Tổng Hợp Và Phân Tích Phiếu Xuất Kho Kiêm Vận Chuyển Nội Bộ Theo Quy Định Mới Nhất

Thứ nhất: Khái niệm và bản chất pháp lý của Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ

Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ là chứng từ kế toán – chứng từ vận chuyển được doanh nghiệp lập nhằm chứng minh nguồn gốc hợp pháp của hàng hóa trong quá trình di chuyển nội bộ, không nhằm mục đích bán hàng và không phát sinh nghĩa vụ thuế GTGT hay thuế doanh thu. Theo quy định hiện hành, đặc biệt là Thông tư 32/2025, phiếu XKNB được xếp vào nhóm “chứng từ điện tử nội bộ” khi được lập dưới dạng điện tử và có giá trị pháp lý tương đương chứng từ giấy nếu được ký số đầy đủ. Bản chất pháp lý của nó không phải hóa đơn và không sử dụng để kê khai thuế, mà là chứng từ chứng minh hoạt động vận chuyển hợp pháp và phục vụ quản trị kho – kế toán.

Thứ hai: Mục đích sử dụng của phiếu XKNB trong doanh nghiệp

Phiếu XKNB có vai trò thiết yếu trong hoạt động vận hành của các doanh nghiệp sản xuất và thương mại. Mục đích lớn nhất là chứng minh hàng hóa được vận chuyển là tài sản hợp pháp của doanh nghiệp, giúp tránh rủi ro bị xử phạt khi kiểm tra trên đường. Ngoài ra, phiếu được dùng để quản trị nội bộ, bao gồm theo dõi tình trạng tồn kho, luân chuyển hàng hóa, kiểm soát thất thoát và làm căn cứ hạch toán giá vốn. Khi cơ quan thuế tiến hành thanh tra hoặc kiểm tra, phiếu XKNB là tài liệu đối chiếu quan trọng để chứng minh rằng doanh nghiệp không có hoạt động bán hàng trá hình hoặc ghi nhận sai doanh thu.

Thứ ba: Căn cứ pháp lý điều chỉnh phiếu XKNB theo quy định mới nhất năm 2025

Hệ thống pháp lý điều chỉnh phiếu XKNB hiện nay bao gồm bốn nhóm văn bản chính. Luật Quản lý thuế 2019 đưa ra nghĩa vụ về chứng từ kế toán và trách nhiệm lưu trữ chứng từ của doanh nghiệp. Nghị định 123/2020 là văn bản nền tảng quy định về hóa đơn, chứng từ, trong đó thừa nhận sự tồn tại của các chứng từ nội bộ khi vận chuyển hàng hóa. Nghị định 70/2025 sửa đổi Nghị định 123 bổ sung các quy định về chứng từ điện tử, ký số và việc xuất trình dữ liệu gốc khi cơ quan thuế yêu cầu. Quan trọng nhất là Thông tư 32/2025/TT-BTC – văn bản hướng dẫn chi tiết chế độ chứng từ điện tử, nguyên tắc lập, ký, truyền, lưu trữ và xuất trình phiếu điện tử, trong đó phiếu XKNB được xem như một loại chứng từ nội bộ buộc phải tuân thủ các nguyên tắc này nếu lập dưới dạng điện tử.

Thứ tư: Các trường hợp bắt buộc doanh nghiệp phải lập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ

Do đặc thù hàng hóa di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp không thể lập hóa đơn ngay, nên pháp luật yêu cầu lập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ trong các tình huống phát sinh vận chuyển nhưng chưa phát sinh nghĩa vụ thuế. Cụ thể gồm:

1. Nhập khẩu ủy thác chưa nộp thuế GTGT: Khi doanh nghiệp nhập khẩu hàng hóa ủy thác chưa nộp thuế GTGT ở khâu nhập khẩu, thì khi xuất trả hàng nhập khẩu ủy thác cho bên ủy thác, phải lập phiếu XKNB để làm chứng từ lưu thông hàng hóa

2. Ủy thác xuất khẩu: Khi xuất hàng hóa giao cho cơ sở nhận ủy thác xuất khẩu, cơ sở có hàng ủy thác lập phiếu XKNB điện tử ngay tại thời điểm giao hàng. Sau khi hàng xuất khẩu được thông quan và xác nhận của hải quan, bên ủy thác xuất khẩu sẽ lập hóa đơn GTGT điện tử cho lô hàng xuất khẩu theo quy định (khi đó không còn cần XKNB)

3. Hàng hóa xuất khẩu tại cửa khẩu: Khi xuất hàng để vận chuyển đến cửa khẩu hoặc nơi làm thủ tục xuất khẩu, doanh nghiệp sử dụng phiếu XKNB điện tử làm chứng từ lưu thông hàng hóa trên thị trường. Sau khi hoàn tất thủ tục xuất khẩu, doanh nghiệp lập hóa đơn điện tử cho hàng hóa xuất khẩu (theo quy định)

4. Điều chuyển giữa chi nhánh ở khác tỉnh (hạch toán phụ thuộc): Doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong hai: sử dụng hóa đơn điện tử GTGT cho việc điều chuyển giữa các đơn vị kế toán phụ thuộc ở khác địa phương, hoặc sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử. Tức là trong trường hợp điều chuyển nội bộ giữa các chi nhánh ở tỉnh khác nhau, nếu không dùng hóa đơn thì phải lập XKNB

5. Xuất hàng hóa bán lưu động: Khi tổ chức xuất hàng bán lưu động (ngoài địa điểm kinh doanh cố định), phải lập phiếu XKNB điện tử theo quy định, sau đó mới lập hóa đơn cho người mua theo quy định

6. Các trường hợp khác theo quy định quản lý: Bên cạnh các trường hợp trên, Thông tư 68/2019/TT-BTC và NĐ 123 cũng hướng dẫn các trường hợp khác như xuất hàng gia công, xuất hàng cho đại lý đúng giá hưởng hoa hồng… có thể sử dụng phiếu XKNB để làm chứng từ lưu thông hợp pháp (xem Điều 3 khoản 3 ND 123/2020 và hướng dẫn TT 68/2019).

