Trong suốt thời gian làm nghề, tôi nhận ra một điều: không có khoản chi nào khiến kế toán và thuế tranh luận nhiều như “sửa chữa lớn tài sản cố định.” Nó là vùng xám giữa chi phí và tài sản, giữa “chi trong kỳ” và “vốn hóa.” Nhiều doanh nghiệp tưởng rằng chỉ cần có hợp đồng, có hóa đơn, có biên bản nghiệm thu là đủ. Nhưng thuế không đọc hồ sơ bằng mắt, họ đọc bằng bản chất kinh tế. Và nếu bản chất nói khác, mọi chứng từ đều có thể bị vô hiệu.
Tôi từng gặp nhiều hồ sơ ghi chi phí sửa chữa hàng trăm triệu đồng cho máy móc, nhà xưởng, phương tiện. Nhưng khi hỏi lại, kỹ thuật trả lời rằng: “Không sửa, mà thay mới toàn bộ.” Thay ổ trục, thay vỏ, thay động cơ, sơn lại, cải tạo lại – tức là tài sản đã được nâng cấp. Nếu sau sửa chữa, tài sản có công suất cao hơn, công năng mở rộng, tuổi thọ kéo dài rõ rệt, thì nó không còn là “sửa chữa” nữa. Theo quy định, những khoản chi đó phải được "vốn hóa", ghi tăng nguyên giá và trích khấu hao theo thời gian còn lại. Nhưng nhiều doanh nghiệp lại đưa toàn bộ vào chi phí trong kỳ, vì muốn giảm lợi nhuận chịu thuế. Sai lầm này phổ biến đến mức tôi gọi vui là “chi phí nâng cấp trá hình”.
Vấn đề nằm ở chỗ, “sửa chữa lớn” không phải là thuật ngữ cảm tính. Trong tư duy của người kiểm soát thuế, nó là một phép thử logic. Nếu tài sản sau khi sửa chữa vẫn có công năng, tính năng và công suất như trước, thì đó là chi phí được trừ ngay. Còn nếu nó khác – chạy nhanh hơn, bền hơn, mạnh hơn – thì chi phí phải được vốn hóa. Câu hỏi không phải là “chi bao nhiêu”, mà là “chi để làm gì”. Tôi thường nhắc các kế toán trưởng: đừng nhìn hóa đơn, hãy nhìn vào thay đổi thực tế của tài sản.
Một lần khác, tôi kiểm soát hồ sơ của một doanh nghiệp sản xuất thực phẩm. Họ chi 1,2 tỷ đồng để “sửa chữa dây chuyền đóng gói.” Hồ sơ đầy đủ, biên bản nghiệm thu chặt chẽ. Nhưng khi tôi đến xưởng, dây chuyền cũ đã được tháo dỡ, thay bằng máy mới, có tốc độ gấp đôi. Kế toán giải thích: “Do chưa thay toàn bộ dây chuyền, chỉ thay phần chính nên gọi là sửa chữa.” Tôi cười, bảo: “Phần chính là gì? Là trái tim của hệ thống. Thay nó khác gì thay cả cơ thể?” Cuối cùng, họ phải điều chỉnh lại: ghi tăng tài sản, trích khấu hao lại từ đầu. Đó không phải là lỗi gian ý, mà là lỗi hiểu sai bản chất. Và thuế thì không quan tâm anh cố ý hay không. Họ chỉ nhìn vào kết quả.
Một trong những lý do khiến các khoản sửa chữa lớn dễ sai là doanh nghiệp không có tiêu chí rõ ràng giữa chi phí sửa chữa định kỳ và sửa chữa lớn. Nhiều doanh nghiệp chỉ dựa vào giá trị tuyệt đối – cứ trên 100 triệu là “sửa chữa lớn.” Nhưng giá trị không phải tiêu chí quyết định. Có những sửa chữa vài triệu nhưng làm thay đổi công năng tài sản; ngược lại, có những sửa chữa vài trăm triệu chỉ là thay thế định kỳ. Thứ cần xác định là mức độ tác động: chi phí đó có làm tăng năng lực hoạt động hay kéo dài thời gian sử dụng của tài sản không? Nếu có, đó là vốn hóa. Nếu không, đó là chi phí.
