Có những doanh nghiệp mà khi tôi mở hồ sơ ra, mọi thứ đều “đẹp như mơ”: chứng từ đầy đủ, hóa đơn hợp lệ, sổ sách cân đối. Nhưng càng nhìn kỹ, tôi càng thấy một điều gì đó không đúng. Không phải vì họ làm sai quy định, mà vì mọi thứ quá hoàn hảo một cách vô lý. Và chính những bộ hồ sơ hoàn hảo đó lại là nơi ẩn chứa nhiều rủi ro nhất.
Làm kiểm soát thuế lâu năm, tôi nhận ra một quy luật ngược đời: kế toán càng chăm chút sổ sách, doanh nghiệp càng dễ lơ là logic vận hành. Sổ sách là bề nổi, còn logic dữ liệu là phần chìm của tảng băng. Cơ quan thuế không truy theo cảm tính, họ lần theo dấu vết của sự phi lý. Khi doanh thu tăng nhanh nhưng dòng tiền không theo kịp, khi chi phí phình to mà không có tác động thực tế đến hoạt động sản xuất, khi hợp đồng và thời điểm thanh toán không khớp – đó chính là những “vết nứt” đầu tiên trong cấu trúc dữ liệu mà người kiểm soát phải nhìn ra.
Ngày trước, kế toán có thể “chạy sổ” mà không sợ bị soi. Nhưng từ khi hệ thống hóa đơn điện tử và quản lý dữ liệu RMS được vận hành đồng bộ, mọi con số đều có thể bị đối chiếu chéo. Một dòng tiền ra không khớp với hóa đơn đầu vào, một khoản chi không có người thật, một hợp đồng mà bên cung cấp không tồn tại trong thực tế – tất cả đều để lại dấu vết. Và cơ quan thuế không cần đến tận nơi, họ chỉ cần đọc dữ liệu. Những doanh nghiệp còn giữ tư duy “sổ một nơi, thực tế một nẻo” giờ chỉ đang chơi trò ú tim với hệ thống.
Tôi từng kiểm soát một doanh nghiệp xây dựng. Báo cáo chi phí năm 2024 của họ chi tiết đến từng viên gạch, từng lít xăng dầu. Nhưng khi rà theo dòng tiền, tôi phát hiện có những khoản chi mua vật liệu mà không có dòng vận chuyển, không có phiếu nhập kho, và đặc biệt là thanh toán trễ đến 6 tháng so với hợp đồng. Nếu chỉ nhìn vào sổ, mọi thứ hợp lệ. Nhưng nhìn theo dòng dữ liệu – nó phi logic. Tôi gọi đó là “sổ đúng nhưng sai thực tế”. Và với cơ quan thuế, cái “sai thực tế” mới là vấn đề lớn nhất.
Người làm nghề kiểm soát thuế phải biết đọc ngược dữ liệu. Không chỉ đọc chứng từ, mà đọc câu chuyện đằng sau chứng từ. Tôi thường tự hỏi: “Khoản chi này có thật không?”, “Người thực hiện có tồn tại không?”, “Thời điểm thanh toán có phản ánh đúng bản chất không?” Câu trả lời cho ba câu hỏi đó giúp tôi hiểu doanh nghiệp trung thực đến đâu. Trong kiểm soát thuế hiện đại, cái khó không phải là tìm lỗi, mà là nhìn ra sự không hợp lý trước khi nó trở thành sai phạm.
Nhiều người vẫn nghĩ kiểm soát thuế là việc của cơ quan nhà nước. Nhưng thực ra, doanh nghiệp nào tự kiểm soát được logic dữ liệu của mình, doanh nghiệp đó đang tự bảo vệ chính mình. Cơ quan thuế bây giờ không còn dò sai theo cảm tính, mà dùng thuật toán, phân tích hành vi, đối chiếu thời gian thực. Nếu doanh nghiệp hiểu được cách hệ thống đọc dữ liệu, họ sẽ biết phải chuẩn bị thế nào để mỗi con số trong báo cáo đều có một câu chuyện thật phía sau.
Cái sai trong thuế, nhiều khi không bắt đầu từ ý đồ, mà bắt đầu từ thói quen hành xử không logic. Khi chi phí không được gắn với hiệu quả, khi doanh thu không gắn với thực thu, khi hồ sơ không phản ánh thực tế – doanh nghiệp tự làm cho mình trở nên đáng nghi. Tôi đã thấy nhiều đơn vị bị kiểm tra không phải vì họ gian lận, mà vì họ không thể giải thích logic dòng tiền của mình. Nếu sổ sách là ngôn ngữ của kế toán, thì logic dữ liệu là ngôn ngữ của thuế. Ai hiểu được ngôn ngữ này, người đó mới thực sự kiểm soát được rủi ro.
Tôi viết bài này để nhắc lại một điều tưởng cũ nhưng luôn đúng: thuế không chỉ đọc sổ, họ đọc sự hợp lý. Và trong bài viết tiếp theo của chuỗi “Kinh nghiệm Kiểm soát Thuế Thực tiễn”, tôi sẽ nói về “Vì sao doanh nghiệp càng sợ thuế, rủi ro càng gần hơn” — một câu chuyện thật mà tôi tin, rất nhiều người làm nghề đã từng trải qua ít nhất một lần.
Mr Wick Kiểm toán - ATC Academy
Đào tạo, Tư vấn Giải pháp cho Doanh nghiệp, Hộ Kinh doanh
Liên hệ Đào tạo KTTH, KTT và Tax Tel: 093 670 9396
