Doanh Nghiệp Chuyển Tiền Vào Tài Khoản Cá Nhân Để Chi Hộ: Có Được Khấu Trừ Thuế GTGT Không?

Tuy nhiên, khi đưa hoạt động này vào khuôn khổ của pháp luật thuế, đặc biệt là trong bối cảnh Chính phủ ban hành Nghị định 181/2025/NĐ-CP hướng dẫn chi tiết Luật Thuế GTGT sửa đổi năm 2024, thì câu hỏi đặt ra là: việc chuyển tiền vào tài khoản cá nhân như vậy có được xem là hình thức thanh toán không dùng tiền mặt hợp lệ hay không? Và nếu không hợp lệ thì sẽ phát sinh những hệ quả, rủi ro nào về thuế GTGT, thuế TNCN và khả năng giải trình khi quyết toán?

Thứ nhất: Chuyển tiền vào tài khoản cá nhân người lao động có được xem là thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định tại Nghị định 181?

Câu trả lời là: được xem là thanh toán không dùng tiền mặt, nhưng chỉ khi thực hiện đúng theo cơ chế ủy quyền hợp pháp được quy định tại Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP. Nếu tổ chức là bên mua (doanh nghiệp) có ủy quyền bằng văn bản cho cá nhân là người lao động trong tổ chức để thực hiện thanh toán với bên bán, thì việc này được xem là thanh toán không dùng tiền mặt với điều kiện:

- Việc thanh toán phải được thực hiện bằng chuyển khoản từ tài khoản cá nhân của người lao động sang tài khoản của bên bán;

- Phải có văn bản ủy quyền hợp lệ, thể hiện đầy đủ thông tin các bên, nội dung chi hộ, thời gian ủy quyền, có xác nhận của doanh nghiệp;

- Sau đó, doanh nghiệp phải thực hiện hoàn ứng lại đúng số tiền đã thanh toán cho người lao động, đi kèm đầy đủ chứng từ chi.

Đặc biệt, theo quy định mới, ngưỡng bắt buộc phải thanh toán không dùng tiền mặt để được khấu trừ thuế GTGT đã giảm từ 20 triệu đồng xuống còn 5 triệu đồng. Nghĩa là, tất cả các hóa đơn có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên đều phải được thanh toán theo hình thức không dùng tiền mặt đúng quy định thì mới đủ điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào.

Như vậy, việc chuyển tiền vào tài khoản cá nhân người lao động không mặc nhiên được xem là thanh toán không dùng tiền mặt, mà chỉ được chấp nhận khi đi kèm cơ chế ủy quyền chặt chẽ và minh bạch, với toàn bộ dòng tiền được kiểm soát từ đầu đến cuối qua chứng từ. Nếu doanh nghiệp chỉ đơn thuần chuyển khoản mà không có văn bản ủy quyền hoặc không chứng minh được hành vi thanh toán đúng quy định, thì khoản chi phí đó sẽ bị coi là thanh toán bằng tiền mặt và không đủ điều kiện khấu trừ thuế GTGT (nếu hóa đơn từ 5 triệu đồng trở lên), đồng thời cũng có nguy cơ bị loại khỏi chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN.

Thứ hai: Đối với khoản chi không cần hóa đơn thì có bắt buộc phải thanh toán không dùng tiền mặt không? (Xét riêng dưới góc độ thuế giá trị gia tăng)

Luật Thuế GTGT và các văn bản hướng dẫn – bao gồm Nghị định 181 – chỉ đặt ra điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt đối với các khoản chi phí có hóa đơn GTGT từ 5 triệu đồng trở lên. Mục tiêu là để bảo đảm tính minh bạch, chống gian lận thuế và làm cơ sở xác lập quyền khấu trừ thuế GTGT đầu vào.

