Tôi đã từng nói với nhiều đồng nghiệp: “Trong ngành xây dựng, sai lệch không nằm ở công trình, mà nằm trong hồ sơ.” Bởi công trình có thể cao chót vót, nhưng hồ sơ quyết toán chỉ cần lệch một con số, cả hệ thống kế toán – thuế có thể sụp đổ như một bức tường gạch yếu. Những ai từng làm xây dựng đều hiểu: công trình thật có thể hoàn hảo, nhưng nếu hồ sơ nghiệm thu không khớp, biên bản không đồng bộ, thời điểm ghi nhận sai, thì chi phí sẽ bị loại, doanh thu bị dồn, thuế sẽ “chạm” vào đúng nơi doanh nghiệp ít ngờ nhất.
Ngành xây dựng là một thế giới khác. Ở đó, doanh thu không được xác định bằng hóa đơn xuất ra, mà bằng tiến độ nghiệm thu; chi phí không nằm trong bảng kê, mà nằm rải rác trong hàng trăm hợp đồng thầu phụ, vật tư, nhân công, vận chuyển, thuê ngoài. Tôi từng đọc hàng chục bộ hồ sơ công trình, thấy một điểm chung: hầu như không có hồ sơ nào sai ở con số, nhưng sai ở thời điểm và tính đồng bộ. Đó là lý do vì sao, khi cơ quan thuế kiểm tra, họ ít khi soi từng hóa đơn, mà soi vào logic giữa tiến độ, doanh thu và chi phí.
Một công trình kéo dài 8 tháng, nhưng doanh thu chỉ được ghi nhận ở tháng cuối – trong khi chi phí rải suốt từ đầu năm. Nếu anh là người kiểm soát thuế, anh có tin không? Rõ ràng là không. Vì theo chuẩn mực, doanh thu xây dựng phải ghi nhận theo phần công việc đã hoàn thành. Một công trình 10 tỷ, đến tháng thứ sáu nghiệm thu 50%, thì doanh thu phải phản ánh 5 tỷ, chứ không thể đợi đến cuối năm. Nhưng rất nhiều doanh nghiệp lại chọn “dồn doanh thu,” với lý do “chưa có biên bản nghiệm thu.” Họ quên mất rằng nghiệm thu là thủ tục, còn thực tế thi công là bản chất. Nếu công trình đã hoàn thành phần việc, thì doanh thu đã phát sinh, dù biên bản chưa ký. Và cơ quan thuế, họ đọc được điều đó.
Ngược lại, nhiều doanh nghiệp lại rơi vào bẫy “đẩy chi phí trước.” Tôi từng kiểm soát một hồ sơ, nơi doanh nghiệp mua vật tư, thuê máy, thuê nhân công từ đầu quý I, nhưng đến quý IV công trình mới được phê duyệt thiết kế thi công. Cơ quan thuế hỏi: “Anh chi cho công trình nào?” – câu hỏi đơn giản, nhưng đủ để chi phí bị treo lại. Bởi nếu công trình chưa có, chi phí không thể được trừ. Tôi thấy nhiều người làm kế toán trong ngành này thường có thói quen “chi trước hợp thức sau.” Nhưng thuế không nhìn theo thời gian anh chi, mà theo thời gian phát sinh nghĩa vụ hợp pháp. Chi phí của công trình chỉ được ghi nhận khi công trình đó có quyết định, có hợp đồng, có thiết kế được duyệt. Nếu không, mọi chi phí vật tư, nhân công, thuê máy đều chỉ là “chi phí treo.”
Vấn đề lớn nhất trong kiểm soát thuế ngành xây dựng là hồ sơ nghiệm thu. Đó là “linh hồn” của cả doanh thu và chi phí. Một biên bản nghiệm thu ghi sai ngày có thể khiến doanh nghiệp ghi nhận doanh thu sớm hoặc muộn, làm biến dạng kết quả kinh doanh. Tôi từng thấy nhiều hồ sơ mà ngày trên biên bản nghiệm thu lại sau ngày xuất hóa đơn, hoặc trước ngày ký hợp đồng. Sai lệch nhỏ như vậy, nhưng khi cơ quan thuế soi, họ không chỉ yêu cầu điều chỉnh, mà còn đặt nghi vấn: “Có hay không việc hợp thức doanh thu?” Trong thời đại dữ liệu điện tử, khi cơ quan thuế đối chiếu được dòng tiền thanh toán, ngày ký hợp đồng, ngày nghiệm thu, ngày xuất hóa đơn, mọi lệch nhịp đều trở thành dấu hiệu rủi ro.
