19 góc khuất tiền lương và BHXH doanh nghiệp thường gặp – Kế toán không thể bỏ qua

Thực trạng xử lý tiền lương và BHXH của doanh nghiệp hiện nay – Những góc khuất phổ biến. Kế toán, HR và Chủ doanh nghiệp hãy đọc bài viết này!

Khi nói đến chi phí tiền lương và bảo hiểm xã hội, phần lớn doanh nghiệp đều có chung một mối quan tâm: làm sao để vừa tối ưu chi phí, vừa không bị “sờ gáy”. từ các công ty nhỏ đến doanh nghiệp lớn, có rất nhiều cách làm đang được áp dụng, hợp pháp có, “linh hoạt” có, và cả những phương án tiềm ẩn rủi ro rất cao. tôi không bàn đến đúng – sai trong bài viết này, chỉ đơn giản là tổng hợp lại những gì tôi từng thấy, từng xử lý hoặc từng nghe chính các doanh nghiệp kể lại. mục tiêu là giúp bạn thấy rõ “bức tranh thực tế” – chân thật, đa dạng và không tô hồng.

1. Khai lương cao trên sổ sách – đóng BHXH thấp hơn nhiều lần
bảng lương thể hiện nhân viên nhận 15 – 20 triệu/tháng, nhưng doanh nghiệp chỉ đóng BHXH trên mức 5 – 6 triệu. phần chênh lệch không tham gia BHXH, không tính thuế TNCN đầy đủ, nhưng vẫn ghi chi phí trong sổ sách.

2. Cố tình chia nhỏ thu nhập thành các khoản phụ cấp để né BHXH
thay vì chi trả toàn bộ dưới dạng lương chính, doanh nghiệp phân tách thành: phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp điện thoại, hỗ trợ ăn trưa, công tác phí, thưởng hiệu quả… và chỉ tính lương cơ bản vào quỹ BHXH.

3. Trả một phần qua ngân hàng, một phần bằng tiền mặt “tay trái”
nhiều công ty trả 50% lương chuyển khoản để có chứng từ hạch toán chi phí, phần còn lại chi tiền mặt ngoài sổ sách, không khấu trừ thuế, không đóng BHXH, không hạch toán chi phí.

4. Dùng hợp đồng khoán việc/cộng tác viên để né BHXH
doanh nghiệp ký hợp đồng khoán hoặc hợp đồng dịch vụ với nhân viên làm thường xuyên, nhằm tránh phải đóng BHXH và các nghĩa vụ khác theo quy định của luật lao động.

5. Không ký hợp đồng lao động, chỉ làm bảng lương đơn thuần
nhiều doanh nghiệp không có hợp đồng lao động chính thức, chỉ lập bảng lương rồi chi trả tiền mặt hàng tháng. không đóng BHXH, không khấu trừ thuế TNCN, và tất nhiên là không có tính pháp lý khi có tranh chấp.

6. Kê khai lương đúng nhưng không trích BHXH – viện lý do “chưa đủ điều kiện” ví dụ: thử việc kéo dài, hợp đồng thời vụ dưới 1 tháng, hoặc cố tình không nộp hồ sơ tham gia BHXH cho người lao động, dù thực tế có đủ điều kiện tham gia theo quy định.

7. Ký hợp đồng lao động nhưng để trống hoặc mập mờ mức lương
một số doanh nghiệp cố tình để mức lương ghi trên hợp đồng thấp, hoặc ghi không rõ ràng để dễ dàng khai báo BHXH thấp và né phần trách nhiệm thuế.

8. Ghi nhận chi phí lương nhưng không đầy đủ chứng từ đi kèm
không có bảng chấm công, không có bảng lương chi tiết, không có phiếu chi hoặc ủy nhiệm chi… nhưng vẫn ghi nhận toàn bộ chi phí tiền lương để khấu trừ thuế TNDN.

9. Hợp thức hóa bằng hợp đồng nhưng thực tế không trả lương đủ
kê khai lương 10 triệu để tính vào chi phí nhưng thực tế chỉ chuyển khoản 4–5 triệu, phần còn lại “giữ hộ” hoặc chi bằng hiện vật.

10. Trả lương qua tài khoản người khác – không đúng tên người lao động, doanh nghiệp chuyển lương vào tài khoản của kế toán, thủ quỹ hoặc người nhà của nhân viên để tránh mở tài khoản ngân hàng cho từng người hoặc để kiểm soát dòng tiền. đây là điểm dễ bị loại khi quyết toán thuế.

11. Tạm ứng tiền lương nhưng không thanh toán dứt điểm hàng tháng, cứ treo phần lương nhân viên dưới dạng “tạm ứng”, không ghi nhận chi phí trong kỳ, không đóng BHXH – vừa gây mất minh bạch, vừa khiến chi phí không được chấp nhận khi quyết toán.

12. Không trích lập đầy đủ các khoản bảo hiểm bắt buộc trong kỳ
một số doanh nghiệp tính lương nhưng không trích các khoản BHXH, BHYT, BHTN đúng tỷ lệ; hoặc trích rồi không nộp – gây ra khoản nợ đọng và rủi ro pháp lý nghiêm trọng.

13. Không tham gia BHXH cho toàn bộ lao động – chỉ đăng ký vài người, doanh nghiệp chỉ tham gia BHXH cho một số vị trí chủ chốt, còn lại là “trả lương tay”, “giao khoán” hoặc không đăng ký gì – bất chấp luật yêu cầu phải đóng nếu làm việc từ đủ 1 tháng trở lên.

14. “Giấu” chi phí lương bằng cách ký hợp đồng dịch vụ với người lao động doanh nghiệp ký hợp đồng dịch vụ với người trực tiếp làm công ăn lương hàng ngày, rồi đưa chi phí vào hạng mục “chi phí dịch vụ thuê ngoài” để né lương và BHXH.

15. Ghi nhận thưởng/lương tháng 13 nhưng không đưa vào quỹ lương, có trường hợp doanh nghiệp chi lương tháng 13, thưởng hiệu quả… nhưng không ghi nhận vào chi phí hợp lý (vì không đăng ký quỹ lương, không ghi rõ trong hợp đồng hoặc nội quy), dẫn đến bị loại khi quyết toán.

16. Lập hai hệ thống bảng lương: một để trình thuế, một để trả nội bộ, bảng lương gửi cơ quan thuế ghi thấp, chỉ đủ để giải trình, còn bảng lương nội bộ hoặc excel ghi lương thực nhận – dẫn đến không nhất quán dữ liệu giữa thuế – BHXH – ngân hàng.

17. Lách luật bằng cách đưa người nhà vào danh sách lao động, nhưng không trả lương thực tế, đăng ký người thân, bạn bè là “lao động” để hợp thức chi phí lương, nhưng không có bất kỳ hoạt động thực tế nào. hành vi này nếu bị thanh kiểm tra sẽ bị xử lý nặng.

18. Không lập hồ sơ lao động đầy đủ nhưng vẫn ghi nhận chi phí lương, nhiều công ty chỉ có bảng lương và phiếu chi, không có hồ sơ tuyển dụng, hợp đồng lao động, cam kết khấu trừ thuế, thông tin BHXH… khiến hồ sơ lương bị coi là không hợp lệ.

19. Thỏa thuận “miệng” với lao động thời vụ – không giấy tờ, không chứng từ, hàng loạt doanh nghiệp sử dụng lao động thời vụ nhưng không có bất kỳ hợp đồng nào, không có phiếu lương, không có chứng từ thanh toán – toàn bộ phần này sẽ bị loại nếu thanh tra thuế hoặc lao động kiểm tra.