Sau khi hiểu rằng hệ thống kế toán cũ có thể trở thành rủi ro khi doanh nghiệp lớn lên, câu hỏi tiếp theo mà hầu như chủ doanh nghiệp nào cũng đặt ra là: “Vậy khi nào thì nên thay đổi?” Và sâu hơn nữa: “Thay đổi thế nào để không làm mọi thứ rối tung lên?”
Thực tế, rất nhiều doanh nghiệp không nâng cấp quá muộn, mà nâng cấp quá vội. Họ chỉ bắt đầu thay đổi khi đã bị thanh tra, khi đã có rủi ro treo lơ lửng, hoặc khi kế toán cũ nghỉ việc đột ngột. Khi đó, nâng cấp không còn là cải thiện, mà là chữa cháy. Và chữa cháy trong thuế thì hiếm khi rẻ, lại càng hiếm khi gọn.
Dấu hiệu đầu tiên cho thấy doanh nghiệp cần nâng cấp hệ thống kế toán không nằm ở con số doanh thu, mà nằm ở cách chủ doanh nghiệp bắt đầu mất cảm giác kiểm soát. Khi anh/chị phải hỏi đi hỏi lại cùng một câu nhưng mỗi lần nhận một câu trả lời khác nhau. Khi báo cáo có đủ số nhưng không còn đủ sự yên tâm. Khi mỗi quyết định kinh doanh đều kéo theo câu hỏi “liệu có ảnh hưởng thuế không” nhưng không ai trả lời chắc chắn. Đó là lúc hệ thống cũ đã chạm trần.
Sai lầm lớn nhất khi nâng cấp là nghĩ rằng phải làm lại tất cả. Thực ra, không có doanh nghiệp nào chịu nổi việc thay đổi đồng thời con người, quy trình và công cụ. Nâng cấp đúng là nâng cấp từng lớp. Và lớp đầu tiên không phải là phần mềm, mà là tư duy quản trị kế toán.
Trước khi đổi phần mềm hay thuê thêm người, chủ doanh nghiệp cần xác định rõ một điều: kế toán đang phục vụ mục tiêu gì? Chỉ để lập báo cáo và nộp thuế đúng hạn, hay để phản ánh trung thực hoạt động và kiểm soát rủi ro? Khi mục tiêu chưa rõ, mọi công cụ đều trở thành gánh nặng. Khi mục tiêu rõ, hệ thống sẽ tự động đi vào trật tự.
Bước tiếp theo nên bắt đầu từ những điểm dễ gây rủi ro nhất, chứ không phải từ những phần nhìn có vẻ “chuyên nghiệp”. Thường đó là: cách ghi nhận doanh thu, cách theo dõi công nợ, mối quan hệ giữa hợp đồng – hóa đơn – dòng tiền. Chỉ cần ba mảng này rõ ràng, doanh nghiệp đã giảm được phần lớn rủi ro thuế, kể cả khi các phần khác chưa hoàn hảo.
Một điều rất quan trọng nhưng ít ai nói thẳng: nâng cấp hệ thống kế toán không đồng nghĩa với thay kế toán. Có những kế toán cũ hoàn toàn có thể đi cùng doanh nghiệp lên giai đoạn mới, nếu họ được trao vai trò phù hợp và có sự hỗ trợ đúng cách. Ngược lại, cũng có những trường hợp phải thay đổi nhân sự không phải vì người cũ làm sai, mà vì họ phù hợp với giai đoạn cũ hơn. Hiểu đúng điều này giúp chủ doanh nghiệp tránh được những quyết định cảm tính.
Nhiều doanh nghiệp mắc sai lầm khi nâng cấp bằng cách đưa vào quá nhiều quy trình cùng lúc. Quy trình càng nhiều, con người càng tìm cách né. Thuế không cần doanh nghiệp hoàn hảo trên giấy, mà cần doanh nghiệp vận hành nhất quán trong thực tế. Một quy trình đơn giản nhưng được tuân thủ tốt có giá trị hơn mười quy trình phức tạp chỉ tồn tại trong file nội bộ.
Nâng cấp hệ thống kế toán, nếu làm đúng, sẽ mang lại một cảm giác rất rõ: chủ doanh nghiệp bắt đầu ngủ ngon hơn. Không phải vì hết rủi ro, mà vì biết rủi ro nằm ở đâu. Khi đó, thuế không còn là nỗi lo mơ hồ, mà trở thành một phần có thể quản trị được trong tổng thể điều hành doanh nghiệp.
Trong bài tiếp theo của chuỗi “Tư duy thuế cho chủ doanh nghiệp”, chúng ta sẽ bước sang một khía cạnh nhạy cảm nhưng không thể né tránh: vai trò của kiểm soát nội bộ trong thuế – vì sao doanh nghiệp vừa và nhỏ thường bỏ qua, và cái giá phải trả là gì. Đây sẽ là bước chuyển từ “nâng cấp kế toán” sang “xây nền quản trị thuế bền vững”.
Mr Wick Kiểm toán - ATC Academy
Đào tạo, Tư vấn Giải pháp cho Doanh nghiệp, Hộ Kinh doanh
Liên hệ Đào tạo KTTH, KTT và Tax Tel: 093 670 9396
