Ở bài trước, chúng ta đã nói về doanh thu và thời điểm ghi nhận – nơi chỉ cần lệch một nhịp, rủi ro thuế đã âm thầm hình thành. Nhưng nếu doanh thu là phần dễ nhìn thấy trên báo cáo tài chính, thì chi phí lại là nơi chứa nhiều mâu thuẫn nhất giữa doanh nghiệp và cơ quan thuế. Và cũng chính tại đây, rất nhiều chủ doanh nghiệp lần đầu cảm nhận rõ sự khác biệt giữa “mình nghĩ là đúng” và “thuế cho là hợp lý”.
Câu nói tôi nghe nhiều nhất trong quá trình làm việc với doanh nghiệp là: “Chi phí này có đủ hóa đơn, hợp đồng, chuyển khoản đầy đủ, sao vẫn bị loại?” Câu hỏi đó không sai. Nhưng nó xuất phát từ một giả định sai: giả định rằng hình thức đầy đủ đồng nghĩa với bản chất hợp lệ. Trong quản lý thuế, hai điều này không trùng nhau.
Với cơ quan thuế, hóa đơn không phải là bằng chứng cuối cùng. Hợp đồng cũng không phải là câu trả lời trọn vẹn. Tất cả chỉ là dữ liệu ban đầu để họ đặt ra một câu hỏi lớn hơn: khoản chi này có thực sự cần thiết cho hoạt động tạo ra doanh thu hay không? Nếu câu hỏi đó không được trả lời một cách mạch lạc, thì dù chứng từ có đẹp đến đâu, chi phí vẫn đứng trước nguy cơ bị loại.
Một sai lầm phổ biến của doanh nghiệp là nhìn chi phí theo từng dòng riêng lẻ. Mỗi khoản chi đều “có lý do”, đều “có giấy tờ”. Nhưng thuế không đọc chi phí theo cách đó. Thuế đọc chi phí trong mối quan hệ với toàn bộ hoạt động kinh doanh. Khi đặt vào bức tranh tổng thể, có những khoản chi tự nhiên trở nên lạc lõng: không ăn khớp với quy mô doanh thu, không phù hợp với đặc thù ngành nghề, hoặc không tương xứng với cách doanh nghiệp đang vận hành.
Có những chi phí không sai về bản chất, nhưng sai về vai trò. Chúng tồn tại, nhưng không đóng góp rõ ràng vào việc tạo ra doanh thu trong kỳ. Có những chi phí hợp lý về mặt thương mại, nhưng lại không hợp lý về mặt thuế, vì doanh nghiệp không chứng minh được mối liên hệ trực tiếp hoặc gián tiếp của chúng với hoạt động sản xuất kinh doanh. Và khi không chứng minh được, thuế không phủ nhận việc doanh nghiệp đã chi tiền, mà chỉ phủ nhận quyền được trừ.
Điểm mấu chốt nằm ở chỗ này: thuế không đánh giá chi phí theo cảm nhận, mà theo logic. Logic đó đòi hỏi sự nhất quán. Doanh thu đi theo hướng nào, chi phí phải đi cùng hướng đó. Quy mô hoạt động ở mức nào, chi phí phải phản ánh mức độ tương ứng. Khi doanh nghiệp mở rộng mà chi phí không đổi, hoặc chi phí tăng mạnh trong khi doanh thu đứng yên, những câu hỏi sẽ tự động được đặt ra. Và khi không có câu trả lời thuyết phục, rủi ro thuế trở thành điều không tránh khỏi.
Rất nhiều chủ doanh nghiệp giao toàn bộ câu chuyện chi phí cho kế toán xử lý, với niềm tin rằng “kế toán làm đúng là được”. Nhưng thuế không làm việc với kế toán theo nghĩa hẹp. Thuế làm việc với doanh nghiệp như một chỉnh thể, và người chịu trách nhiệm cuối cùng cho chỉnh thể đó không ai khác ngoài chủ doanh nghiệp. Khi chủ doanh nghiệp không nắm được logic chi phí của chính mình, doanh nghiệp đang tự đặt mình vào thế bị động.
Nếu anh/chị là chủ doanh nghiệp, hãy thử dừng lại và tự hỏi: nếu phải giải thích với một người ngoài cuộc, khoản chi này giúp doanh nghiệp vận hành tốt hơn ở điểm nào? Nó hỗ trợ trực tiếp hay gián tiếp cho việc tạo ra doanh thu ra sao? Và nếu loại bỏ khoản chi này, điều gì sẽ thay đổi trong hoạt động kinh doanh? Nếu những câu hỏi này không có câu trả lời rõ ràng, thì vấn đề không nằm ở kế toán, mà nằm ở tư duy quản trị chi phí.
Chi phí không phải là thứ doanh nghiệp “được quyền” đưa vào báo cáo. Chi phí là thứ phải đứng vững trước được sự soi chiếu của logic và thực tế. Khi chủ doanh nghiệp hiểu điều đó, rất nhiều quyết định chi tiêu sẽ được cân nhắc kỹ hơn, không phải vì sợ thuế, mà vì hiểu rằng mỗi khoản chi đều để lại dấu vết pháp lý của riêng nó.
Trong bài tiếp theo của chuỗi “Tư duy thuế cho chủ doanh nghiệp”, chúng ta sẽ bước sang một vùng rủi ro nhạy cảm hơn: vì sao doanh nghiệp không mua bán hóa đơn, nhưng vẫn bị nghi ngờ liên quan đến hóa đơn? Đây là câu chuyện về sự liên đới, về chuỗi giao dịch, và về việc đôi khi doanh nghiệp không làm gì sai, nhưng vẫn phải đối mặt với hệ quả từ cách thị trường vận hành.
Mr Wick Kiểm toán - ATC Academy
Đào tạo, Tư vấn Giải pháp cho Doanh nghiệp, Hộ Kinh doanh
Tel: 093 670 9396
