Hàng cho, biếu, tặng không phải là hoạt động bán hàng, nhưng vẫn làm phát sinh đầy đủ nghĩa vụ về hóa đơn và thuế như một giao dịch thông thường. Nhiều doanh nghiệp vẫn quen nghĩ rằng không thu tiền thì không cần xuất hóa đơn, và đó chính là điểm khởi đầu của phần lớn các khoản truy thu sau này. Chỉ cần sai một khâu trong chuỗi hóa đơn, kê khai và hồ sơ, doanh nghiệp có thể vừa mất quyền khấu trừ thuế GTGT đầu vào vừa bị loại toàn bộ chi phí quà tặng khi quyết toán. Bài viết dưới đây chốt lại bốn nội dung mà Kế toán cần xử lý đúng theo các quy định có hiệu lực trong năm 2026.
Xuất Hóa Đơn Khi Cho, Biếu, Tặng Hàng Hóa
Căn cứ khoản 1 Điều 4 Nghị định 254/2026/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 01/7/2026, thay thế Nghị định 123/2020 và Nghị định 70/2025, hàng hóa và dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng bắt buộc phải lập hóa đơn điện tử giao cho người nhận. Quy định không dành bất kỳ ngoại lệ nào cho lý do không thu tiền hay giá trị quà tặng nhỏ. Đây là điểm khác biệt cơ bản giữa nghĩa vụ lập hóa đơn và nghĩa vụ ghi nhận doanh thu mà Kế toán rất hay nhầm lẫn. Hóa đơn phải được lập ngay cả khi bên nhận là cá nhân không có mã số thuế.
Về thời điểm lập, Điều 9 xác định hóa đơn được lập tại thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa, tức là ngày thực tế trao quà cho người nhận. Doanh nghiệp không được lấy ngày mua hàng làm ngày lập hóa đơn, cũng không được dồn tùy tiện các lần tặng về cuối kỳ cho tiện sổ sách. Trường hợp phát sinh nhiều lần biếu, tặng trong cùng tháng hoặc cùng quý, doanh nghiệp được lập một hóa đơn tổng hợp kèm bảng kê chi tiết từng lần. Đây là cách xử lý hợp lệ và giúp giảm đáng kể khối lượng hóa đơn phải phát hành.
Giá tính thuế GTGT được xác định theo khoản 1 Điều 6 Nghị định 181/2025/NĐ-CP, là giá của hàng hóa, dịch vụ cùng loại hoặc tương đương tại thời điểm biếu, tặng. Điều này có nghĩa là dù không thu một đồng nào, doanh nghiệp vẫn phải kê khai thuế GTGT đầu ra theo giá bán thị trường và đúng thuế suất của mặt hàng. Việc ghi giá bằng không hoặc ghi giá tượng trưng trên hóa đơn tặng quà là sai và sẽ bị ấn định lại khi cơ quan Thuế kiểm tra.
Hạch Toán Hàng Cho, Biếu, Tặng Theo Thông Tư 99/2025/TT-BTC
Thông tư 99/2025/TT-BTC áp dụng từ ngày 01/01/2026, thay thế Thông tư 200/2014, và đây là văn bản Kế toán phải bám khi định khoản nghiệp vụ quà tặng trong năm 2026. Với hàng tặng khách hàng bên ngoài, doanh nghiệp ghi Nợ tài khoản 641 theo giá vốn hàng tặng, ghi Có tài khoản 155 hoặc 156, đồng thời ghi Có tài khoản 3331 phần thuế GTGT đầu ra phải nộp. Điểm cần nhớ là không ghi nhận doanh thu đối với hàng tặng khách hàng bên ngoài, bởi bản chất đây là chi phí bán hàng chứ không phải một giao dịch tiêu thụ. Ghi nhận doanh thu trong trường hợp này sẽ làm sai lệch cả báo cáo kết quả kinh doanh lẫn tờ khai thuế.
Trường hợp tặng quà cho người lao động và nguồn chi lấy từ quỹ khen thưởng, phúc lợi thì cách hạch toán hoàn toàn khác. Kế toán ghi Nợ tài khoản 353 theo tổng giá thanh toán, ghi Có tài khoản 511 phần doanh thu và ghi Có tài khoản 3331 phần thuế GTGT đầu ra. Song song với bút toán trên, doanh nghiệp phản ánh giá vốn bằng cách ghi Nợ tài khoản 632 và ghi Có tài khoản 155 hoặc 156. Việc phân biệt rõ hai luồng hạch toán này giúp doanh nghiệp tránh vừa ghi sai bản chất nghiệp vụ vừa xác định sai chi phí được trừ.
