Tôi luôn nói với các doanh nghiệp rằng: trong hồ sơ kế toán, “dịch vụ thuê ngoài” là vùng rủi ro tinh vi nhất. Bởi vì hợp đồng có thể in, hóa đơn có thể xuất, hồ sơ có thể hoàn thiện – nhưng con người thật, công việc thật và kết quả thật thì không thể bịa. Và khi cơ quan thuế mở hồ sơ, họ không nhìn hóa đơn trước, mà nhìn “tính kinh tế thật” của giao dịch.
Một lần kiểm tra hồ sơ của doanh nghiệp trong lĩnh vực xây lắp, tôi thấy khoản chi thuê ngoài nhân công gần 2 tỷ đồng. Hợp đồng rõ, hóa đơn hợp lệ, thanh toán chuyển khoản đầy đủ. Nhưng khi hỏi “ai là người trực tiếp thực hiện?”, cả kế toán và giám đốc đều im lặng. Không có danh sách nhân công, không có nhật ký công việc, không có bằng chứng hiện trường. Với cơ quan thuế, đó là dấu hiệu của “chi phí dịch vụ không có thật”, dù mọi giấy tờ đều hoàn hảo.
Thực tế, chi phí thuê ngoài là nơi nhiều doanh nghiệp nhầm lẫn giữa “hợp thức hóa hồ sơ” và “chứng minh bản chất”. Nhiều kế toán tin rằng chỉ cần hóa đơn hợp pháp, thanh toán chuyển khoản là đủ điều kiện được trừ. Nhưng từ năm 2025, hệ thống quản lý rủi ro thuế đã tích hợp dữ liệu về nhân công, bảo hiểm, và đăng ký kinh doanh. Một doanh nghiệp nhỏ không có đủ lao động, không có phương tiện thi công, nhưng lại xuất hóa đơn hàng tỷ đồng cho dịch vụ lắp đặt – chắc chắn sẽ bị gắn cảnh báo rủi ro. Dữ liệu điện tử không cần thanh tra mới phát hiện, nó tự đối chiếu và cảnh báo.
Nguyên tắc đầu tiên của tôi khi kiểm soát khoản chi thuê ngoài là: hợp đồng chỉ có giá trị khi chứng minh được năng lực và thực tế thực hiện của bên cung cấp. Nếu đơn vị thuê ngoài là cá nhân, cần có danh sách, chứng minh nhân thân, biên bản nghiệm thu. Nếu là doanh nghiệp, cần có đăng ký ngành nghề phù hợp, nhân sự, và hồ sơ chứng minh đã thực hiện công việc. Một hóa đơn mà không chứng minh được năng lực thực hiện – với thuế, đó là hóa đơn rủi ro.
Nguyên tắc thứ hai là: hồ sơ dịch vụ phải có dấu vết của công việc. Dấu vết không chỉ là chữ ký hay biên bản. Nó có thể là hình ảnh thực hiện, báo cáo tiến độ, bảng chấm công, email trao đổi, kết quả đầu ra. Tôi thường nói với anh em kiểm soát: “Nếu hồ sơ đẹp mà không có bụi của công việc, thì chưa chắc đã là thật.” Một biên bản nghiệm thu được ký cùng ngày với hợp đồng và hóa đơn – đó là dấu hiệu giả tạo. Cơ quan thuế hiện nay đối chiếu chéo ngày lập hóa đơn, ngày chuyển tiền, ngày ký hợp đồng, và ngày ghi nhận chi phí. Bất cứ sự bất thường nào cũng đủ khiến hồ sơ bị soi lại.
Nguyên tắc thứ ba, và cũng là quan trọng nhất: người làm thật thì rủi ro thuế mới giảm thật. Cơ quan thuế không cần doanh nghiệp phải chụp ảnh từng công việc, nhưng họ cần thấy được “hơi thở thật” của giao dịch. Trong kiểm tra thực tế, tôi từng gặp doanh nghiệp quảng cáo thuê ngoài chạy chiến dịch truyền thông, nhưng khi hỏi kết quả, chỉ có vài hình ảnh cắt ghép. Họ mất hơn 800 triệu chi phí, và bị loại toàn bộ vì không chứng minh được đầu ra. Sau vụ đó, tôi khuyên giám đốc nên ký hợp đồng trực tiếp với đơn vị thực hiện, lưu toàn bộ nội dung trao đổi, và đặc biệt ghi rõ phạm vi công việc, thời gian thực hiện. Từ đó về sau, doanh nghiệp đó không còn bị rủi ro chi phí dịch vụ nữa.
Chi thuê ngoài không xấu. Nó giúp doanh nghiệp linh hoạt, tiết kiệm chi phí, tận dụng được năng lực bên ngoài. Nhưng cái giá phải trả khi thiếu kiểm soát là rất lớn. Một hồ sơ dịch vụ không thật có thể khiến doanh nghiệp mất hàng trăm triệu chi phí được trừ, bị phạt, bị truy thu, thậm chí bị xem là sử dụng hóa đơn không đúng bản chất giao dịch. Mà điều đáng tiếc nhất là: phần lớn rủi ro đều đến từ sự chủ quan – khi doanh nghiệp nghĩ rằng “đã có hóa đơn là xong.”
Tôi luôn tin rằng, một người kiểm soát thuế giỏi không phải là người tìm ra sai sót, mà là người nhìn thấy logic thật trong mỗi con số. Nếu hợp đồng có thật, người làm có thật, kết quả có thật – thì hồ sơ sẽ tự bảo vệ chính nó. Ngược lại, nếu hồ sơ chỉ là giấy, thì không cần thanh tra, dữ liệu đã tự lên tiếng.
Tôi viết bài này để nhắc rằng: đừng xem chi thuê ngoài là chỗ dễ “đẩy chi phí”. Đó là vùng cần sự thật nhất, vì sự thật là tấm khiên tốt nhất trong mọi cuộc kiểm tra. Và trong bài viết tiếp theo của chuỗi “Kinh nghiệm Kiểm soát Thuế Thực tiễn”, tôi sẽ nói về “Tài sản và khấu hao – nơi mà một sai sót nhỏ có thể khiến doanh nghiệp mất cả tỷ đồng chi phí được trừ” – một chủ đề không mới, nhưng chưa bao giờ cũ với người làm nghề.
Mr Wick Kiểm toán - ATC Academy
Đào tạo, Tư vấn Giải pháp cho Doanh nghiệp, Hộ Kinh doanh
Liên hệ Đào tạo KTTH, KTT và Tax Tel: 093 670 9396
