Trong quá trình đào tạo và hỗ trợ doanh nghiệp, tôi nhận thấy một sai lầm lặp đi lặp lại ở rất nhiều kế toán: cho rằng cứ có hóa đơn đầu vào là được ghi nhận chi phí hoặc tài sản. Tư duy này có thể khiến doanh nghiệp rơi vào tình trạng lệch báo cáo tài chính, bị loại chi phí, thậm chí bị truy thu thuế. Điều quan trọng hơn, là nó phản ánh một sự hiểu chưa đầy đủ về sự khác biệt giữa kế toán và thuế. Vì vậy, hãy cùng phân tích kỹ hơn – không cảm tính, không phòng thủ – mà là nhìn thẳng vào bản chất vấn đề.
Thứ nhất: Hóa đơn đầu vào không phải là "giấy phép ghi nhận chi phí". Hóa đơn là một chứng từ kế toán hợp pháp. Nhưng hóa đơn chỉ phản ánh giao dịch đã được ghi nhận từ phía bên bán – chưa phải là bằng chứng cho thấy doanh nghiệp bên mua đã thực sự nhận và sử dụng dịch vụ đó.
Nhiều trường hợp, bên cung cấp dịch vụ xuất hóa đơn sớm (để hoàn tất nghĩa vụ thuế, hoặc theo yêu cầu hợp đồng tạm ứng). Nhưng nếu dịch vụ chưa được thực hiện, thì kế toán không thể ghi nhận chi phí ngay, bởi làm như vậy là vi phạm nguyên tắc phù hợp và cơ sở dồn tích trong kế toán.
Thứ hai: Kế toán ghi nhận chi phí theo bản chất phát sinh thực tế. Theo Chuẩn mực kế toán Việt Nam (VAS), chi phí chỉ được ghi nhận khi:
- Dịch vụ hoặc hàng hóa đã được thực hiện, cung cấp đầy đủ.
- Doanh nghiệp bắt đầu nhận được lợi ích kinh tế từ giao dịch đó.
- Có cơ sở chắc chắn để xác định giá trị của chi phí.
Nói cách khác, kế toán không ghi nhận theo hóa đơn, mà ghi nhận khi nghiệp vụ kinh tế thực sự phát sinh. Nếu dịch vụ chưa hoàn thành, thì kế toán chỉ ghi nhận tạm ứng trước cho nhà cung cấp, không thể đưa vào chi phí hay tài sản.
Thứ ba: Thuế thu nhập doanh nghiệp chỉ cho phép tính chi phí nếu "thực tế phát sinh". Theo Thông tư 96/2015/TT-BTC – văn bản hướng dẫn về thuế TNDN – thì một khoản chi phí được trừ cần đảm bảo:
- Thực tế phát sinh trong kỳ tính thuế, Liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh.
- Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp.
- Thanh toán đúng hình thức, nếu giá trị từ 20 triệu đồng trở lên.
Trong đó, “thực tế phát sinh” là điều kiện tiên quyết. Nghĩa là, nếu dịch vụ chưa thực hiện mà kế toán đã ghi nhận chi phí, thì khi kiểm tra, cơ quan thuế có quyền loại khoản chi phí đó, bất kể hóa đơn đã hợp lệ, thanh toán đã đầy đủ. Đoạn này nếu có kiểm toán sẽ rõ ràng hơn!
Thứ tư: Một ví dụ để hình dung rõ hơn
Giả sử công ty bạn ký hợp đồng dịch vụ với đối tác, giá trị 100 triệu đồng, tạm ứng toàn bộ trước và nhận hóa đơn ngay. Tuy nhiên, đến tháng sau, bên cung cấp mới bắt đầu triển khai công việc.
Nếu kế toán ghi nhận chi phí đầu vào ngay khi nhận hóa đơn, thì đang ghi nhận sớm hơn bản chất phát sinh. Cách làm đúng là > Khi chuyển tiền: ghi nhận tạm ứng. Khi nhận hóa đơn nhưng dịch vụ chưa thực hiện: chưa ghi nhận chi phí. Khi dịch vụ được cung cấp, có biên bản nghiệm thu: ghi nhận chi phí tại thời điểm đó.
Có những khoản được ghi nhận trong kế toán nhưng không được trừ về thuế (hoặc ngược lại nếu không đúng thời điểm). Vì vậy, kế toán không thể làm việc máy móc theo hóa đơn. Cần phân tích từng nghiệp vụ theo đúng trình tự: hợp đồng – thực hiện – hóa đơn – nghiệm thu – thanh toán. Cứ có hóa đơn là ghi chi phí – đó không phải là cách làm kế toán chuyên nghiệp. Hóa đơn là một phần quan trọng, nhưng để ghi nhận chi phí bạn cần nhiều hơn thế!
Nếu bạn thấy bài viết này hữu ích, có thể chia sẻ cho đồng nghiệp kế toán cùng đọc và áp dụng. Và nếu bạn cần một buổi đào tạo chuyên sâu hoặc phân tích tình huống cụ thể cho doanh nghiệp, tôi luôn sẵn sàng đồng hành.
Mr Wick Kiểm toán - Đào tạo Kế toán chuyên nghiệp
ATC Academy | Công ty TNHH Đào tạo và Tư vấn Á Châu
Khóa đào tạo cho Kế toán đáp ứng vị trị KTTH, KTT | W1. Tư duy Kế toán 30 chạm 30.
Bấm vào dòng chữ này để đăng ký nhân tư vấn để học W1| Tư duy Kế toán 30 chạm 30.
Hãy ấn like, subcribe các kênh của Mr Wick Kiểm toán để theo dõi và cập nhật các thông tin, kiến thức Kế toán và Thuế mới nhất!
Website: https://taichinhketoanedu.com
Facebook: https://www.facebook.com/mrwickkiemtoan
Youtube: https://www.youtube.com/@mrwickkiemtoan
Tiktok: https://www.tiktok.com/@mrwickkiemtoan
Group: https://www.fb.com/groups/diendanthue.new
