Là người đồng hành cùng hàng nghìn bạn kế toán bước vào nghề, tôi nhận thấy rằng giai đoạn nhận việc mới là thời điểm “vàng” để bạn tạo ấn tượng tốt và kiểm soát được rủi ro nghề nghiệp về sau. Nhưng cũng chính ở thời điểm này, nếu không có sự chuẩn bị kỹ lưỡng, kế toán rất dễ "ôm bom nổ chậm" do các vấn đề tồn đọng từ người cũ hoặc hệ thống kế toán không rõ ràng.Dưới đây là 10 lưu ý quan trọng tôi thường nhấn mạnh trong các khóa đào tạo, giúp bạn định hình công việc và bảo vệ mình tốt hơn:
1. Tiếp nhận bàn giao rõ ràng, có biên bản và chữ ký xác nhận
• Yêu cầu người kế toán cũ (nếu có) bàn giao đầy đủ sổ sách, chứng từ, file mềm, tài liệu quan trọng.
• Lập biên bản bàn giao chi tiết và có chữ ký của các bên liên quan (kế toán cũ – kế toán mới – giám đốc/ban lãnh đạo).
• Nếu không có người bàn giao, cần lập biên bản ghi nhận thực trạng hồ sơ tại thời điểm nhận việc để làm cơ sở bảo vệ sau này.
2. Rà soát toàn bộ sổ sách kế toán và báo cáo tài chính
• Kiểm tra các báo cáo tài chính đã nộp: BCTC, quyết toán thuế TNDN, TNCN, báo cáo hóa đơn, báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, báo cáo thuế GTGT…
• So sánh dữ liệu sổ sách và dữ liệu trên phần mềm (nếu có).
• Lưu ý các khoản mục trọng yếu: tồn kho, công nợ, TSCĐ, lỗ lũy kế, doanh thu – chi phí bất thường.
3. Kiểm tra tờ khai thuế đã nộp và nghĩa vụ thuế còn phải thực hiện
• Truy cập tài khoản thuế điện tử, iHTKK, eTax, HDDT, BHXH để kiểm tra lịch sử tờ khai và tra soát nghĩa vụ còn thiếu sót.
• Tải và lưu trữ dữ liệu để đối chiếu về sau.
4. Kiểm tra tài khoản ngân hàng – tiền mặt – tiền gửi
• Đối chiếu số dư tiền mặt và tiền gửi với sổ sách kế toán.
• Yêu cầu doanh nghiệp cung cấp sao kê ngân hàng nếu cần.
• Kiểm tra các phiếu thu – chi, UNC có đúng mẫu biểu, chữ ký, người phê duyệt không.
5. Soát lại công nợ phải thu – phải trả
• In toàn bộ công nợ khách hàng – nhà cung cấp, lọc các khoản đã quá hạn hoặc không có đối chiếu.
• Nếu có thể, gửi email đối chiếu lại công nợ đầu kỳ.
• Làm việc với bộ phận kinh doanh/xuất nhập khẩu để hiểu bản chất giao dịch.
6. Kiểm tra tồn kho – vật tư – hàng hóa – TSCĐ
• Làm việc với kho để kiểm tra sổ kho, tồn thực tế và sổ sách kế toán có khớp không.
• Rà lại phiếu nhập – xuất – thẻ kho nếu doanh nghiệp chưa có phần mềm.
• Kiểm kê tài sản cố định, đánh giá giá trị, tình trạng sử dụng và khấu hao hợp lý.
7. Soát xét hợp đồng kinh tế và các hồ sơ pháp lý
• Kiểm tra lại các hợp đồng mua – bán – dịch vụ – thuê – lao động – vay mượn…
• Đảm bảo hóa đơn, chứng từ kèm theo hợp lệ và đầy đủ.
• Các hợp đồng có thời gian kéo dài nên lưu ý cách phân bổ chi phí, doanh thu.
8. Làm việc với bộ phận nhân sự về lao động, tiền lương, BHXH
• Kiểm tra hợp đồng lao động, bảng lương, bảng chấm công, hồ sơ BHXH…
• Đối chiếu dữ liệu giữa bộ phận nhân sự và sổ sách kế toán.
• Kiểm tra nộp thuế TNCN, quyết toán thuế TNCN theo tháng – quý – năm.
9. Đánh giá hệ thống kế toán, phần mềm, quy trình nội bộ
• Hệ thống kế toán có ổn định, chuẩn mực không?
• Có quy trình nhập liệu, kiểm tra – phê duyệt – lưu trữ chứng từ rõ ràng không?
• Phần mềm kế toán có đáp ứng yêu cầu hay cần cải tiến?
10. Lập kế hoạch cải tiến, kiến nghị điều chỉnh nếu cần
• Ghi nhận các sai sót, bất hợp lý, thiếu sót để báo cáo lại với quản lý.
• Đưa ra các kiến nghị điều chỉnh sổ sách, cải tiến quy trình, bổ sung hồ sơ nếu cần thiết.
• Xây dựng lộ trình công việc rõ ràng trong 1–3 tháng đầu để thể hiện năng lực và tạo lòng tin.
Nhận công việc mới không chỉ là tiếp quản hồ sơ mà còn là quá trình bạn đánh giá toàn diện một hệ thống kế toán và đặt nền móng cho vai trò của mình trong doanh nghiệp. Hãy luôn giữ tinh thần kiểm tra kỹ – ghi nhận rõ – bảo vệ mình – cải tiến hệ thống. Đây là hành trang để bạn vững vàng trong nghề kế toán đầy thách thức nhưng cũng nhiều cơ hội phát triển.
Mr Wick Kiểm toán - Đào tạo Kế toán chuyên nghiệp
ATC Academy | Công ty TNHH Đào tạo và Tư vấn Á Châu
Khóa đào tạo cho Kế toán đáp ứng vị trị KTTH, KTT | W1. Tư duy Kế toán 30 chạm 30.
Bấm vào dòng chữ này để đăng ký nhân tư vấn để học W1| Tư duy Kế toán 30 chạm 30.
Hãy ấn like, subcribe các kênh của Mr Wick Kiểm toán để theo dõi và cập nhật các thông tin, kiến thức Kế toán và Thuế mới nhất!
Website: https://taichinhketoanedu.com
Facebook: https://www.facebook.com/mrwickkiemtoan
Youtube: https://www.youtube.com/@mrwickkiemtoan
Tiktok: https://www.tiktok.com/@mrwickkiemtoan
Group: https://www.fb.com/groups/diendanthue.new
