Sự “Già Dơ” Của Kế Toán Trưởng

Gần đây, tôi gặp khá nhiều bạn kế toán thắc mắc những câu hỏi quen thuộc.

Vì sao hàng mua về phải nhập kho rồi mới được xuất?

Vì sao chi phí không được ghi nhận thẳng mà phải “đi vòng”?

Vì sao bán hàng thu tiền mặt nhưng vẫn bắt ghi qua công nợ?

Ở góc nhìn của người trực tiếp làm nghiệp vụ, những yêu cầu này thường bị xem là rườm rà, máy móc, thậm chí là không cần thiết. Làm nhanh cho xong việc có vẻ hợp lý hơn. Nhưng đó là khi ta chỉ đứng ở một điểm rất gần dòng chảy của chứng từ.

Kế toán trưởng thì đứng ở một điểm khác. Xa hơn. Và rộng hơn.

Khi yêu cầu doanh thu phải đi qua tài khoản công nợ, kể cả bán hàng thu tiền ngay, mục đích không nằm ở bút toán. Mục đích nằm ở dữ liệu. Một doanh nghiệp không chỉ cần biết hôm nay thu được bao nhiêu tiền, mà còn cần biết đã bán cho ai, bán bao nhiêu, tần suất thế nào, và mối quan hệ đó thay đổi ra sao theo thời gian. Nếu doanh thu bị ghi nhận thẳng vào tiền, những thông tin này sẽ vỡ vụn, không thể phân tích một cách hệ thống.

Tương tự, việc mua hàng hay ghi nhận chi phí phải đi qua công nợ phải trả không phải vì kế toán trưởng thích làm khó. Đó là cách để nhìn được toàn cảnh quan hệ với nhà cung cấp. Khi cần đánh giá mức độ phụ thuộc, kiểm soát rủi ro, hoặc đơn giản là đối chiếu phát sinh, dữ liệu đã sẵn sàng. Không cần lần ngược từng phiếu chi, từng dòng ngân hàng để ghép lại một bức tranh vốn dĩ có thể được vẽ ngay từ đầu.

Việc bắt nhập kho công cụ dụng cụ rồi mới xuất phân bổ cũng vậy. Ở thời điểm phát sinh, có thể thấy thừa bước. Nhưng vài tháng sau, khi cần kiểm tra, truy vết, hoặc giải trình với kiểm toán, lúc đó mới thấy giá trị của việc theo dõi từ gốc. Không phải để chứng minh mình làm đúng, mà để biết chính xác doanh nghiệp đang có gì, đã dùng đến đâu và còn lại bao nhiêu.

Ngay cả những khoản chi nhỏ cho người lao động, như thưởng lễ hay hỗ trợ phát sinh, khi được yêu cầu hạch toán qua tài khoản lương, cũng không phải là hình thức. Đó là cách gom các dòng tiền liên quan đến con người về một chỗ. Khi lập báo cáo, khi phân tích chi phí nhân sự, hoặc khi nhìn lại chính sách đãi ngộ, mọi thứ đều có cơ sở rõ ràng thay vì nằm rải rác khắp nơi.

Nếu nhìn kỹ, sẽ thấy điểm chung của tất cả những yêu cầu này không nằm ở sự cầu kỳ, mà nằm ở tư duy kiểm soát. Kế toán trưởng không chỉ làm cho hôm nay, mà làm cho nhiều tháng, nhiều năm sau. Không chỉ làm cho sổ sách chạy, mà làm cho dữ liệu có thể dùng lại, soi lại và chịu được việc bị hỏi tới.

Vì vậy, ở góc nhìn của người làm phần hành, những yêu cầu đó có thể bị xem là hạch sách. Ở góc nhìn của người chịu trách nhiệm cuối cùng, đó là cách giảm rủi ro, giảm tranh cãi và giảm rất nhiều “giải thích về sau”.

Bài viết này không nhằm bênh vực ai, cũng không khẳng định mọi cách làm đều đúng trong mọi hoàn cảnh. Chỉ là một góc nhìn khác để hiểu rằng, phía sau sự “già dơ” đôi khi là kinh nghiệm trả giá bằng sai sót thật, tiền thật và trách nhiệm thật.

Và nếu vẫn còn thấy không hợp lý, cách tốt nhất vẫn là đối thoại trực tiếp. Hỏi để hiểu vì sao họ làm vậy, thay vì đoán rằng đó chỉ là thói quen hay sự cứng nhắc.

Chỉ là vài dòng chia sẻ cá nhân.

Thân mến.

Mr Wick Kiểm toán - ATC Academy
Đào tạo, Tư vấn Giải pháp cho Doanh nghiệp, Hộ Kinh doanh
Tel: 093 670 9396