Khi nói về kiểm soát thuế, nhiều người nghĩ ngay đến doanh thu và phải thu. Nhưng với tôi, một trong những chỉ tiêu chứa nhiều tín hiệu nhất lại nằm ở phía đối diện: phải trả người bán. Ở đó, chi phí của doanh nghiệp được phản chiếu không qua hóa đơn, không qua giải trình, mà qua cách doanh nghiệp ứng xử với nghĩa vụ thanh toán. Nếu phải thu cho thấy doanh nghiệp có thực sự “thu được tiền hay không”, thì phải trả cho thấy doanh nghiệp có “thực sự chi tiền đúng bản chất hay không”. Đây chính là tấm gương ngược soi vào chất lượng chi phí – và cũng là nơi rất nhiều rủi ro thuế lộ ra dù doanh nghiệp không hề cố ý.
Tôi từng xem hồ sơ của một doanh nghiệp thương mại, có khoản phải trả treo từ năm này sang năm khác. Khi hỏi lý do, doanh nghiệp nói: “Chưa thanh toán vì nhà cung cấp chưa đòi.” Nghe thì hợp lý, nhưng nhìn sâu hơn, không có công nợ nào được đối chiếu định kỳ, không có xác nhận hai bên, không có lịch sử thương thảo hay văn bản gia hạn. Một khoản phải trả không chuyển động qua nhiều kỳ kế toán không phản ánh hoạt động thương mại bình thường; nó phản ánh một điều: hoặc chi phí ghi nhận không thực chất, hoặc giao dịch không hoàn chỉnh. Và chỉ cần cơ quan thuế đặt câu hỏi “Khoản này còn tồn tại thực tế không?”, doanh nghiệp lập tức phải chứng minh bằng tài liệu mà họ… không có.
Điều tôi nhận ra qua nhiều hồ sơ là doanh nghiệp thường xem phải trả như một chỉ tiêu về thời điểm thanh toán, chứ không xem nó là bằng chứng của tính thực tế chi phí. Một khoản chi phí chỉ hợp lệ khi doanh nghiệp chứng minh cả ba yếu tố: có phát sinh nghĩa vụ, có giao dịch thực, và có mối liên hệ với hoạt động kinh doanh. Nhưng nhiều doanh nghiệp chỉ chú trọng hóa đơn mà bỏ qua hai yếu tố còn lại. Họ nghĩ rằng “có hóa đơn là xong”, nhưng phải trả lại kể một câu chuyện khác: nếu chi phí đó thực sự đã phát sinh, tại sao nghĩa vụ thanh toán không được thực hiện đúng chu kỳ? Nếu hàng hóa đã nhận đủ, tại sao không đòi nhà cung cấp xuất hóa đơn đúng thời điểm? Nếu giao dịch thật, tại sao không có dấu vết thông tin trao đổi, hợp đồng, biên bản đối chiếu hay lịch sử chuyển khoản phù hợp?
Có lần tôi làm việc với một doanh nghiệp có khoản phải trả lớn cho dịch vụ vận chuyển. Hồ sơ đầy đủ: hợp đồng, bảng kê, hóa đơn. Nhưng khi đối chiếu, nhà cung cấp không tồn tại tại địa chỉ đăng ký, số điện thoại không liên lạc được, và doanh nghiệp cũng không có bất kỳ bằng chứng thực tế nào ngoài chứng từ nội bộ. Ở góc nhìn kế toán, chứng từ khớp. Nhưng ở góc nhìn kiểm soát thuế, đây là giao dịch không chứng minh được bản chất. Khoản chi bị loại, chi phí bị điều chỉnh, và doanh nghiệp phải nộp lại cả thuế TNDN lẫn tiền chậm nộp. Chỉ một khoản chi không đủ dấu vết cũng đủ kéo theo hiệu ứng domino lên toàn bộ hồ sơ.
