Lưu Ý Khi Lập Danh Sách Nộp Thay Thuế TNCN

PHÂN TÍCH VỀ DANH SÁCH CHI TIẾT SỐ TIỀN NỘP THUẾ TNCN ĐÃ NỘP THAY VÀ QUAN ĐIỂM VỀ VIỆC BÙ TRỪ GIỮA CÁC CÁ NHÂN.

Trong quá trình tìm hiểu và nghiên cứu các quy định pháp luật về thuế thu nhập cá nhân, tôi nhận thấy một số điểm còn chưa rõ ràng trong cách xử lý số thuế TNCN nộp thừa, đặc biệt là khi doanh nghiệp đại diện nộp thay cho nhiều cá nhân. Câu hỏi đặt ra là: có được phép bù trừ giữa các cá nhân hay không, nếu các cá nhân đó đều đã ủy quyền quyết toán qua công ty? Nếu có phát sinh nộp thay, cần lập danh sách như thế nào cho đúng?

Bài viết này là góc nhìn cá nhân, từ một người đang học tập, tìm hiểu và đối chiếu giữa quy định và thực tiễn, với mong muốn hiểu đúng và áp dụng đúng quy định hiện hành. Tôi chia sẻ lại ở đây để mời các anh chị, bạn bè trong nghề cùng góp ý, trao đổi để làm rõ cách hiểu và tháo gỡ những điểm còn vướng mắc trong thực tế kế toán – thuế.

1. Bối cảnh thực tiễn phát sinh
Tại thời điểm quyết toán thuế TNCN năm 2024, công ty xác định có nộp thừa tổng cộng 10 triệu đồng cho các cá nhân đã ủy quyền, gồm:

Nhân viên A: 5.000.000 đồng
Nhân viên B: 2.000.000 đồng
Nhân viên C: 3.000.000 đồng

Tháng 1/2025, nhân viên A phát sinh thuế TNCN phải nộp là 5 triệu đồng. Do đã nộp thừa từ trước, công ty thực hiện bù trừ nội bộ, không phát sinh chứng từ nộp tiền → không lập danh sách chi tiết.

Tháng 2/2025, phát sinh nghĩa vụ thuế mới với tổng số thuế phải nộp là 8 triệu đồng cho các cá nhân A, B, C, D. Lúc này, công ty dùng phần còn lại của khoản thuế nộp thừa (5 triệu từ B và C) để bù trừ, và chỉ nộp thêm 3 triệu đồng vào NSNN. Vì có phát sinh chứng từ nộp tiền, công ty lập danh sách chi tiết số tiền nộp thuế TNCN đã nộp thay.

2. Cơ sở pháp lý và cách hiểu theo bản chất
Theo hướng dẫn tại Phụ lục I Thông tư 80/2021/TT-BTC, số thuế nộp thừa được xác định như sau: “Số thuế thu nhập cá nhân nộp thừa khi quyết toán được xác định bằng ????) số thuế nộp thừa của cá nhân ủy quyền quyết toán trừ (-) số thuế còn phải nộp của cá nhân ủy quyền quyết toán.”

→ Nghĩa là, cá nhân đã ủy quyền quyết toán cho tổ chức trả thu nhập thì được bù trừ giữa phần thừa và phần thiếu của chính mình tại thời điểm quyết toán.

Tại Điểm a.2, Khoản 1, Điều 25, Thông tư 80 cũng nêu: “Tổ chức trả thu nhập có trách nhiệm hoàn trả cho cá nhân nếu cá nhân đã nghỉ việc, và không được sử dụng khoản nộp thừa này để bù trừ cho cá nhân khác.”

Tuy nhiên, trong bối cảnh doanh nghiệp là bên nộp thay thuế TNCN và chịu trách nhiệm quyết toán với NSNN, thì phần thuế nộp thừa hoặc thiếu về bản chất là một khoản công nợ giữa doanh nghiệp và cá nhân đã ủy quyền. Doanh nghiệp có nghĩa vụ hoàn trả hoặc thu bổ sung phần chênh lệch đó, còn việc sử dụng nguồn nộp thừa để phân bổ cho các cá nhân khác thuộc quyền quản trị nội bộ nếu vẫn đảm bảo nghĩa vụ thuế tổng thể đã hoàn thành với NSNN.

