“Thanh Toán Từng Lần” Trong Chi Trả Tiền Lương – Kế Toán Nên Tiếp Cận Như Thế Nào?

Bước sang giai đoạn hiện nay, khi Nghị định 320 hướng dẫn Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp được ban hành, vấn đề bắt đầu xuất hiện thêm những góc nhìn mới. Nghị định này đề cập đến điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt đối với tiền lương, tiền công có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên cho từng lần chi trả. Chính cách diễn đạt này đã khiến không ít doanh nghiệp và người làm kế toán phải dừng lại để cân nhắc: “từng lần” trong trường hợp này đang được hiểu theo nghĩa nào?

Trong thời gian gần đây, nội dung này cũng đã được cơ quan thuế trao đổi tại chương trình trả lời trực tuyến ngày 26/12, đồng thời được nhắc lại trong ba công văn của ba cơ quan thuế khác nhau. Điểm chung dễ nhận thấy là việc khẳng định nguyên tắc áp dụng thanh toán không dùng tiền mặt theo tinh thần của Nghị định 320. Tuy nhiên, cách hiểu cụ thể thế nào là “từng lần thanh toán” thì vẫn chưa được định nghĩa một cách rõ ràng và thống nhất.

Nếu tiếp cận theo nghĩa thông thường của ngôn ngữ, “từng lần” có thể đang gắn với mỗi lần doanh nghiệp thực tế chi tiền cho người lao động. Theo hướng nhìn này, trọng tâm sẽ nằm ở hành vi thanh toán: mỗi lần phát sinh một giao dịch chi tiền, một phiếu chi, hay một lần chuyển khoản, thay vì nhìn vào tổng thu nhập của người lao động trong tháng hoặc trong một khoảng thời gian nhất định.

Từ đó cũng xuất hiện thêm một góc nhìn khác, rằng có thể xem xét “từng lần thanh toán” dưới góc độ từng phiếu chi, bất kể khoản chi đó là tạm ứng lương, chi trả lương một tháng hay gộp tiền lương của nhiều tháng. Khi đó, mỗi giao dịch thanh toán sẽ được nhìn nhận độc lập để đối chiếu với ngưỡng 05 triệu đồng theo quy định.

Cách tiếp cận này có thể phù hợp nếu đặt trong logic quản lý dòng tiền và kiểm soát hình thức thanh toán. Tuy nhiên, trong thực tế chi trả tiền lương, mọi thứ không phải lúc nào cũng rạch ròi. Nhiều doanh nghiệp áp dụng cơ chế tạm ứng – quyết toán, hoặc chia nhỏ nhiều lần chi trả do đặc thù dòng tiền, do thỏa thuận lao động, chứ không hẳn xuất phát từ việc “né” quy định.

Ở chiều ngược lại, nếu nhìn “từng lần” theo hướng cộng gộp các khoản chi trả để xác định tổng thu nhập của người lao động trong một kỳ nhất định, thì lại đặt ra một câu hỏi khác: liệu cách hiểu này có đang làm mờ đi cụm từ “từng lần” mà Nghị định 320 đã sử dụng hay không, và tiêu chí gộp sẽ được xác định dựa trên tháng lương, kỳ lương hay một mốc thời gian nào khác?

Có lẽ cũng vì tính chất chưa thật sự rõ ràng này mà trong các công văn và nội dung trao đổi, cơ quan thuế thường sử dụng cách diễn đạt khá mở, nhấn mạnh việc căn cứ tình hình thực tế và đối chiếu quy định pháp luật để thực hiện. Cách diễn đạt này không nhằm khẳng định đúng – sai theo một khuôn mẫu cố định, nhưng cũng cho thấy rằng tính hợp lý, nhất quán và khả năng giải trình của doanh nghiệp sẽ là yếu tố rất quan trọng nếu sau này phát sinh kiểm tra.

Từ góc độ thực hành, có lẽ điều cần quan tâm không chỉ là lựa chọn cách hiểu nào cho khái niệm “thanh toán từng lần”, mà là doanh nghiệp đang đi theo hướng nào thì hướng đó cần có căn cứ rõ ràng. Dù nhìn nhận theo từng phiếu chi, từng lần chi trả hay theo kỳ lương, thì cách làm ấy cũng nên được thể hiện nhất quán trong thỏa ước lao động tập thể, quy chế lương thưởng, hợp đồng lao động, và được thực hiện đồng bộ với việc kê khai, đóng bảo hiểm xã hội đầy đủ theo thực tế phát sinh.

Trong bối cảnh Nghị định 320 đã có hiệu lực nhưng vẫn chưa có thông tư hướng dẫn chi tiết, việc tồn tại nhiều góc nhìn khác nhau là điều khó tránh khỏi. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp đảm bảo được rằng bản chất tiền lương là có thật, việc chi trả là có cơ sở, quyền lợi người lao động được bảo đảm và nghĩa vụ với Nhà nước đã được thực hiện đầy đủ, thì chí ít có thể nói rằng doanh nghiệp không làm sai bản chất và không làm sai nghĩa vụ, kể cả khi còn những vướng mắc liên quan đến hình thức thanh toán trong giai đoạn quy định đang tiếp tục được hoàn thiện.

Có lẽ, trong những vấn đề như thế này, việc tiếp cận thận trọng, lựa chọn cách làm có thể giải trình được và chuẩn bị hồ sơ ngay từ đầu vẫn là hướng đi an toàn hơn, thay vì cố tìm một đáp án “đúng tuyệt đối” khi khuôn khổ pháp lý vẫn đang trong quá trình định hình.

Mr Wick Kiểm toán - ATC Academy
Đào tạo, Tư vấn Giải pháp cho Doanh nghiệp, Hộ Kinh doanh
Liên hệ Đào tạo KTTH, KTT và Tax Tel: 093 670 9396