Ba Lưu Ý Quan Trọng Về Thuế GTGT
Lưu ý thứ nhất là quyền khấu trừ thuế GTGT đầu vào. Theo khoản 7 Điều 23 Nghị định 181/2025/NĐ-CP, hàng hóa dùng để cho, biếu, tặng, khuyến mại, quảng cáo phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh vẫn được khấu trừ thuế đầu vào. Điều kiện đi kèm là phải có hóa đơn hợp pháp và có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hóa đơn từ 5 triệu đồng trở lên. Chỉ cần trả bằng tiền mặt, doanh nghiệp mất quyền khấu trừ và thường bị loại luôn cả khoản chi phí tương ứng.
Lưu ý thứ hai là phải phân biệt thật rõ giữa biếu tặng và khuyến mại, vì hai trường hợp này có giá tính thuế khác nhau. Hàng khuyến mại thực hiện đúng pháp luật thương mại, có thông báo hoặc đăng ký chương trình với cơ quan quản lý thì giá tính thuế GTGT bằng không. Ngược lại, hàng tặng nằm ngoài chương trình hoặc chương trình có thủ tục không hợp lệ sẽ bị tính thuế như biếu tặng theo giá của hàng hóa tương đương. Vì vậy, nếu muốn hưởng giá tính thuế bằng không, doanh nghiệp bắt buộc phải hoàn thiện hồ sơ khuyến mại đúng thủ tục trước khi phát hàng ra thị trường.
Lưu ý thứ ba là bộ hồ sơ đi kèm phải đầy đủ và nhất quán. Một bộ hồ sơ an toàn thường gồm quyết định hoặc kế hoạch tặng quà nêu rõ mục đích, danh sách người nhận, hóa đơn đầu vào của hàng mua để tặng, phiếu xuất kho, hóa đơn đầu ra khi tặng và chứng từ thanh toán qua ngân hàng. Trong số này, danh sách người nhận là tài liệu bị thiếu nhiều nhất và cũng là điểm cơ quan Thuế khai thác đầu tiên khi kiểm tra. Thiếu danh sách người nhận, doanh nghiệp gần như không còn cơ sở để chứng minh khoản chi phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh.
Chi Phí Quà Tặng Khi Tính Thuế TNDN
Căn cứ Luật Thuế TNDN số 67/2025 và Nghị định 320/2025/NĐ-CP, chi quà biếu, tặng không còn bị khống chế mức trần như quan niệm cũ của nhiều Kế toán. Khoản chi này được tính vào chi phí được trừ khi đáp ứng đủ ba điều kiện: khoản chi thực tế phát sinh và liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh, có đủ hóa đơn và chứng từ hợp pháp, đồng thời được thanh toán không dùng tiền mặt theo ngưỡng quy định. Ba điều kiện này phải cùng thỏa mãn, chỉ thiếu một điều kiện là toàn bộ khoản chi bị loại.
Một chi tiết có lợi cho doanh nghiệp nhưng thường bị bỏ sót là phần thuế GTGT đầu ra mà doanh nghiệp nộp thay cho hàng tặng cũng được tính vào chi phí được trừ. Nói cách khác, doanh nghiệp không phải chịu thiệt hai lần khi vừa nộp thuế đầu ra vừa không được ghi nhận chi phí. Điều kiện vẫn là hồ sơ chứng minh mục đích tặng quà phục vụ hoạt động kinh doanh phải rõ ràng và đầy đủ.
Kết Luận
Xử lý hàng cho, biếu, tặng thực chất chỉ xoay quanh bốn việc: xuất hóa đơn đúng ngày trao quà, kê khai thuế GTGT đầu ra theo giá hàng hóa tương đương, thanh toán qua ngân hàng khi mua hàng và lưu đủ bộ hồ sơ chứng minh. Làm đủ bốn việc này, doanh nghiệp vừa giữ được quyền khấu trừ thuế GTGT đầu vào vừa giữ trọn khoản chi phí được trừ khi quyết toán thuế TNDN. Ngược lại, chỉ cần thiếu một việc, rủi ro truy thu và phạt là gần như chắc chắn mỗi khi cơ quan Thuế vào kiểm tra. Đây là nghiệp vụ nhỏ về giá trị nhưng lớn về rủi ro, nên rất đáng để Kế toán chuẩn hóa ngay từ đầu năm.