3. Một số quan điểm trên mạng xã hội và góc nhìn thực tế
Trên các nhóm chia sẻ nghiệp vụ, hiện đang có các quan điểm cho rằng: Cần “phích cứng” số thuế nộp thừa theo từng cá nhân; Khoản nộp thừa của người nghỉ việc phải giữ nguyên hoặc hoàn trả đúng người; Doanh nghiệp không được phép điều tiết giữa các cá nhân, dù tất cả đều đã ủy quyền.

Tuy nhiên, trong trường hợp doanh nghiệp là người nộp thay và thực hiện nghĩa vụ thay mặt cho cá nhân, thì mối quan hệ nghĩa vụ thuế là giữa doanh nghiệp và NSNN, không phải giữa cá nhân với NSNN. Danh sách chi tiết chỉ có tính chất kê khai, không phải là công cụ ràng buộc cứng nhắc việc điều tiết nội bộ.

Do vậy, việc yêu cầu "phân bổ cứng từng đồng theo từng người" trong danh sách là khó khả thi nếu xét trên thực tế nghiệp vụ. Quan trọng là tổng số thuế đã nộp đúng nghĩa vụ phát sinh, và doanh nghiệp theo dõi nội bộ minh bạch, rõ ràng.

4. Về danh sách chi tiết và theo dõi nội bộ
Danh sách chi tiết số tiền nộp thuế TNCN đã nộp thay cần thể hiện:

Cột (5): Số tiền nộp vào NSNN theo chứng từ;
Cột (6): Số tiền bù trừ từ kỳ trước (không phát sinh chứng từ mới);
Tổng (5) + (6): Là tổng số thuế đã được xử lý cho từng cá nhân.

Đây là công cụ quan trọng để minh bạch và hỗ trợ giải trình khi cần. Tuy nhiên, trong trường hợp cá nhân đã nghỉ việc, khoản nộp thừa không xử lý được ngay thì doanh nghiệp nên chủ động quản trị.

Gợi ý thực tế: Kế toán nên theo dõi sát tình hình nhân sự để “tiên đoán” những cá nhân có thể nghỉ việc sớm. Khi phát sinh nghĩa vụ thuế, nên ưu tiên bù trừ cho họ trước để tránh treo công nợ nội bộ hoặc thủ tục hoàn trả phức tạp về sau.

5. Góp ý và đề xuất hoàn thiện khung pháp lý
Hiện tại, văn bản hướng dẫn trực tiếp liên quan là Công văn 828/TCT-DNNCN ngày 16/03/2023, mang tính hướng dẫn nghiệp vụ. Tuy nhiên, nội dung còn khái quát, chưa quy định cụ thể: Cách xử lý trường hợp cá nhân nghỉ việc; Phân bổ linh hoạt trong nội bộ khi cá nhân đã ủy quyền.

Từ thực tế nêu trên, rất mong cơ quan có thẩm quyền cân nhắc, tổng hợp các tình huống thực tế và ban hành quy định chi tiết hơn tại cấp Nghị định, hoặc tích hợp vào văn bản quy phạm pháp luật có tính áp dụng rộng rãi. Đồng thời, nên bổ sung phụ lục hướng dẫn và biểu mẫu minh họa để doanh nghiệp có thể thực hiện dễ dàng, nhất quán trên toàn quốc.

Những nội dung này sẽ góp phần giúp doanh nghiệp triển khai đúng, cơ quan thuế dễ kiểm soát, và người lao động được đảm bảo đầy đủ quyền lợi thuế.

6. Kết luận
Việc lập danh sách nộp thuế TNCN thay, xử lý bù trừ, và theo dõi khoản thuế thừa – thiếu giữa các cá nhân là vấn đề nghiệp vụ phổ biến nhưng chưa thực sự có hướng dẫn đầy đủ. Nếu hiểu và áp dụng chưa thống nhất, sẽ dễ phát sinh lúng túng trong xử lý thực tế và chênh lệch trong quan điểm giữa doanh nghiệp với cơ quan thuế.

Bài viết này là một chia sẻ nhỏ trong quá trình học hỏi, mong muốn được làm rõ thêm và nhận góp ý từ cộng đồng làm nghề. Hy vọng trong thời gian tới sẽ có khung pháp lý cụ thể, thực tiễn, vừa đảm bảo đúng luật, vừa hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện thuận tiện, minh bạch và hiệu quả hơn.

Khóa đào tạo cho Kế toán đáp ứng vị trị KTTH, KTT | W1. Tư duy Kế toán 30 chạm 30.

Bấm vào dòng chữ này để đăng ký nhân tư vấn để học W1| Tư duy Kế toán 30 chạm 30.