Nhắc đến kiểm soát nội bộ, rất nhiều chủ doanh nghiệp vừa và nhỏ có chung một phản xạ: đó là chuyện của doanh nghiệp lớn, nhiều tầng quản lý, nhiều phòng ban. Với họ, kiểm soát nội bộ nghe giống như một thứ xa xỉ – tốn người, tốn thời gian, tốn chi phí. Nhưng trong thực tế thuế, chính những doanh nghiệp không có kiểm soát nội bộ lại là nhóm dễ tổn thương nhất.
Kiểm soát nội bộ không phải là làm cho mọi thứ phức tạp hơn. Bản chất của nó rất đơn giản: biết ai làm – làm gì – và ai kiểm tra. Chỉ cần ba câu hỏi này được trả lời rõ ràng, doanh nghiệp đã có một lớp phòng thủ thuế đủ tốt cho quy mô vừa và nhỏ.
Sai lầm phổ biến nhất là nghĩ rằng kiểm soát nội bộ phải bắt đầu bằng quy trình dày đặc. Thực ra, nó nên bắt đầu từ những điểm có khả năng gây rủi ro thuế cao nhất. Với đa số doanh nghiệp vừa và nhỏ, đó thường là ba khu vực: tiền, hóa đơn và hợp đồng. Đây là nơi mọi sai sót nhỏ đều có thể bị nhìn thành vấn đề lớn khi bị soi chiếu.
Về tiền, nguyên tắc tối giản nhưng hiệu quả nhất là: người chi tiền không phải là người ghi nhận chi phí. Chỉ cần tách được hai vai trò này, rất nhiều rủi ro đã tự động được chặn lại. Chủ doanh nghiệp không cần kiểm tra từng khoản, nhưng cần biết dòng tiền đi qua những điểm kiểm soát nào, và có dấu vết để truy lại khi cần.
Về hóa đơn, doanh nghiệp vừa và nhỏ thường gặp rủi ro không phải vì gian lận, mà vì thói quen. Hóa đơn về muộn, hóa đơn thiếu thông tin, hóa đơn không gắn với hợp đồng hoặc biên bản giao nhận. Kiểm soát nội bộ tối giản ở đây không phải là kiểm tra từng hóa đơn, mà là đặt một nguyên tắc chung: hóa đơn chỉ được ghi nhận khi gắn với một giao dịch có thật và có tài liệu đi kèm. Nghe rất đơn giản, nhưng nếu làm nghiêm túc, nó loại bỏ được phần lớn rủi ro thuế.
Về hợp đồng, nhiều doanh nghiệp nhỏ xem hợp đồng như thủ tục hình thức. Nhưng trong mắt cơ quan thuế, hợp đồng là xương sống của giao dịch. Một hệ thống kiểm soát nội bộ tối giản yêu cầu hợp đồng phải phản ánh đúng cách doanh nghiệp kiếm tiền và chi tiền. Khi hợp đồng lệch với thực tế, mọi thứ ghi nhận phía sau đều trở nên mong manh.
Điểm mấu chốt của kiểm soát nội bộ tối giản là không tạo thêm tầng quản lý, mà tạo ra sự minh bạch trong chính công việc hằng ngày. Chủ doanh nghiệp không cần tham gia mọi khâu, nhưng cần có những “điểm dừng” để nhìn lại: báo cáo dòng tiền định kỳ, đối chiếu công nợ, rà soát những khoản phát sinh bất thường. Chỉ cần đều đặn, doanh nghiệp đã đi trước rủi ro một bước.
Một điều rất quan trọng: kiểm soát nội bộ không phải để tìm lỗi, mà để ngăn lỗi trở thành vấn đề lớn. Khi nhân sự biết rằng công việc của mình có người khác nhìn lại, họ sẽ cẩn trọng hơn. Khi mọi thứ có dấu vết, việc giải trình với cơ quan thuế trở nên nhẹ nhàng hơn rất nhiều.
Với doanh nghiệp vừa và nhỏ, kiểm soát nội bộ không cần hoàn hảo. Nó chỉ cần phù hợp và được duy trì. Một hệ thống đơn giản nhưng vận hành thật sẽ hiệu quả hơn rất nhiều so với một hệ thống hoành tráng chỉ tồn tại trên giấy.
Trong bài tiếp theo của chuỗi “Tư duy thuế cho chủ doanh nghiệp”, tôi sẽ nói về một tình huống rất “đời”: vì sao nhiều doanh nghiệp có kiểm soát nội bộ nhưng vẫn rủi ro thuế – và lỗi thường nằm ở đâu. Đây là bài giúp anh/chị nhìn lại xem hệ thống mình đang có thực sự đang bảo vệ doanh nghiệp hay chỉ tạo cảm giác an toàn.
Mr Wick Kiểm toán - ATC Academy
Đào tạo, Tư vấn Giải pháp cho Doanh nghiệp, Hộ Kinh doanh
Liên hệ Đào tạo KTTH, KTT và Tax Tel: 093 670 9396
