Kế toán cần biết: Hồ sơ mua tài sản từ cá nhân không kinh doanh gồm những gì?

Doanh nghiệp hoàn toàn có thể ghi nhận tài sản cố định và trích khấu hao khi mua ô tô hoặc thiết bị cũ từ cá nhân không kinh doanh. Người bán không xuất hóa đơn, nhưng nếu doanh nghiệp chuẩn bị đầy đủ hồ sơ chứng minh giao dịch là có thật, thì chi phí vẫn được chấp nhận theo quy định.

Căn cứ theo Công văn số 8626/CT-TTHT ngày 25/10/2013 của Cục Thuế TP.HCM, hồ sơ cần có gồm:
- Hợp đồng mua bán tài sản: Ghi rõ thông tin hai bên, đặc điểm tài sản (như số khung, số máy nếu là ô tô), giá trị, phương thức và thời điểm thanh toán.
- Biên bản giao nhận tài sản: Thể hiện thời điểm bàn giao, tình trạng thực tế tài sản. Có chữ ký hai bên, nên kèm hình ảnh nếu được.
- Chứng từ thanh toán (nếu có): Trường hợp không có hóa đơn thì không bắt buộc phải chuyển khoản. Doanh nghiệp có thể thanh toán bằng tiền mặt.
- Giấy tờ chứng minh quyền sở hữu: Giấy đăng ký xe hoặc giấy tờ cho thấy cá nhân có quyền sở hữu và chuyển nhượng tài sản.
- Bảng kê hàng hóa, dịch vụ mua vào không có hóa đơn (mẫu 01/TNDN): Lập theo Thông tư 78/2014/TT-BTC, có đầy đủ thông tin người bán, tài sản mua, giá trị, ký tên người đại diện doanh nghiệp.

Khi có đủ các hồ sơ trên, doanh nghiệp được: Ghi nhận tài sản cố định; Trích khấu hao theo quy định; Tính chi phí hợp lý khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN. Lưu ý: Sau khi mua xe, nên làm thủ tục sang tên để đảm bảo quyền sở hữu hợp pháp cho doanh nghiệp.

Không có hóa đơn không có nghĩa là không được ghi nhận chi phí. Miễn là giao dịch là thật và bạn có đủ hồ sơ chứng minh, thì việc mua tài sản từ cá nhân không kinh doanh hoàn toàn có thể đưa vào chi phí hợp lệ và khấu hao bình thường. Kế toán cần nắm chắc yêu cầu về chứng từ để tránh bị loại chi phí khi kiểm tra thuế. Làm đúng ngay từ đầu, bạn sẽ không phải lo giải trình về sau.