Trong nghề kiểm soát thuế, có những khoản chi mà chỉ cần “lệch đi nửa bước” là doanh nghiệp có thể mất hàng tỷ đồng chi phí được trừ. Chi phí sửa chữa lớn là một trong số đó. Tôi thường gọi đây là “ranh giới mong manh nhất” giữa chi phí hợp lệ và tài sản cố định, bởi nó nằm giữa hai thế giới: vừa là chi phí của kỳ, vừa là giá trị hình thành của tài sản. Cách doanh nghiệp phân loại và hạch toán sẽ quyết định toàn bộ kết quả thuế của năm đó.
Tôi nhớ có một lần rà soát tại một doanh nghiệp sản xuất, họ có khoản chi hơn 3 tỷ để “sửa chữa, nâng cấp hệ thống máy đóng gói.” Hồ sơ trình ra đầy đủ: hợp đồng, biên bản nghiệm thu, hóa đơn, thanh toán chuyển khoản – tất cả đều hợp lệ. Nhưng khi tôi hỏi: “Sau khi sửa xong, công suất máy có thay đổi không?”, giám đốc trả lời: “Có, tăng khoảng 40%.” Tôi chỉ khẽ gật đầu và nói: “Thế thì đây không còn là chi phí sửa chữa nữa, mà là đầu tư cải tạo, tức là tài sản cố định rồi.” Và đúng như dự đoán, sau đó khoản chi này bị cơ quan thuế yêu cầu điều chỉnh, ghi tăng tài sản, loại khỏi chi phí trong kỳ và truy thu phần thuế TNDN đã khấu trừ sai.
Thực tế, chi phí sửa chữa lớn luôn là vùng xám trong kế toán và thuế. Theo quy định tại Thông tư 45/2013/TT-BTC (và các sửa đổi bổ sung mới nhất theo Nghị định 181/2025/NĐ-CP), chỉ những khoản chi duy trì hoặc khôi phục trạng thái hoạt động ban đầu của tài sản mới được tính vào chi phí được trừ. Còn nếu việc sửa chữa làm tăng năng lực, kéo dài tuổi thọ, hoặc thay đổi công năng của tài sản, thì đó là chi đầu tư, phải ghi nhận tăng tài sản cố định và trích khấu hao dần.
Vấn đề là ở chỗ: ranh giới giữa “duy trì” và “nâng cấp” đôi khi rất mờ. Và người làm nghề phải có bản lĩnh nghề để nhìn thấy điều đó trước khi cơ quan thuế nhìn thấy.
Trong quá trình kiểm soát hồ sơ, tôi thường đặt ra ba câu hỏi.
Câu hỏi đầu tiên: “Mục đích thật của việc sửa chữa là gì?” – Nếu chỉ để khắc phục hư hỏng, duy trì hoạt động, thì có thể ghi nhận chi phí. Nhưng nếu sau sửa chữa mà tài sản hoạt động mạnh hơn, tốt hơn, tiết kiệm hơn – thì về bản chất, doanh nghiệp đã “đầu tư thêm giá trị mới”. Khi đó, khoản chi này không còn thuộc phạm vi chi phí của kỳ.
Câu hỏi thứ hai: “Chi phí đó có làm thay đổi bản chất kinh tế của tài sản không?” – Một chiếc xe tải thay động cơ để tiếp tục chạy bình thường là sửa chữa. Nhưng nếu thay cả hệ thống vận hành để chở được nhiều hơn, đó là cải tạo. Một nhà xưởng thay mái tôn mục là sửa chữa. Nhưng nếu thay luôn toàn bộ khung kết cấu để mở rộng công suất, đó là đầu tư.
Câu hỏi thứ ba: “Khoản chi này kéo dài lợi ích bao lâu?” – Nếu chỉ mang lại lợi ích trong một kỳ kế toán, đó là chi phí. Nếu giá trị đó kéo dài nhiều năm, nó phải được vốn hóa. Thuế không quan tâm tên gọi trên hợp đồng, mà quan tâm vào bản chất của giá trị phát sinh.
Tôi từng gặp doanh nghiệp bị loại 5 tỷ chi phí chỉ vì nhầm lẫn này. Họ cho rằng “nâng cấp phần mềm quản lý” là chi phí dịch vụ, nhưng thực tế đó là triển khai mới toàn bộ hệ thống ERP – có tính năng, hiệu suất và giá trị sử dụng lâu dài. Sau khi bị truy thu, giám đốc tài chính chỉ nói với tôi: “Nếu lúc đó có người soát trước, chúng tôi đã không mất một khoản lớn như vậy.”
Câu nói đó khiến tôi càng tin rằng, vai trò của người kiểm soát thuế nội bộ là không để doanh nghiệp “lạc lối” giữa ranh giới mỏng manh của chi phí và tài sản.
Một nguyên tắc mà tôi luôn giữ trong nghề là: nếu còn băn khoăn, hãy vốn hóa. Vì khi đã ghi nhận là tài sản, doanh nghiệp vẫn được khấu hao, chỉ là theo thời gian. Nhưng nếu ghi nhận sai là chi phí, rủi ro bị loại sẽ khiến doanh nghiệp mất trắng. Một khoản chi bị loại không chỉ ảnh hưởng đến thuế TNDN mà còn kéo theo sai lệch báo cáo tài chính, sai lệch tỷ suất lợi nhuận, ảnh hưởng đến uy tín của chính người làm kế toán.
Trong môi trường thuế hiện nay, cơ quan quản lý có thể phân tích dữ liệu từ nhiều năm, đối chiếu khấu hao – doanh thu – chi phí đầu tư. Bất cứ khoản chi nào “nặng bất thường” trong kỳ đều có thể được hệ thống cảnh báo. Do đó, kiểm soát sớm chính là cách duy nhất để giữ an toàn cho doanh nghiệp. Một cuộc kiểm tra thuế sẽ trở nên nhẹ nhàng nếu người làm nghề chủ động nhận diện và phân loại đúng ngay từ đầu.
Tôi viết bài này để nhắc lại một điều: giữa chi phí được trừ và tài sản cố định, chỉ có một sợi chỉ mảnh – mà đôi khi sợi chỉ đó nằm trong chính quyết định của người làm nghề. Và trong bài viết tiếp theo của chuỗi “Kinh nghiệm Kiểm soát Thuế Thực tiễn”, tôi sẽ chia sẻ về “Các khoản chi phúc lợi – giới hạn, điều kiện và cách doanh nghiệp tự làm khó mình”, một chủ đề nghe quen nhưng ẩn chứa nhiều sai lầm mà không ít doanh nghiệp vẫn vấp phải.
Mr Wick Kiểm toán - ATC Academy
Đào tạo, Tư vấn Giải pháp cho Doanh nghiệp, Hộ Kinh doanh
Liên hệ Đào tạo KTTH, KTT và Tax Tel: 093 670 9396