Thực tế mà tôi thấy là nhiều doanh nghiệp mắc phải cùng một sai lầm: ghi nhận chi phí nhanh nhưng thanh toán chậm và thiếu dấu vết. Trong môi trường dữ liệu ngày càng minh bạch, cơ quan thuế không cần đến doanh nghiệp để phát hiện rủi ro; họ chỉ cần so sánh dòng tiền và dòng chứng từ. Khi nghĩa vụ thanh toán không đi cùng logic của giao dịch, hệ thống lập tức đánh dấu bất thường. Một hóa đơn lớn nhưng không có dòng tiền tương ứng; một giao dịch vận chuyển nhưng không có đối chiếu công nợ; một khoản mua hàng tồn tại nhiều kỳ mà không tất toán; tất cả những điểm đó cho thấy người làm kế toán không theo sát bản chất của chi phí.
Ngược lại, có những doanh nghiệp mà khi tôi xem phải trả, tôi cảm nhận được sự chỉn chu trong từng con số. Mỗi khoản công nợ đều có lịch sử trao đổi, đối chiếu theo quý, biên bản xác nhận song phương, thậm chí có cả ảnh chụp hiện trường hoặc tài liệu minh chứng nội bộ. Thanh toán đúng tiến độ, phù hợp với chu kỳ thương mại, không có khoản nào treo vô lý. Những doanh nghiệp như vậy gần như không bao giờ bị nghi ngờ về chi phí, bởi mọi khoản chi đều có câu chuyện của nó, và câu chuyện đó rõ ràng, logic, có dấu vết. Phải trả ở những doanh nghiệp này chính là “bản đồ” của chi phí – mỗi điểm đều có ý nghĩa.
Tôi luôn tin rằng muốn đọc đúng rủi ro chi phí, hãy đọc phải trả. Một khoản phải trả tăng đột biến phản ánh sự thay đổi trong mô hình hoạt động. Một khoản phải trả treo dài kỳ phản ánh lỗ hổng trong kiểm soát. Một khoản phải trả có nhiều vòng đối chiếu và thanh toán chậm cho thấy doanh nghiệp không thực sự hiểu chất lượng nhà cung cấp. Và một khoản phải trả có đầy đủ hồ sơ, thanh toán đúng logic thương mại, thể hiện doanh nghiệp vận hành minh bạch.
Tôi viết bài này để nhắc rằng: chi phí không nằm ở hóa đơn, mà nằm ở bản chất giao dịch. Hóa đơn chỉ là tờ giấy ghi nhận nghĩa vụ – nhưng phải trả mới là nơi kể cho chúng ta biết doanh nghiệp có thực sự thực hiện nghĩa vụ hay không. Một người làm kiểm soát thuế giỏi không hỏi “chi phí này có hóa đơn không?”, mà hỏi “nghĩa vụ thanh toán này có thật không?”. Đọc đúng câu hỏi, ta thấy đúng bản chất.
Và cũng như mỗi bài trong chuỗi “Kinh nghiệm Kiểm soát Thuế Thực tiễn”, tôi muốn để lại một thông điệp: khi nhìn vào phải trả, hãy nhìn như đang soi gương – vì nó phản chiếu chính xác cách doanh nghiệp tôn trọng đồng tiền của mình.
Trong bài viết tiếp theo, tôi sẽ chia sẻ về những dấu hiệu nhận biết chi phí bất thường trong báo cáo kết quả kinh doanh: từ biến động chi phí đột ngột, chi phí không tương xứng với doanh thu, cho đến các khoản chi có “vỏ ngoài hợp lý nhưng bản chất không hợp lệ.” Đây là chủ đề mà nhiều doanh nghiệp dễ mắc phải nhất, và cũng là nơi người kiểm soát thuế cần tỉnh táo nhất.
Mr Wick Kiểm toán - ATC Academy
Đào tạo, Tư vấn Giải pháp cho Doanh nghiệp, Hộ Kinh doanh
Liên hệ Đào tạo KTTH, KTT và Tax Tel: 093 670 9396
