Một câu hỏi Kế toán rất hay gặp là doanh nghiệp mua nông, lâm, thủy sản của cá nhân và lập Bảng kê 02/TNDN thì có phải lưu hồ sơ chứng minh người bán thực sự là người trực tiếp sản xuất, nuôi trồng hay không. Câu hỏi này xuất hiện nhiều đến mức trở thành nỗi lo thường trực của các doanh nghiệp thương mại nông sản và chế biến thực phẩm. Theo tôi, muốn trả lời cho đúng thì phải tách bạch hai vấn đề khác nhau: điều gì pháp luật bắt buộc và điều gì doanh nghiệp cần có để tự bảo vệ mình khi bị kiểm tra. Nhầm lẫn hai vấn đề này là lý do khiến nhiều doanh nghiệp vừa làm thừa thủ tục vừa vẫn bị loại chi phí.
Pháp Luật Không Bắt Buộc Phải Có Giấy Xác Nhận Là Nông Dân
Quy định hiện hành cho phép doanh nghiệp lập Bảng kê 02/TNDN đối với trường hợp mua sản phẩm nông, lâm, thủy sản của người sản xuất, đánh bắt trực tiếp bán ra. Tuy nhiên, quy định không hề yêu cầu bắt buộc phải có giấy xác nhận của Ủy ban nhân dân xã về việc người bán là nông dân, giấy chứng nhận quyền sử dụng đất đứng tên người bán, giấy xác nhận nghề nghiệp hay bất kỳ mẫu riêng nào xác nhận người trực tiếp sản xuất. Vì vậy, quan điểm cho rằng muốn lập Bảng kê 02/TNDN thì bắt buộc phải xin xã xác nhận người bán là nông dân là chưa có căn cứ pháp lý. Doanh nghiệp không nên tự đặt thêm rào cản thủ tục cho chính mình dựa trên một yêu cầu không tồn tại trong văn bản.
Không Có Giấy Xác Nhận Không Có Nghĩa Là Không Cần Chứng Minh
Đây mới là điểm Kế toán cần đặc biệt lưu ý và cũng là chỗ nhiều doanh nghiệp chủ quan nhất. Điều kiện pháp luật đặt ra không phải là mua hàng của cá nhân, mà là mua của người trực tiếp sản xuất, nuôi trồng hoặc đánh bắt bán ra. Nếu ông A tự trồng bưởi rồi bán cho doanh nghiệp thì có thể thuộc trường hợp được lập bảng kê, nhưng nếu ông A mua bưởi của nhiều hộ khác rồi gom lại bán thì về bản chất ông A là người thu mua chứ không phải người trực tiếp sản xuất số hàng đó. Một tờ Bảng kê 02/TNDN không thể biến người thu gom thành người trực tiếp sản xuất, dù chữ ký và thông tin trên bảng kê có đầy đủ đến đâu.
Do đó, doanh nghiệp phải có cơ sở để trả lời được một câu hỏi rất cụ thể khi cơ quan Thuế đặt ra: tại sao doanh nghiệp xác định người bán chính là người trực tiếp tạo ra số hàng đã bán? Trả lời được câu hỏi này bằng chứng cứ thực tế mới là điều quyết định, chứ không phải bằng một tờ giấy xác nhận mang tính hình thức. Đây cũng là khác biệt giữa hồ sơ đủ về mặt hình thức và hồ sơ vững về mặt bản chất giao dịch.
Doanh Nghiệp Nên Lưu Những Hồ Sơ Gì
Theo hướng quản trị rủi ro, bộ hồ sơ tối thiểu nên có thông tin căn cước công dân và địa chỉ người bán, Bảng kê 02/TNDN, hợp đồng hoặc thỏa thuận thu mua, phiếu cân, biên bản giao nhận và phiếu nhập kho, cùng với chứng từ thanh toán. Bên cạnh đó, doanh nghiệp nên có bản cam kết của người bán về việc trực tiếp sản xuất, thông tin về địa điểm sản xuất, diện tích, loại cây trồng vật nuôi và sản lượng, hồ sơ về đất, thuê đất, ao nuôi hoặc vùng trồng nếu có. Với những giao dịch giá trị lớn, tài liệu truy xuất nguồn gốc và hình ảnh vùng sản xuất cũng rất đáng để lưu lại. Không phải hồ sơ nào trong số này cũng là chứng từ bắt buộc theo luật, nhưng chúng giúp doanh nghiệp chứng minh bản chất giao dịch khi cơ quan Thuế kiểm tra.