Một điểm nữa mà tôi luôn nhấn mạnh khi hướng dẫn doanh nghiệp: mọi khoản sửa chữa lớn đều phải được chuẩn bị hồ sơ kỹ thuật trước khi quyết toán. Nghĩa là trước khi chi tiền, phải có kế hoạch sửa chữa, dự toán được phê duyệt, mô tả hạng mục, đơn vị thi công, và báo cáo kỹ thuật sau hoàn thành. Tại sao lại quan trọng như vậy? Vì khi cơ quan thuế kiểm tra, họ không chỉ xem chứng từ tài chính, họ xem “hồ sơ quản trị.” Một hồ sơ sửa chữa không có kế hoạch trước, không có biên bản bàn giao kỹ thuật, sẽ bị xem là chi phí thiếu căn cứ. Dù anh có hóa đơn, có thanh toán, họ vẫn có thể loại. Tôi đã chứng kiến nhiều doanh nghiệp mất cả trăm triệu chỉ vì không có báo cáo kỹ thuật đi kèm.
Với những thay đổi mới trong quy định của pháp luật và cụ thể các văn bản hướng dẫn về thuế TNDN, cơ quan thuế hiện nay có xu hướng kiểm tra ngược: họ không bắt đầu từ sổ sách, mà bắt đầu từ tài sản. Họ hỏi: “Sau sửa chữa, năng suất thay đổi không? Công suất có tăng không? Hệ thống có khác gì không?” Nếu câu trả lời là có, thì chi phí sửa chữa được xem như đầu tư mới. Và khi đó, khấu hao phải được điều chỉnh. Đó là cách tiếp cận mới – không dựa vào ngưỡng tiền, mà dựa vào tác động thực tế.
Tôi từng dặn nhiều doanh nghiệp rằng: đừng để hồ sơ sửa chữa lớn trở thành điểm yếu nhất trong hệ thống kiểm soát thuế. Hãy thiết kế quy trình chuẩn: kỹ thuật lập kế hoạch, kế toán đối chiếu mô tả, tài chính kiểm soát dòng tiền, và người quản lý phê duyệt trước khi chi. Mỗi bước là một lớp bảo vệ. Một hồ sơ được xây dựng theo quy trình đó sẽ không sợ bị soi, vì nó có logic nghề. Thuế không cần doanh nghiệp hoàn hảo, họ chỉ cần thấy anh trung thực và có hệ thống.
Và trên hết, người làm nghề kiểm soát thuế phải học cách đọc hồ sơ bằng con mắt “của người đi sau.” Nghĩa là luôn đặt câu hỏi: “Nếu tôi là người thanh tra thuế, tôi có tin rằng tài sản này chỉ sửa chữa không?” Khi anh dám đặt câu hỏi ấy, anh sẽ tự điều chỉnh được cách hạch toán, trước khi ai khác làm điều đó thay anh.
Tôi viết bài này như một lời nhắc cho những người làm nghề giống tôi: đừng sợ sai, chỉ sợ không hiểu bản chất. Mỗi khoản chi sửa chữa lớn là một bài kiểm tra về tư duy: anh đang ghi nhận sự hao mòn hay đang che giấu một khoản đầu tư? Hãy để hồ sơ trả lời câu hỏi ấy bằng sự thật, chứ không bằng mong muốn.
Và trong bài viết tiếp theo của chuỗi “Kinh nghiệm Kiểm soát Thuế Thực tiễn”, tôi sẽ chia sẻ sâu hơn về rủi ro thuế trong ngành xây dựng – nơi mà một biên bản nghiệm thu có thể quyết định cả tỷ đồng doanh thu, và cũng là nơi dễ phát sinh những sai lệch nhất trong toàn bộ hệ thống kế toán – thuế.
Mr Wick Kiểm toán - ATC Academy
Đào tạo, Tư vấn Giải pháp cho Doanh nghiệp, Hộ Kinh doanh
Tel: 093 670 9396
