Quyết Toán Thuế TNCN: Kế toán, HR Hay Chủ Doanh Nghiệp Phải Làm Gì?

Quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) là câu chuyện mỗi năm đều lặp lại, nhưng không phải ai cũng hiểu rõ vai trò của mình trong đó. Có người nghĩ công ty sẽ lo hết, có người lại sợ mình bỏ sót mà không đi làm quyết toán. Vậy thực chất, ai có trách nhiệm quyết toán?

Câu trả lời đơn giản là: Công ty quyết toán phần thu nhập mà họ đã trả, còn cá nhân quyết toán phần thu nhập của chính mình. Vậy nếu hai phần thu nhập này trùng nhau? Có thể bạn sẽ không cần làm gì cả. Nhưng nếu không trùng nhau hoặc rơi vào những trường hợp đặc biệt, bạn sẽ phải tự đi quyết toán.
⸻
1. Tại sao phải quyết toán thuế?
Thuế TNCN không giống như thuế VAT hay thuế doanh nghiệp – nó không có một con số cố định ngay từ đầu. Thuế TNCN được tạm tính, tạm nộp theo từng tháng, từng quý, nhưng cuối năm mới có con số chính xác. quyết toán thuế là bước kiểm tra lại xem bạn đã nộp đúng số thuế phải nộp hay chưa.
• Nếu đã nộp đúng? Không cần làm gì.
• Nếu nộp thừa? Bạn được hoàn thuế.
• Nếu nộp thiếu? Bạn phải nộp bổ sung.
Nó giống như việc bạn đi ăn buffet nhưng chưa biết mình đã lấy bao nhiêu món. Cuối bữa, bạn cần kiểm tra lại để trả đúng số tiền.
⸻
2. Công ty quyết toán gì? Cá nhân quyết toán gì?
Công ty – quyết toán phần thu nhập mà họ đã trả. Khi công ty trả lương cho bạn, họ có trách nhiệm tạm khấu trừ thuế (nếu có) và nộp thay bạn. Đến cuối năm, họ sẽ tổng hợp toàn bộ thu nhập đã trả, làm quyết toán thuế thay cho bạn nếu bạn chỉ có thu nhập từ một công ty và có ủy quyền quyết toán.
Cá nhân – quyết toán phần thu nhập của chính mình. Nếu bạn chỉ có một nguồn thu nhập từ công ty và đã ủy quyền, bạn gần như không cần quan tâm đến việc quyết toán. Nhưng nếu bạn có nhiều nguồn thu nhập (làm thêm, kinh doanh, đầu tư…) hoặc thuộc nhóm không đủ điều kiện ủy quyền (nghỉ việc, chuyển công ty, thu nhập biến động…), bạn phải tự quyết toán.
Nói cách khác, bạn cần đảm bảo rằng mọi khoản thu nhập của mình đều được kê khai đúng và nộp thuế đủ.
⸻
3. Vì sao số liệu khi quyết toán lại chênh lệch?
Một trong những lý do khiến số thuế phải nộp khi quyết toán khác với số đã tạm nộp trong năm là cách tính thuế theo biểu thuế lũy tiến từng phần.
• Trong năm, công ty thường khấu trừ thuế theo thuế suất tạm tính (10%, 20%) hoặc dựa trên mức thu nhập tháng.
• Nhưng khi quyết toán, thuế được tính theo tổng thu nhập cả năm, áp dụng theo biểu thuế lũy tiến với 7 bậc thuế từ 5% đến 35%.
Ví dụ:
• Nếu bạn có 2 công ty trả lương, mỗi công ty chỉ tính thuế suất 10% trên phần thu nhập họ trả, nhưng khi gộp lại, thu nhập thực tế của bạn có thể thuộc bậc thuế 15% hoặc 20%, dẫn đến phải nộp thêm thuế.
• Ngược lại, nếu công ty đã tạm khấu trừ thuế cao hơn mức thực tế bạn phải chịu (do giảm trừ gia cảnh chưa được tính đủ trong năm), bạn sẽ được hoàn thuế.
Chính sự khác biệt về thuế suất và cách tính thuế theo năm thay vì theo tháng khiến số thuế khi quyết toán thường có chênh lệch so với số đã tạm nộp.
⸻
4. Khi nào phải tự đi quyết toán?
Bạn sẽ cần tự quyết toán thuế nếu:
• Có nhiều nguồn thu nhập: Ví dụ, làm việc ở hai công ty trong năm, có hợp đồng ngoài, hoặc có thu nhập từ kinh doanh, đầu tư chứng khoán, cho thuê nhà.
• Không thuộc diện ủy quyền: Nếu bạn nghỉ việc trước thời điểm quyết toán, chuyển công ty nhưng không đủ điều kiện ủy quyền cho một bên làm thay.
• Có thu nhập chưa khấu trừ thuế: Một số khoản thu nhập như tiền lương nhận ngoài hợp đồng, tiền thưởng không qua công ty, hoặc thu nhập từ nước ngoài có thể chưa bị khấu trừ thuế đúng mức.
• Muốn được hoàn thuế: Nếu bạn bị khấu trừ thuế nhiều hơn mức thực tế phải nộp, bạn có quyền làm hồ sơ quyết toán để xin hoàn thuế.
⸻
5. Quyết toán – góc nhìn cận cảnh
Một căn phòng nhỏ, sáng đèn. Bạn mở tờ khai thuế, nhìn vào những con số. Từng khoản thu nhập hiện lên – lương từ công ty A, tiền thưởng từ công ty B, thu nhập từ một dự án ngoài. Cột số thuế đã khấu trừ thấp hơn mức cần nộp. Một con số hiện ra – bạn cần nộp thêm.

Cảnh khác. Một người khác cũng mở tờ khai, nhưng lần này, cột số thuế đã khấu trừ lớn hơn mức cần nộp. Một con số âm hiện lên. Anh ta mỉm cười. Một khoản tiền sẽ được hoàn trả. Quyết toán thuế không phải chỉ là con số trên giấy. Đó là quyền lợi, là nghĩa vụ, là sự minh bạch trong tài chính cá nhân. Là bước cuối cùng để đảm bảo bạn không mất tiền oan, cũng không mắc sai lầm. Dù bạn là ai, chỉ có một nguyên tắc: Thu nhập nào là của bạn, trách nhiệm quyết toán là của bạn.