Không Nên Máy Móc Bắt Buộc Phải Có Sổ Đỏ
Người trực tiếp sản xuất hoàn toàn có thể canh tác trên đất thuê, đất mượn, đất của cha mẹ hoặc vợ chồng, đất nhận khoán, hoặc nuôi trồng trên ao thuê. Vì vậy, sổ đỏ chỉ là một chứng cứ hỗ trợ chứ không phải điều kiện duy nhất để xác định người trực tiếp sản xuất. Điều thực sự cần chứng minh là người bán có hoạt động sản xuất thực tế và sản lượng bán ra phù hợp với quy mô sản xuất của họ. Đòi hỏi sổ đỏ trong mọi trường hợp vừa không đúng quy định vừa làm doanh nghiệp mất cơ hội mua hàng hợp lệ.
Sản Lượng Là Điểm Kế Toán Rất Dễ Bỏ Sót
Giả sử một cá nhân chỉ có 2.000 m² đất nhưng trong năm bán cho doanh nghiệp tới 500 tấn nông sản. Dù hồ sơ có đủ chữ ký và đúng biểu mẫu, cơ quan Thuế hoàn toàn có thể đặt câu hỏi liệu diện tích đó có thể tạo ra sản lượng như vậy hay không. Khi đó, rủi ro không còn nằm ở việc thiếu chứng từ mà nằm ở tính hợp lý của chính giao dịch. Vì vậy, với nhà cung cấp có giá trị lớn hoặc giao dịch thường xuyên, doanh nghiệp nên theo dõi quan hệ giữa diện tích, năng suất và số vụ để ước lượng sản lượng hợp lý trước khi ký hợp đồng thu mua.
Điều Kế Toán Cần Nhớ
Thay vì hỏi người này có phải nông dân không, Kế toán nên hỏi số hàng doanh nghiệp mua có thực sự do người này trực tiếp sản xuất, nuôi trồng hoặc đánh bắt hay không. Đây mới là vấn đề pháp lý cốt lõi của toàn bộ câu chuyện. Cũng đừng hiểu Bảng kê 02/TNDN như một cánh cửa thay thế hóa đơn cho mọi giao dịch mua của cá nhân, bởi bảng kê chỉ được sử dụng khi bản chất giao dịch thuộc đúng trường hợp pháp luật cho phép.
Theo tôi, hồ sơ tốt nhất không phải là một tờ xác nhận nông dân, mà là một chuỗi chứng cứ đi từ người bán đến vùng sản xuất, sản lượng, giao hàng, nhập kho và cuối cùng là thanh toán. Khi chuỗi này hợp lý và nhất quán, Bảng kê 02/TNDN mới thực sự có sức thuyết phục trước cơ quan Thuế. Ngược lại, nếu nguồn hàng không rõ, sản lượng bất hợp lý và người bán thực chất là người thu gom thì dù bảng kê có đủ chữ ký, rủi ro thuế vẫn rất lớn.
Hãy ấn like, subscribe các kênh của Mr Wick Kiểm toán để theo dõi và cập nhật các thông tin, kiến thức Kế toán và Thuế mới nhất!
Website: https://taichinhketoanedu.com
Facebook: https://www.fb.com/mrwickkiemtoan
Group: https://www.fb.com/groups/diendanthue.new
Channel: https://www.messenger.com/channel/mrwickkiemtoan
Youtube: https://www.youtube.com/@mrwickkiemtoan
Tiktok: https://www.tiktok.com/@mrwickkiemtoan
