Sau khi đi qua doanh thu, chi phí, hóa đơn và dòng tiền, nhiều chủ doanh nghiệp bắt đầu cảm thấy yên tâm hơn. Hợp đồng đã ký. Hóa đơn đã có. Tiền đã chuyển. Trên bề mặt, mọi thứ dường như đã đủ. Nhưng trong thực tế kiểm soát thuế, đó chưa bao giờ là điểm kết thúc. Bởi khi tất cả giấy tờ đều tồn tại, cơ quan thuế sẽ chuyển sang một câu hỏi sâu hơn: giao dịch này có thật hay không.
Sự thật trong quản lý thuế không được xác định bằng niềm tin, mà bằng bằng chứng. Và bằng chứng giao dịch không phải là một loại giấy tờ cụ thể, mà là tổng hòa của rất nhiều dấu vết nhỏ, khi ghép lại phải kể được một câu chuyện hợp lý. Khi câu chuyện đó bị đứt đoạn, dù chỉ ở một chi tiết, toàn bộ giao dịch sẽ bị đặt lại dấu hỏi.
Có những doanh nghiệp tin rằng hợp đồng là bằng chứng mạnh nhất. Nhưng hợp đồng chỉ nói lên ý chí, không nói lên kết quả thực hiện. Có những doanh nghiệp tin rằng hóa đơn là lá chắn cuối cùng. Nhưng hóa đơn chỉ phản ánh nghĩa vụ thuế, không phản ánh thực tế giao dịch. Và cũng có những doanh nghiệp tin rằng dòng tiền là đủ. Nhưng tiền chỉ cho thấy có thanh toán, chứ không tự động chứng minh đã có giá trị được tạo ra.
Trong quá trình rà soát, cơ quan thuế không hỏi doanh nghiệp một cách trực diện: “anh có làm thật không?”. Họ hỏi bằng cách đối chiếu. Đối chiếu giữa hợp đồng và tiến độ thực hiện. Đối chiếu giữa hóa đơn và khối lượng công việc. Đối chiếu giữa dòng tiền và năng lực thực tế của doanh nghiệp. Khi những đối chiếu này không khớp nhau, bằng chứng bắt đầu yếu đi, dù từng mảnh riêng lẻ đều có vẻ hợp lệ.
Có những giao dịch thất bại không phải vì thiếu giấy tờ, mà vì thiếu logic vận hành. Hàng hóa được ghi nhận đã giao, nhưng không có dấu vết vận chuyển tương xứng. Dịch vụ được nghiệm thu, nhưng không ai có thể mô tả rõ dịch vụ đó đã được thực hiện như thế nào. Công việc đã hoàn thành, nhưng không có bất kỳ dấu hiệu nào cho thấy doanh nghiệp đã huy động nguồn lực phù hợp để thực hiện công việc đó. Khi những câu hỏi này không được trả lời, thuế không cần kết luận gian lận; chỉ cần kết luận không đủ cơ sở chấp nhận.
Điều khiến nhiều chủ doanh nghiệp bất ngờ là: bằng chứng giao dịch không được tạo ra để phục vụ thanh tra, mà được tạo ra trong quá trình vận hành hàng ngày. Mỗi email trao đổi, mỗi lần giao nhận, mỗi biên bản làm việc, mỗi sự điều chỉnh nhỏ trong hợp đồng đều để lại dấu vết. Khi doanh nghiệp vận hành thật, những dấu vết này hình thành một cách tự nhiên. Nhưng khi giao dịch chỉ tồn tại trên giấy, dấu vết sẽ rất mỏng, thậm chí rời rạc.
Một thực tế ít được nói ra là: khi cơ quan thuế đã phải đi tìm bằng chứng thay cho doanh nghiệp, thì doanh nghiệp đã ở thế yếu. Bởi lúc đó, câu chuyện không còn là “anh có làm thật hay không”, mà là “anh có chứng minh được không”. Và trong quản lý thuế, không chứng minh được gần như đồng nghĩa với không được chấp nhận, dù doanh nghiệp có thể đã chi tiền thật.
Với chủ doanh nghiệp, bài học ở đây không nằm ở việc chuẩn bị hồ sơ để đối phó, mà nằm ở cách tổ chức vận hành ngay từ đầu. Một doanh nghiệp vận hành rõ ràng sẽ tự nhiên tạo ra bằng chứng rõ ràng. Một doanh nghiệp có quy trình, có phân công, có dấu vết công việc sẽ không cần phải “giải thích nhiều” khi bị hỏi. Ngược lại, doanh nghiệp vận hành bằng thỏa thuận miệng, bằng sự linh hoạt không ghi nhận, sẽ luôn rơi vào thế bị động khi cần chứng minh.
Nếu anh/chị thử nhìn lại doanh nghiệp mình, hãy tự hỏi: nếu ngày mai có người ngoài cuộc đọc toàn bộ hồ sơ giao dịch, họ có hiểu được doanh nghiệp đã làm gì, làm như thế nào, và vì sao khoản tiền đó được chi ra hay không? Nếu câu trả lời là “khó”, thì rủi ro không nằm ở thuế, mà nằm ở cách doanh nghiệp đang vận hành.
Bằng chứng giao dịch không phải là thứ để sưu tập, mà là kết quả của một cách làm việc có trật tự. Khi doanh nghiệp làm thật, dấu vết sẽ tự xuất hiện. Khi dấu vết rõ ràng, thuế sẽ ít phải nghi ngờ. Và khi nghi ngờ giảm đi, rất nhiều rủi ro sẽ tự nhiên biến mất, không cần đến bất kỳ biện pháp phòng vệ nào.
Trong bài tiếp theo của chuỗi “Tư duy thuế cho chủ doanh nghiệp”, chúng ta sẽ đi thêm một bước rất quan trọng: vai trò của quy trình nội bộ trong việc giảm rủi ro thuế, và vì sao cùng một loại hình doanh nghiệp, nhưng nơi thì bị thanh tra liên tục, nơi lại rất ít khi bị động chạm.
Mr Wick Kiểm toán - ATC Academy
Đào tạo, Tư vấn Giải pháp cho Doanh nghiệp, Hộ Kinh doanh
Liên hệ Đào tạo KTTH, KTT và Tax Tel: 093 670 9396