Như vậy, mọi trường hợp di chuyển hàng hóa mà chưa phát sinh nghĩa vụ thuế GTGT hoặc thuế TNDN đều bắt buộc lập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ.

Thứ năm: Các trường hợp doanh nghiệp không bắt buộc phải lập phiếu XKNB

Không phải mọi hoạt động xuất – nhập kho đều cần phiếu XKNB. Khi doanh nghiệp xuất bán hàng hóa cho khách hàng, hóa đơn là chứng từ bắt buộc, không sử dụng XKNB. Nếu hàng hóa chỉ được xuất dùng nội bộ mà không di chuyển ra khỏi kho hoặc di chuyển trong phạm vi nội bộ của nhà máy, không yêu cầu lập phiếu vận chuyển. Những doanh nghiệp sử dụng đơn vị vận chuyển thuê ngoài và đã có hợp đồng, bảng kê theo quy định cũng không bắt buộc phải lập XKNB nếu không chạy trên đường công cộng. Một số trường hợp đặc thù như di chuyển hàng hóa dạng dữ liệu hoặc di chuyển trong hệ thống tự động nội bộ cũng được loại trừ khỏi yêu cầu này.

Thứ sáu: Hình thức, nội dung và mẫu biểu phiếu XKNB theo quy định pháp lý mới

Pháp luật hiện hành không ban hành mẫu phiếu XKNB bắt buộc, nhưng yêu cầu nội dung phiếu phải đáp ứng đầy đủ các thông tin về đơn vị lập phiếu, địa điểm kho xuất – kho nhận, thông tin người giao – người nhận, phương tiện vận chuyển và đầy đủ danh mục hàng hóa. Nếu lập dưới dạng điện tử thì phải đảm bảo có ký số theo đúng Thông tư 32/2025 và phải lưu trữ theo định dạng XML hoặc định dạng được quy định trong hệ thống phần mềm. Việc thiết kế mẫu biểu được giao quyền tự chủ cho doanh nghiệp, miễn tuân thủ các yêu cầu tối thiểu về nội dung và có khả năng xuất trình khi kiểm tra.

Thứ bảy: Quy định về lưu trữ, ký số và xuất trình phiếu XKNB trong thanh tra thuế

Doanh nghiệp phải chịu trách nhiệm lưu trữ phiếu XKNB theo đúng thời hạn quy định của Luật Kế toán và Luật Quản lý thuế, đặc biệt là lưu trữ bản gốc điện tử khi phiếu được lập dưới dạng điện tử. Khi cơ quan thuế yêu cầu, doanh nghiệp phải xuất trình bản gốc dưới dạng dữ liệu hoặc bản chuyển đổi có mã nhận dạng. Các yếu tố như thời điểm lập, tính liên tục của số phiếu, hành trình di chuyển hàng hóa và sự khớp nối giữa phiếu XKNB với sổ kho, ERP hoặc phần mềm kế toán là những tiêu chí quan trọng trong quá trình thanh tra. Việc ký số đúng quy định và bảo đảm tính toàn vẹn dữ liệu là yêu cầu bắt buộc và được coi là điều kiện để phiếu có giá trị pháp lý.

Thứ tám: Những sai sót thường gặp và biện pháp phòng tránh

Thực tế cho thấy doanh nghiệp thường mắc một số sai sót như không lập phiếu khi vận chuyển hàng qua đường, lập phiếu điện tử nhưng không ký số, hoặc lập phiếu không khớp với số liệu tồn kho. Một số doanh nghiệp còn nhầm lẫn áp dụng phiếu XKNB trong trường hợp bán hàng, dẫn đến rủi ro về thuế. Để phòng tránh, doanh nghiệp cần chuẩn hóa quy trình điều chuyển hàng hóa, thiết lập hệ thống kiểm soát tồn kho chặt chẽ, đào tạo nhân viên kế toán – kho – vận chuyển và thường xuyên rà soát tính khớp nối giữa chứng từ nội bộ và dữ liệu phần mềm. Việc lập nhật ký điều chuyển hàng hóa, quy định trách nhiệm của các bên liên quan và đảm bảo hệ thống số hóa đồng nhất sẽ là biện pháp quan trọng nhằm hạn chế rủi ro trong thanh tra.

Trong khuôn khổ pháp lý hiện hành năm 2025, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ vẫn giữ vai trò pháp lý quan trọng và là chứng từ thiết yếu để chứng minh tính hợp pháp của hàng hóa khi di chuyển nội bộ trong doanh nghiệp. Với sự ra đời của Thông tư 32/2025, việc lập và quản lý phiếu XKNB đã chuyển mạnh sang hướng điện tử hóa với các yêu cầu khắt khe hơn về ký số, lưu trữ và xuất trình. Doanh nghiệp cần nắm vững các quy định này để vận hành hiệu quả, tránh sai phạm và bảo đảm tính minh bạch trong quản trị nội bộ cũng như trong quá trình thanh tra thuế.

Mr Wick Kiểm toán - ATC Academy
Đào tạo, Tư vấn Giải pháp cho Doanh nghiệp, Hộ Kinh doanh
Liên hệ Đào tạo KTTH, KTT và Tax Tel: 093 670 9396