1. Tổng Quan Về Quy Định
Theo quy định tại Điểm 2.4, Điều 6, Thông tư 78/2014/TT-BTC, doanh nghiệp có thể lập Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ mẫu số 01/TNDN khi mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn từ các đối tượng cụ thể. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp không lập Bảng kê kèm theo chứng từ thanh toán thì khoản chi phí này sẽ không được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.
2. Các Trường Hợp Được Áp Dụng Bảng Kê 01/TNDN
2.1. Mua hàng hóa là nông, lâm, thủy sản của người sản xuất, đánh bắt trực tiếp bán ra
Đây là các sản phẩm như rau củ, lúa gạo, thủy sản, gỗ khai thác, không qua trung gian thương mại. Người bán là cá nhân hoặc hộ gia đình sản xuất trực tiếp chứ không phải thương lái.
Nếu cá nhân hoặc hộ gia đình này là cá nhân kinh doanh hoặc hộ kinh doanh, thì phải xem xét ngưỡng doanh thu chịu thuế GTGT theo quy định tại mục 2.6. Do đó, có thể hiểu đối tượng ở đây là cá nhân, hộ gia đình không kinh doanh.
Theo Thông tư 33/2017/TT-BNNPTNT, cá nhân, hộ gia đình sản xuất trực tiếp là những người tự tổ chức sản xuất, khai thác, trồng trọt, chăn nuôi, đánh bắt và không tham gia chuỗi thương mại. Họ không có đăng ký kinh doanh và hoạt động chủ yếu dựa trên phương thức thủ công, gia đình.
Tuy nhiên, trong thực tế, nhiều doanh nghiệp khi mua các mặt hàng như thịt, cá, trứng, sữa ngoài chợ sẽ gặp khó khăn vì người bán hàng tại các chợ truyền thống chắc chắn không phải là người sản xuất trực tiếp. Thay vào đó, họ thường là hộ kinh doanh hoặc thương lái thu mua từ nhiều nguồn khác nhau rồi bán lại.
Nếu doanh nghiệp mua hàng từ các đối tượng này, cần đặc biệt lưu ý rằng Bảng kê 01/TNDN có thể không được chấp nhận, vì người bán không phải là người sản xuất trực tiếp mà thuộc diện kinh doanh theo quy định của pháp luật.
Không có hóa đơn nhưng có thể lập Bảng kê 01/TNDN để tính chi phí hợp lý trong các trường hợp đáp ứng đúng đối tượng quy định.
2.2. Mua sản phẩm thủ công từ nguyên liệu nông nghiệp
Áp dụng với hàng thủ công làm từ các nguyên liệu tự nhiên như: đay, cói, tre, nứa, lá, song, mây, rơm, vỏ dừa.
Người bán phải là người sản xuất thủ công trực tiếp, không kinh doanh thương mại.
Mục đích hỗ trợ những ngành nghề thủ công truyền thống mà không thể xuất hóa đơn.
2.3. Mua đất, đá, cát, sỏi từ hộ gia đình, cá nhân tự khai thác
Người bán phải là người khai thác trực tiếp, không phải thương lái hay doanh nghiệp. Tuy nhiên, theo quy định hiện hành, cá nhân không được phép khai thác khoáng sản, bao gồm cát, đá, sỏi, nếu không có giấy phép khai thác khoáng sản do cơ quan có thẩm quyền cấp (theo Luật Khoáng sản 2010). Điều này có nghĩa là nếu một cá nhân hoặc hộ gia đình khai thác cát, đá, sỏi mà không có giấy phép, thì doanh nghiệp mua hàng từ họ sẽ gặp rủi ro về tính hợp pháp của nguồn hàng.
Cần phân biệt rõ: Nếu cá nhân hoặc hộ gia đình khai thác có giấy phép khai thác khoáng sản hợp lệ, họ có thể đăng ký kinh doanh và xuất hóa đơn. Khi đó, giao dịch sẽ không thể áp dụng Bảng kê 01/TNDN.
Nếu doanh nghiệp mua từ các nguồn khai thác không có giấy phép, chi phí này có thể bị loại trừ khi quyết toán thuế vì không đảm bảo tính hợp pháp.
Tránh việc doanh nghiệp lợi dụng chính sách để hợp thức hóa chi phí từ các nguồn không rõ ràng, đặc biệt trong lĩnh vực khai thác khoáng sản.
2.4. Mua phế liệu từ người trực tiếp thu nhặt
Phế liệu có thể là kim loại, nhựa, giấy vụn, thủy tinh thu gom từ rác thải.
Không áp dụng nếu mua từ các cơ sở thu mua phế liệu có tổ chức.
Trường hợp doanh nghiệp mua phế liệu từ vựa phế liệu hoặc "đầu nậu" (người thu gom từ nhiều nguồn và bán lại) cần đặc biệt lưu ý: Nếu người bán là cá nhân, hộ gia đình trực tiếp nhặt phế liệu, có thể lập Bảng kê 01/TNDN.
Nếu người bán là cá nhân hoặc hộ kinh doanh chuyên thu gom phế liệu, dù họ không xuất hóa đơn nhưng vẫn thuộc diện kinh doanh, không thể sử dụng Bảng kê 01/TNDN.
Nếu doanh nghiệp mua từ những đối tượng trung gian này, cơ quan thuế có thể loại chi phí nếu không có đủ chứng từ hợp lệ.
