Xuất hóa đơn khi xuất hàng bảo hành – nên hay không nên?
Bản chất của hóa đơn: Vì sao phải hay không phải lập? Trong mọi nghiệp vụ kế toán – thuế, để hiểu đúng, tránh rủi ro, không chỉ nhìn vào bề nổi là “có lập hóa đơn hay không”, mà cần hiểu đúng bản chất: hóa đơn sinh ra để làm gì?
Thứ nhất – Hóa đơn là chứng từ cho giao dịch trao đổi hàng hóa, dịch vụ
Theo quy định tại Điều 4, Nghị định 123/2020/NĐ-CP: "Hóa đơn là chứng từ được lập bởi người bán, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, theo quy định pháp luật."
Từ đó, có thể hiểu: Hóa đơn chỉ bắt buộc lập khi có sự chuyển giao giá trị – tức là có bán, trao đổi, cung cấp dịch vụ, dù có hay không thu tiền. Nếu không có yếu tố trao đổi mà chỉ là luân chuyển nội bộ, bảo trì, bảo hành không thu tiền thì bản chất không phải giao dịch phát sinh doanh thu → Có thể không cần hóa đơn.
Như vậy, có lập hóa đơn hay không phụ thuộc vào bản chất của việc xuất hàng: đó có phải là giao dịch mua – bán – trao đổi hay không?
Thứ hai – Xuất linh kiện, vật tư, hàng hóa đi bảo hành: Có phải là bán hàng không?
Tình huống thực tế: Doanh nghiệp xuất linh kiện từ kho để thay thế, sửa chữa sản phẩm cho khách đang còn trong thời hạn bảo hành. Không thu thêm tiền từ khách. Không có sự thay đổi quyền sở hữu, không phát sinh doanh thu. Vậy có phải là bán hàng hay không?
Theo góc nhìn kế toán – thuế: Đây là chi phí phát sinh nội bộ, dùng để thực hiện trách nhiệm bảo hành theo cam kết bán hàng trước đó. Nếu không phát sinh doanh thu, không có sự trao đổi quyền sở hữu, thì cũng có quan điểm cho rằng không cần lập hóa đơn, chỉ cần chứng từ nội bộ đầy đủ: phiếu xuất kho, phiếu bảo hành, biên bản giao nhận...
Thứ ba – Nhưng nếu bảo hành bằng cách đổi nguyên chiếc thì sao?
Một số trường hợp: Hàng hóa bị lỗi nặng, không thể sửa, doanh nghiệp buộc phải đổi mới nguyên chiếc cho khách. Khi đó, có sự xuất nhập lại sản phẩm, và khách hàng nhận sản phẩm mới.
Lúc này, có thể cho rằng: Khách trả lại hàng → Cần có hóa đơn trả lại hàng hóa. Doanh nghiệp xuất lại sản phẩm mới thay thế → Dù không thu tiền, vẫn cần có hóa đơn giao hàng mới, ghi chú “hàng bảo hành, không thu tiền”.
Vì sao? → Vì đây là sự luân chuyển hàng hóa có thay đổi thực thể, tạo ra quyền sở hữu mới với khách hàng, dù không phát sinh thêm doanh thu → pháp lý cần chứng từ đầy đủ để chứng minh nguồn hàng, giá trị, và lý do xuất – nhập hàng hóa.
Thứ tư - Dẫn chứng từ các công văn thuế và văn bản pháp lý. Một số công văn đã được các Cục Thuế địa phương ban hành, có thể tham khảo như sau:
Công văn 3868/CTBNI-TTHT ngày 14/11/2022 của Cục Thuế tỉnh Bắc Ninh: Doanh nghiệp xuất linh kiện thay thế trong thời gian bảo hành, không thu tiền, thì không phải lập hóa đơn. Doanh nghiệp sử dụng phiếu xuất kho, phiếu bảo hành, biên bản giao nhận để hạch toán chi phí bảo hành.
Tạp chí Tài chính doanh nghiệp: Trường hợp hàng bán bị trả lại và bên bán xuất sản phẩm khác thay thế. Nếu hợp đồng có quy định về bảo hành, khi hàng hóa bị hư hỏng không sửa chữa được, phải xuất đổi lại hàng thì bên mua xuất hóa đơn trả hàng (nếu là cá nhân không có hóa đơn thì bên bán thu hồi hóa đơn); đồng thời bên bán khi xuất hàng mới thay thế thì phải xuất kèm hóa đơn (tương ứng với sản phẩm mới) theo đúng quy định tại khoản 1 điều 4 và khoản 2 điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Hàng xuất bảo hành không thu tiền, nội dung ghi trên hóa đơn: Hàng xuất bảo hành không thu tiền. Hai bên căn cứ hóa đơn trả hàng, hóa đơn mới để kê khai, điều chỉnh số thuế GTGT trong kỳ kê khai thuế kế tiếp.
Việc xuất hóa đơn khi bảo hành là vấn đề tưởng đơn giản nhưng tiềm ẩn nhiều rủi ro nếu xử lý thiếu bản chất hoặc máy móc. Vì vậy: Nếu hiểu bản chất là không trao đổi hàng hóa – không phát sinh doanh thu, có thể cân nhắc không lập hóa đơn, nhưng cần chứng từ nội bộ chặt chẽ. Nếu hoạt động thay đổi quyền sở hữu, kể cả không thu tiền, vẫn nên xem xét việc lập hóa đơn xuất – nhập đầy đủ, đảm bảo minh bạch trong hồ sơ thuế.
Tất cả những phân tích và nhận định trong bài viết này hoàn toàn là góc nhìn cá nhân của tác giả, dựa trên quá trình theo dõi thực tiễn và nghiên cứu các văn bản pháp luật hiện hành về thuế và kế toán. Tuy nhiên, việc áp dụng vào thực tế thế nào, xử lý ra sao trong từng tình huống cụ thể, thì rất cần sự tự cân nhắc, lựa chọn trên quan điểm chuyên môn của từng doanh nghiệp. Quan trọng nhất, mọi quyết định nghiệp vụ nên được đối chiếu lại với hướng dẫn chính thức từ cơ quan thuế quản lý trực tiếp, để đảm bảo phù hợp và an toàn trong quá trình thanh – kiểm tra sau này.
Mr Wick Kiểm toán - Đào tạo Kế toán chuyên nghiệp
ATC Academy | Công ty TNHH Đào tạo và Tư vấn Á Châu
Khóa đào tạo cho Kế toán đáp ứng vị trị KTTH, KTT | W1. Tư duy Kế toán 30 chạm 30.
Bấm vào dòng chữ này để đăng ký nhân tư vấn để học W1| Tư duy Kế toán 30 chạm 30.
Hãy ấn like, subcribe các kênh của Mr Wick Kiểm toán để theo dõi và cập nhật các thông tin, kiến thức Kế toán và Thuế mới nhất!
Website: https://taichinhketoanedu.com
Facebook: https://www.facebook.com/mrwickkiemtoan
Youtube: https://www.youtube.com/@mrwickkiemtoan
Tiktok: https://www.tiktok.com/@mrwickkiemtoan
Group: https://www.fb.com/groups/diendanthue.new
