý, vùng tối này là nơi lộ ra nhiều dấu hiệu rủi ro nhất.
Tôi từng làm việc với một doanh nghiệp thương mại có doanh thu tăng đều mỗi năm nhưng phải thu cũng tăng tương ứng, thậm chí tăng nhanh hơn. Khi hỏi lý do, họ trả lời: “Khách hàng quen, thanh toán chậm một chút nhưng rồi sẽ trả.” Nhưng khi tôi mở sổ chi tiết, hơn 40% khoản phải thu không có đối chiếu công nợ, không có biên bản xác nhận, không có lịch sử thanh toán theo chu kỳ, và đặc biệt là không có hồ sơ giao nhận đủ mạnh để chứng minh hàng đã thực sự được chuyển giao tại thời điểm ghi nhận doanh thu.
Với doanh nghiệp, đó chỉ là quá trình bán hàng bình thường. Nhưng với người kiểm soát thuế, đó là ba câu hỏi cảnh báo ngay lập tức:
– Doanh thu có ghi nhận đúng thời điểm không?
– Có khả năng doanh thu ảo hoặc ghi nhận trước chưa?
– Bản chất giao dịch có tương ứng với dòng tiền hay không?
Khi không trả lời được ba câu hỏi này, rủi ro thuế không nằm ở khoản phải thu — mà nằm ở cách doanh nghiệp quản trị khoản phải thu.
Tôi từng chứng kiến một doanh nghiệp xây lắp mà khoản phải thu khách hàng chiếm hơn 60% tổng tài sản. Kế toán nói rằng dự án đã nghiệm thu, chỉ chờ thanh toán. Nhưng khi tôi xem hồ sơ, doanh nghiệp không có biên bản đối chiếu công nợ cập nhật, không có nhật ký nghiệm thu chi tiết, không có xác nhận khối lượng hoàn thành được đóng dấu hai bên. Điều đáng nói là doanh nghiệp vẫn trích doanh thu và nộp thuế đầy đủ, nhưng phải thu kéo dài qua nhiều kỳ.
Trong góc nhìn kiểm soát thuế, đây là tình huống điển hình: doanh thu treo trên giấy, trong khi thực tế dự án chưa có đủ cơ sở pháp lý để ghi nhận. Đây là kiểu rủi ro chỉ cần xem số liệu là hiểu bản chất — không khoác áo, không che đậy, không cần quá tinh vi.
Nợ phải thu khó đòi cũng phơi bày một thực tế khác: chất lượng khách hàng. Những doanh nghiệp mở rộng quá nhanh, bán hàng quá dễ, hoặc chấp nhận điều khoản thanh toán lỏng lẻo thường để lại một danh sách phải thu dài như sổ tay. Cơ quan thuế nhìn thấy điều này, họ đặt câu hỏi về chi phí liên quan: chi phí bán hàng, chi phí marketing, chi phí vận chuyển, chiết khấu, giảm giá… bởi nguyên tắc là nếu doanh nghiệp ghi nhận doanh thu lớn mà không thu được tiền, họ phải chứng minh rằng chi phí phát sinh để đạt được doanh thu đó là thực tế, hợp lý và có hiệu quả.
Trong một trường hợp tôi từng tư vấn, doanh nghiệp bán hàng vào những đại lý cấp nhỏ, mỗi nơi nợ vài chục đến vài trăm triệu. Tổng cộng, khoản phải thu lên đến vài tỷ. Nhưng đến kỳ quyết toán, hơn một nửa trong số đó không có xác nhận đối chiếu. Khi tôi hỏi: “Lý do gì công nợ tồn lâu như vậy?” họ trả lời: “Khách hàng nhỏ, họ ít quan tâm ký tá.” Nhưng cơ quan thuế lại không nghĩ vậy. Không ký tá → không xác nhận → không chứng minh nghĩa vụ thanh toán tồn tại → doanh thu mất tính chắc chắn.
