Trong hành trình đào tạo và đồng hành cùng nhiều Hộ kinh doanh, tôi thường nhận được một câu hỏi tưởng chừng đơn giản, nhưng lại ẩn chứa rất nhiều lớp lang pháp lý và thực tiễn: “Hộ kinh doanh có cần phải lưu giữ hóa đơn đầu vào khi mua hàng hóa, dịch vụ hay không?” Câu trả lời không nằm ở một văn bản nào cụ thể, mà là sự đan xen giữa luật thuế, luật bảo vệ người tiêu dùng, luật chất lượng hàng hóa và cả thực tế kiểm tra, xử lý trên thị trường. Để hiểu thấu đáo vấn đề này, tôi sẽ phân tích theo từng lớp bản chất, từ góc độ thuế đến các ràng buộc pháp lý khác mà Hộ kinh doanh không thể bỏ qua.
Thứ nhất, xét về nghĩa vụ theo pháp luật thuế hiện hành.
Theo quy định tại Thông tư 40/2021/TT-BTC, Hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh chỉ phải thực hiện chế độ kế toán, hóa đơn, chứng từ nếu họ nộp thuế theo phương pháp kê khai. Đây là phương pháp áp dụng cho những hộ có quy mô lớn, doanh thu cao hoặc tự nguyện kê khai. Trong khi đó, phần lớn Hộ kinh doanh hiện nay nộp thuế theo phương pháp khoán hoặc khoán kết hợp tỷ lệ, tức là cơ quan thuế ấn định doanh thu, ấn định mức thuế phải nộp theo tỷ lệ và không yêu cầu kê khai chi tiết từng hóa đơn đầu vào, đầu ra.
Từ đó, nhiều người hiểu nhầm rằng mình không cần lưu hóa đơn đầu vào vì “thuế không hỏi đến”. Tuy nhiên, đây là cái nhìn hẹp, chỉ xoay quanh mục tiêu tính thuế. Hóa đơn không chỉ để phục vụ cho việc kê khai thuế, mà còn là căn cứ chứng minh tính hợp pháp của hàng hóa, và chúng ta sẽ thấy rõ điều này khi mở rộng ra các pháp luật khác ngoài luật thuế.
Thứ hai, xét về trách nhiệm chứng minh nguồn gốc hàng hóa theo pháp luật bảo vệ người tiêu dùng và quản lý thị trường.
Theo Luật Bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng 2023, các cá nhân, tổ chức kinh doanh có trách nhiệm cung cấp thông tin trung thực, đầy đủ về hàng hóa, bao gồm nguồn gốc xuất xứ. Tức là, nếu có khiếu nại hoặc kiểm tra, người kinh doanh phải chứng minh được hàng mình bán ra có nguồn gốc rõ ràng.
Không dừng lại ở đó, hành vi kinh doanh hàng không rõ nguồn gốc bị nghiêm cấm. Nghĩa vụ của người bán là phải kiểm tra nguồn gốc, xuất xứ hàng hóa trước khi kinh doanh. Nói cách khác, kể cả khi không phải doanh nghiệp lớn, người bán vẫn bị ràng buộc bởi nguyên tắc tối thiểu của thị trường: hàng hóa lưu thông phải có dấu vết hợp pháp.
Thứ ba, theo Nghị định 98/2020/NĐ-CP, không có hóa đơn đầu vào có thể bị xử phạt như đang bán hàng trôi nổi.
Nghị định này định nghĩa “hàng hóa không rõ nguồn gốc, xuất xứ” là hàng không có căn cứ chứng minh nguồn gốc, có thể là thiếu nhãn mác, thiếu bao bì, hoặc thiếu chứng từ như hóa đơn, hợp đồng, vận đơn, biên bản giao nhận...
Nếu bị cơ quan quản lý thị trường kiểm tra mà không có những giấy tờ này, hộ kinh doanh có thể bị xử phạt lên tới 50 triệu đồng cho mỗi hành vi, chưa kể có thể bị tịch thu hàng hóa hoặc xử phạt bổ sung nếu kinh doanh thực phẩm, mỹ phẩm, dược phẩm, v.v.