Giúp giảm chi phí vận hành cho doanh nghiệp tái chế, nhưng cần kiểm soát kỹ nguồn mua để tránh rủi ro thuế.
2.5. Mua tài sản, dịch vụ từ hộ, cá nhân không kinh doanh
Ví dụ: thuê nhà dân cư, thuê xe cá nhân, mua công cụ dụng cụ cũ.
Không áp dụng với hộ kinh doanh có giấy phép.
Theo Thông tư 40/2021/TT-BTC, cá nhân kinh doanh có thể là cá nhân, hộ gia đình có hoạt động kinh doanh nhưng chưa đăng ký. Điều này dẫn đến khó khăn trong việc xác định cá nhân này có phải là cá nhân kinh doanh hay không.
Nếu cơ quan thuế xem xét và xác định cá nhân đó thuộc diện cá nhân kinh doanh theo quy định tại Thông tư 40, thì giao dịch này không được sử dụng Bảng kê 01/TNDN và phải có hóa đơn hợp lệ.
Doanh nghiệp cần lưu ý rủi ro này khi giao dịch với cá nhân, hộ gia đình không rõ tình trạng kinh doanh để tránh bị loại chi phí khi quyết toán thuế.
2.6. Mua hàng hóa, dịch vụ từ cá nhân, hộ kinh doanh có doanh thu dưới 100 triệu đồng/năm
Nếu hộ kinh doanh có doanh thu trên 100 triệu đồng/năm, họ phải xuất hóa đơn.
Mức 100 triệu đồng/năm tương đương với khoảng 8,3 triệu đồng/tháng, đây là ngưỡng doanh thu khá thấp. Thực tế, nhiều cửa hàng tạp hóa nhỏ, quán ăn, hoặc thậm chí các quầy thịt, hoa quả tại chợ có thể có doanh thu hàng chục triệu đồng mỗi ngày.
Điều này dẫn đến thực tế là phần lớn các hộ kinh doanh thực chất có doanh thu vượt mức 100 triệu đồng/năm, nhưng không phải lúc nào cũng kê khai chính xác hoặc đăng ký kinh doanh đầy đủ.
Nếu cơ quan thuế xác định hộ kinh doanh có doanh thu vượt ngưỡng nhưng không xuất hóa đơn, doanh nghiệp mua hàng từ họ sẽ gặp rủi ro về thuế. Khi đó, Bảng kê 01 sẽ không được chấp nhận, và chi phí mua hàng có thể bị loại trừ khi quyết toán thuế.
Doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý khi mua hàng từ hộ kinh doanh để đảm bảo tính hợp lệ của chứng từ.
3. Tổng Kết
Bối cảnh kinh tế và chính sách thuế ngày càng thắt chặt khiến việc sử dụng Bảng kê 01/TNDN trở nên khó khăn hơn bao giờ hết. Trước đây, việc phân biệt giữa cá nhân kinh doanh và cá nhân sản xuất trực tiếp tương đối đơn giản, nhưng hiện nay, phạm vi cá nhân kinh doanh theo quy định pháp luật đang ngày càng mở rộng. Thông tư 40/2021/TT-BTC đã làm rõ rằng nhiều cá nhân, dù không đăng ký kinh doanh, vẫn có thể được xem là cá nhân kinh doanh nếu có hoạt động thương mại liên tục.
Điều này đặt doanh nghiệp vào tình thế rủi ro cao khi sử dụng Bảng kê 01. Một ví dụ điển hình trong năm 2024 là Tổng cục Thuế đã điều tra các doanh nghiệp tư nhân thu mua thuốc lá từ người dân và sử dụng Bảng kê 01/TNDN. Theo Công văn 1314/VPCP-V.I ngày 29/02/2024 và Công văn 197/TTCP-C.IV ngày 06/02/2024, việc sử dụng bảng kê này để hợp thức hóa giao dịch từ những cá nhân thực tế là người thu gom, không phải người sản xuất trực tiếp, đã bị cơ quan thuế xem xét và xử lý nghiêm ngặt.
Do đó, kế toán cần hạn chế tối đa việc sử dụng Bảng kê 01/TNDN và ưu tiên giao dịch với các đơn vị có thể xuất hóa đơn hợp lệ. Nếu bắt buộc phải sử dụng, cần kiểm tra kỹ tình trạng kinh doanh của người bán, đảm bảo có đầy đủ chứng từ hỗ trợ và xác minh rằng giá trị giao dịch không cao hơn giá thị trường. Bất kỳ sơ suất nào cũng có thể khiến chi phí bị loại trừ, ảnh hưởng đến lợi nhuận của doanh nghiệp và gây ra rủi ro về thuế trong tương lai.
Tư duy toàn diện dành cho Kế toán đáp ứng vị trị KTTH, KTT - W1 Tư duy Kế toán 30 chạm 30: https://taichinhketoanedu.com/w1-p31.html
Tham gia DIỄN ĐÀN THUẾ tại đây: https://www.fb.com/groups/diendanthue.new
Mr Wick Kiểm toán - Đào tạo Kế toán chuyên nghiệp
ATC Academy | Công ty TNHH Đào tạo và Tư vấn Á Châu
Today's studying plants the seeds for future's success. Make each day a little better than before
Mobile/Zalo: 0353969622