Một khoản phải thu không được chứng minh tồn tại thực tế có thể làm lung lay cả chỉ tiêu doanh thu và chi phí liên quan.
Đôi khi, rủi ro nằm ở chính cơ cấu khoản phải thu. Một doanh nghiệp có phải thu tập trung 70–80% vào một vài khách hàng lớn thường mang rủi ro kép: rủi ro tài chính và rủi ro thuế. Nếu khách hàng đó rơi vào tình trạng khó khăn, phá sản hoặc tranh chấp, doanh nghiệp không chỉ mất khả năng thu hồi, mà còn phải chứng minh lại toàn bộ giao dịch của nhiều kỳ trước. Những doanh nghiệp có khoản phải thu tập trung thường bị cơ quan thuế soi vào bản chất giao dịch: liệu đây là bán hàng thực sự hay là “đẩy doanh thu”, “chuyển lợi nhuận”, “hạch toán chéo giữa các bên liên quan”.
Càng xử lý nhiều hồ sơ, tôi càng nhận ra một điều: nợ phải thu không chỉ phản ánh tiền, mà phản ánh văn hóa quản trị. Doanh nghiệp nào có quy trình đối chiếu công nợ rõ ràng, lập biên bản theo tháng hoặc theo quý, có lịch sử thanh toán phù hợp với từng loại khách hàng, có bằng chứng giao nhận đầy đủ — doanh nghiệp đó gần như không có rủi ro trọng yếu về doanh thu. Dữ liệu càng rõ ràng, rủi ro càng thấp. Ngược lại, doanh nghiệp nào đối chiếu qua loa, giao hàng không có chứng từ vận chuyển, cho khách nợ nhưng không có ràng buộc thanh toán, ghi nhận doanh thu theo cảm tính — doanh nghiệp đó luôn đứng trước nguy cơ rủi ro thuế, rủi ro kiểm toán và rủi ro dòng tiền.
Điểm khó nhất của nợ phải thu không phải là thu hồi tiền, mà là chứng minh được tính thực của khoản phải thu. Chứng minh bằng gì? Bằng dấu vết giao dịch. Bằng lịch sử đối chiếu. Bằng sự khớp nối giữa doanh thu – chi phí – dòng tiền. Bằng việc khoản phải thu phản ánh đúng bản chất thương mại, không phải ý chí chủ quan.
Một doanh nghiệp không thể kiểm soát thuế tốt nếu không kiểm soát được phải thu. Bởi doanh thu không nằm ở hóa đơn, mà nằm ở khả năng thu tiền. Và rủi ro thuế cũng vậy.
Tôi viết bài này như một lời nhắc gửi đến những người đang làm nghề giống tôi: hãy xem phải thu như một chỉ báo, không chỉ là chỉ tiêu kế toán. Vì chỉ cần mở đúng trang, đọc đúng điểm, đặt đúng câu hỏi, chúng ta có thể nhìn thấy 80% rủi ro của doanh nghiệp — rủi ro thuế, rủi ro tài chính và rủi ro vận hành — ngay từ dòng đầu tiên.
Trong bài viết tiếp theo của chuỗi “Kinh nghiệm Kiểm soát Thuế Thực tiễn”, tôi sẽ chia sẻ về cách đọc chỉ tiêu phải trả người bán để nhận ra dấu hiệu rủi ro ẩn: từ công nợ treo, giao dịch không đối ứng đến chi phí không đủ điều kiện thuế. Đây là một chủ đề nhạy nhưng cực kỳ quan trọng, bởi phải trả luôn gắn với chi phí — và chi phí là nơi doanh nghiệp dễ mắc sai sót nhất.
Mr Wick Kiểm toán - ATC Academy
Đào tạo, Tư vấn Giải pháp cho Doanh nghiệp, Hộ Kinh doanh
Liên hệ Đào tạo KTTH, KTT và Tax Tel: 093 670 9396