Điều này cho thấy: dù pháp luật thuế không bắt buộc phải giữ hóa đơn, thì pháp luật thị trường lại yêu cầu phải có giấy tờ chứng minh nguồn gốc hàng hóa. Và hóa đơn đầu vào chính là căn cứ rõ ràng và mạnh nhất để chứng minh điều đó.
Thứ tư, trong một số trường hợp đặc biệt, Hộ kinh doanh bắt buộc phải xuất trình hóa đơn đầu vào.
Ví dụ điển hình là khi hộ khoán có nhu cầu xuất hóa đơn lẻ do cơ quan thuế cấp từng lần theo quy định tại Thông tư 40. Lúc này, để được cấp hóa đơn, Hộ kinh doanh phải xuất trình hóa đơn, hợp đồng, chứng từ đầu vào để chứng minh tính hợp pháp của hàng hóa trước khi xuất bán. Nếu không có hóa đơn đầu vào, cơ quan thuế có thể từ chối cấp hóa đơn bán hàng.
Như vậy, hóa đơn đầu vào không chỉ là “giấy tờ lưu để đó”, mà có lúc trở thành điều kiện bắt buộc để được tiếp tục kinh doanh hợp pháp.
Thứ năm, trong trường hợp mua hàng từ cá nhân không kinh doanh – vẫn phải lưu giữ giấy tờ chứng minh giao dịch.
Đúng là theo Điều 2 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, cá nhân không kinh doanh không có nghĩa vụ xuất hóa đơn, nên khi Hộ kinh doanh mua hàng từ họ sẽ không có hóa đơn đầu vào. Tuy nhiên, điều đó không có nghĩa là “khỏi phải lưu gì cả”. Ngược lại, càng phải có các giấy tờ thay thế như: biên bản bàn giao hàng hóa, chứng từ vận chuyển (vận đơn), giấy viết tay xác nhận thỏa thuận, hoặc chứng từ thanh toán. Miễn là có căn cứ để khi cần, chứng minh được hàng hóa đó có giao dịch thực sự và không phải hàng hóa không rõ nguồn gốc.
Anh/Chị làm Hộ kinh doanh có thể không cần kê khai thuế theo hóa đơn đầu vào. Nhưng nếu thiếu hóa đơn và chứng từ, thì sẽ luôn ở trong trạng thái rủi ro: không đủ cơ sở xin hóa đơn bán ra, không thể chứng minh nguồn gốc hàng hóa khi kiểm tra, và có thể bị xử phạt hành chính rất nặng nếu bị đánh giá là bán hàng trôi nổi.
Một người kinh doanh thông minh là người biết bảo vệ uy tín của mình bằng chứng từ, hóa đơn, biên bản, vận đơn – tất cả những gì có thể chứng minh rằng hàng hóa của mình là hợp pháp, minh bạch và có trách nhiệm. Hóa đơn đầu vào không phải là “gánh nặng hành chính”, mà là “bằng chứng tự bảo vệ” trong một thị trường ngày càng minh bạch và nhiều rủi ro.
Khóa đào tạo cho Kế toán đáp ứng vị trị KTTH, KTT | W1. Tư duy Kế toán 30 chạm 30.
Khóa đào tạo cho Kế toán đáp ứng vị trị KTTH, KTT | W1. Tư duy Kế toán 30 chạm 30.
Bấm vào dòng chữ này để đăng ký nhân tư vấn để học W1| Tư duy Kế toán 30 chạm 30.
Mr Wick Kiểm toán - Đào tạo Kế toán chuyên nghiệp
ATC Academy | Công ty TNHH Đào tạo và Tư vấn Á Châu
Hãy ấn like, subcribe các kênh của Mr Wick Kiểm toán để theo dõi và cập nhật các thông tin, kiến thức Kế toán và Thuế mới nhất!
Website: https://taichinhketoanedu.com
Facebook: https://www.facebook.com/mrwickkiemtoan
Youtube: https://www.youtube.com/@mrwickkiemtoan
Tiktok: https://www.tiktok.com/@mrwickkiemtoan
Group: https://www.fb.com/groups/diendanthue.new