Một điểm nữa thường bị bỏ qua là hồ sơ của thầu phụ. Nhiều doanh nghiệp xây dựng phụ thuộc hoàn toàn vào nhà thầu phụ, nhưng không kiểm soát hồ sơ của họ: hóa đơn chậm, chứng từ nghiệm thu sơ sài, không có nhật ký thi công, hoặc không có xác nhận khối lượng thực hiện. Khi cơ quan thuế kiểm tra, họ yêu cầu đối chiếu khối lượng giữa chủ đầu tư – nhà thầu chính – thầu phụ. Nếu lệch, chi phí sẽ bị loại. Tôi từng xử lý một hồ sơ nơi tổng thầu ghi nhận 80% khối lượng đã nghiệm thu, nhưng thầu phụ chỉ xuất hóa đơn tương ứng 60%. Hai con số đó không thể cùng đúng. Và cơ quan thuế sẽ chọn con số nhỏ hơn.
Trong kiểm soát thuế xây dựng, thời điểm nghiệm thu, thời điểm bàn giao, và thời điểm xuất hóa đơn phải được đối chiếu liên tục. Mỗi chênh lệch là một rủi ro tiềm ẩn. Tôi thường hướng dẫn doanh nghiệp thiết lập một “bảng khớp tiến độ” – nơi thể hiện rõ từng giai đoạn: hợp đồng – khối lượng thi công – biên bản nghiệm thu – giá trị xuất hóa đơn – giá trị thanh toán. Khi các cột này song hành, hồ sơ mới có sức thuyết phục. Còn khi chúng lệch nhau, dù chỉ một tháng, rủi ro đã hình thành.
Với các quy định mới tại Nghị định 181/2025 và Luật Thuế GTGT sửa đổi, cơ quan thuế ngày càng siết chặt việc quản lý doanh thu xây dựng theo thời điểm chuyển giao quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc hoàn thành từng phần công việc. Do đó, doanh nghiệp không thể chỉ dựa vào hóa đơn để giải thích. Họ phải chứng minh bằng tiến độ, nhật ký, hồ sơ kỹ thuật, và bằng chứng vận hành thực tế. Nói cách khác, thuế giờ không hỏi: “Anh xuất hóa đơn chưa?” mà hỏi: “Anh đã hoàn thành phần việc nào rồi?”
Tôi vẫn nhớ lời một đồng nghiệp trong ngành từng nói: “Hồ sơ xây dựng là nơi ẩn giấu những câu chuyện về doanh nghiệp – trung thực hay không, chỉ cần nhìn vào biên bản nghiệm thu là biết.” Và đúng vậy. Một hồ sơ nghiệm thu trung thực luôn có nhịp điệu của công trình – từng giai đoạn, từng hạng mục, từng chữ ký. Còn một hồ sơ được “dàn dựng” luôn có sự vội vã, gấp gáp, trùng ngày, thiếu mạch. Với người kiểm soát thuế, chỉ cần nhìn một bộ hồ sơ như thế là biết rủi ro nằm ở đâu.
Người làm nghề kiểm soát thuế trong ngành xây dựng không thể chỉ đọc văn bản, mà phải đọc được câu chuyện vận hành đằng sau nó. Mỗi dòng trong biên bản nghiệm thu, mỗi hóa đơn vật tư, mỗi bảng lương công trình đều chứa dấu vết của sự thật. Nhiệm vụ của chúng ta không phải là nghi ngờ, mà là đọc ra điều logic. Và khi anh đọc được điều logic đó, anh sẽ thấy: thuế không bao giờ tìm lỗi, họ chỉ soi sự thiếu hợp lý.
Tôi viết bài này để nhắc lại một điều rất cũ mà vẫn luôn đúng: hãy xây dựng hồ sơ như cách xây một công trình. Móng vững, cột chắc, tường thẳng, thì công trình sẽ đứng lâu. Một hồ sơ thuế cũng vậy – chỉ cần một viên gạch lệch, toàn bộ cấu trúc sẽ nghiêng.
Và trong bài viết tiếp theo của chuỗi “Kinh nghiệm Kiểm soát Thuế Thực tiễn”, tôi sẽ cùng anh em đi sâu vào “Thuế GTGT đầu vào bị loại – vì đâu ra nông nỗi?” – nơi mà nhiều doanh nghiệp tưởng mình làm đúng, nhưng lại vướng sai từ chính những chứng từ tưởng như nhỏ nhất.
Mr Wick Kiểm toán - ATC Academy
Đào tạo, Tư vấn Giải pháp cho Doanh nghiệp, Hộ Kinh doanh
Tel: 093 670 9396
