Trong nghề kiểm soát thuế, tôi chưa thấy doanh nghiệp nào “ngã” vì doanh thu, mà đa phần đều ngã ở chi phí. Doanh thu là thứ ai cũng muốn chứng minh, còn chi phí là nơi người ta dễ biện minh nhất. Tôi từng nói với một giám đốc tài chính rằng: “Chi bao nhiêu cũng được, miễn là anh giữ được lý, giữ được hồ sơ, và giữ được niềm tin nghề.” Nhưng nói thì dễ, làm mới là câu chuyện dài.
Một khoản chi hợp lý, dù nhỏ, cũng phản ánh tư duy quản trị của doanh nghiệp. Tôi từng rà một hồ sơ trong đó có khoản chi 120 triệu cho “dịch vụ hỗ trợ kinh doanh”. Hồ sơ rất đẹp: hợp đồng đủ, hóa đơn hợp lệ, thanh toán chuyển khoản. Nhưng khi hỏi đến kết quả dịch vụ, không ai trả lời được. Không có biên bản nghiệm thu, không có chứng cứ thực hiện, không có tài liệu đầu ra. Mọi thứ chỉ dừng ở “giấy tờ hợp lệ”. Và với cơ quan thuế, “hợp lệ” không đủ, họ cần “hợp lý” và “có thật”. Từ năm 2025, cơ quan thuế đã tăng cường đối chiếu dữ liệu giữa chi phí dịch vụ, lao động, và kết quả đầu ra. Một chi phí không chứng minh được giá trị kinh tế thực sẽ dễ bị loại, dù hồ sơ có đẹp đến đâu.
Nguyên tắc mà tôi luôn nhắc với anh em trong nghề là: một khoản chi chỉ thật sự an toàn khi nó đi qua đủ ba tầng – lý, hồ sơ, và dòng tiền.
“Giữ lý” nghĩa là phải chứng minh được rằng chi phí đó phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh, có sự cần thiết, có căn cứ kinh tế rõ ràng. Ví dụ, chi phúc lợi cho người lao động được tính vào chi phí được trừ, nhưng phải nằm trong giới hạn không quá một tháng lương bình quân thực hiện trong năm theo quy định hiện hành tại quy định thuế TNDN. Vượt mức đó, doanh nghiệp không những bị loại khi quyết toán thuế TNDN mà còn ảnh hưởng đến đánh giá quỹ lương và báo cáo tài chính.
“Giữ hồ sơ” là giữ bằng chứng cho mọi điều mình làm. Từ hợp đồng, hóa đơn, chứng từ, đến biên bản bàn giao, phiếu chi, báo cáo nghiệm thu – tất cả đều phải khớp với thời điểm và nội dung thực tế. Một bộ hồ sơ đúng không chỉ là giấy tờ, mà là câu chuyện logic từ đầu đến cuối. Tôi từng thấy một khoản chi sửa chữa máy móc bị loại chỉ vì hóa đơn phát hành trước khi có biên bản nghiệm thu. Về mặt kế toán, đó chỉ là sai lệch thời gian, nhưng với cơ quan thuế, đó là chi phí không đủ căn cứ hình thành.
Và cuối cùng, “giữ niềm tin nghề nghiệp” – điều mà ít ai nói đến, nhưng lại quan trọng nhất. Người làm kế toán hay kiểm soát thuế không chỉ ghi nhận chi phí, mà đang đứng ở ranh giới giữa đúng và sai, giữa hợp lý và hợp thức. Có những lúc, tôi từng bị đề nghị “bỏ qua vài khoản nhỏ thôi, để hồ sơ đẹp hơn”. Nhưng một khi anh chấp nhận đánh đổi niềm tin nghề nghiệp để lấy sự yên ổn nhất thời, anh đã tự đặt doanh nghiệp và chính mình vào vùng rủi ro. Nghề này, sai một lần không phải mất tiền, mà mất uy tín.
Tôi từng hỗ trợ một doanh nghiệp lớn khi họ bị loại gần 3 tỷ chi phí do hồ sơ thiếu chứng minh thực tế. Giám đốc tài chính hỏi tôi: “Giờ làm sao cứu được?” Tôi nói thẳng: “Không thể cứu bằng chứng từ, mà phải cứu bằng logic.” Khi chúng tôi trình bày lại toàn bộ quy trình nghiệp vụ, chứng minh tính kinh tế, bổ sung tài liệu nội bộ, cơ quan thuế đã chấp nhận xem xét lại 70% chi phí. Bởi vì họ nhìn thấy nỗ lực minh bạch và sự trung thực trong cách giải trình. Đôi khi, giữ được niềm tin quan trọng hơn giữ lại vài tỷ chi phí.
Giữ lý, giữ hồ sơ, và giữ niềm tin – đó là ba tầng kiểm soát mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng phải xây cho vững. Bởi một khi hệ thống thuế đã số hóa, dữ liệu là thứ không thể giả được. Doanh nghiệp nào làm thật, người kiểm soát thuế nội bộ sẽ có chỗ đứng vững; còn doanh nghiệp nào làm ảo, mọi thứ sẽ sớm bị lật lên khi dữ liệu chạm nhau.
Tôi viết bài này để nhắc lại một điều giản dị: chi phí không phải là chỗ để sáng tạo, mà là nơi để chứng minh sự trung thực. Và trong bài viết tiếp theo của chuỗi “Kinh nghiệm Kiểm soát Thuế Thực tiễn”, tôi sẽ nói về “Chi thuê ngoài – khi hợp đồng có thật, người làm cũng phải có thật” – một chủ đề mà tôi tin, nhiều doanh nghiệp đang đối mặt mà chưa biết cách kiểm soát sao cho an toàn.
Mr Wick Kiểm toán - ATC Academy
Đào tạo, Tư vấn Giải pháp cho Doanh nghiệp, Hộ Kinh doanh
Liên hệ Đào tạo KTTH, KTT và Tax Tel: 093 670 9396