Trong khi đó, các khoản chi không có hóa đơn GTGT, hoặc không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT – chẳng hạn như chi tiền lương, phụ cấp, công tác phí, mua hàng hóa của hộ cá nhân không thuộc diện xuất hóa đơn GTGT – thì không có thuế GTGT đầu vào để khấu trừ, nên không bị điều chỉnh bởi điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt nếu xét riêng theo luật thuế GTGT. Quy định thanh toán không dùng tiền mặt trong thuế GTGT chỉ nhằm xác lập điều kiện khấu trừ, không phải là nguyên tắc áp dụng chung cho tất cả mọi khoản chi. Những khoản chi không liên quan đến thuế GTGT thì không bị bắt buộc phải chuyển khoản theo Điều 26. Còn ở góc độ thuế TNDN, hiện nay mới có Luật thuế TNDN năm 2025 sửa đổi, phải chờ thêm hướng dẫn nhé. Có thể tạm kết luận mốc 5tr chỉ áp dụng với chi phí PHẢI có hóa đơn.

Thứ ba: Những rủi ro phát sinh nếu doanh nghiệp chuyển tiền vào tài khoản cá nhân người lao động

Thực tiễn đã cho thấy nhiều rủi ro nghiêm trọng khi doanh nghiệp duy trì thói quen chuyển khoản vào tài khoản cá nhân của người lao động mà không có hồ sơ pháp lý đầy đủ.

- Rủi ro đầu tiên là về khấu trừ thuế GTGT. Nếu khoản chi có hóa đơn GTGT từ 5 triệu đồng trở lên mà không được thanh toán đúng hình thức, doanh nghiệp sẽ bị từ chối khấu trừ thuế đầu vào, kể cả khi chứng minh có giao dịch thực.
- Rủi ro thứ hai là về tính chi phí hợp lý khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN. Việc không đáp ứng điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt, không có văn bản ủy quyền rõ ràng, hoặc không chứng minh được bản chất chi hộ có thể khiến khoản chi bị loại khỏi chi phí được trừ.
- Rủi ro thứ ba – và nguy hiểm hơn – là đối với người lao động nhận tiền. Nếu không chứng minh được đây là khoản chi hộ hợp pháp, người lao động có thể bị xem là có thu nhập cá nhân chưa khai báo, và bị ấn định thuế TNCN, gây hậu quả tài chính và uy tín cá nhân.

Ngoài ra, doanh nghiệp cũng sẽ gặp khó khăn trong giải trình nếu không xây dựng quy trình tạm ứng – hoàn ứng rõ ràng, hoặc không có đầy đủ chứng từ chứng minh dòng tiền đi – về một cách hợp lệ và logic.

Nhận định và kết luận của Mr Wick Kiểm toán

Việc chuyển tiền vào tài khoản cá nhân người lao động để thanh toán chi phí cho công ty không bị cấm, nhưng cũng không được tự do áp dụng một cách cảm tính hoặc tùy tiện. Pháp luật thuế hiện hành, mà điển hình là Nghị định 181/2025/NĐ-CP, đã thiết lập một hàng rào pháp lý rõ ràng để đảm bảo rằng các hình thức thanh toán gián tiếp như vậy chỉ được chấp nhận khi tuân thủ đúng quy trình ủy quyền, chứng từ và dòng tiền minh bạch.

Sự thay đổi từ mức 20 triệu xuống 5 triệu đồng trong quy định về điều kiện khấu trừ thuế GTGT cho thấy xu hướng siết chặt quản lý dòng tiền và chống gian lận thuế ngày càng cao, đòi hỏi doanh nghiệp phải điều chỉnh hành vi và hệ thống kế toán – tài chính nội bộ cho phù hợp.

Trong môi trường pháp lý ngày càng minh bạch, việc xây dựng quy trình tạm ứng – hoàn ứng chuyên nghiệp, hạn chế tối đa việc sử dụng tài khoản cá nhân và thay vào đó là các phương thức thanh toán hiện đại, chính danh (ví dụ: thẻ doanh nghiệp, ví điện tử pháp nhân, tài khoản giao dịch phụ...) chính là cách để doanh nghiệp vừa đảm bảo tuân thủ, vừa bảo vệ quyền lợi thuế của mình một cách vững chắc.