Ở giai đoạn đầu, doanh nghiệp nào cũng giống nhau: ít giao dịch, ít nhân sự, ít áp lực. Khi đó, một hệ thống kế toán đơn giản, thậm chí mang tính “thủ công”, lại là lợi thế. Nó linh hoạt, nhanh, dễ xoay xở. Chủ doanh nghiệp quen với việc chỉ cần hỏi kế toán một câu là có ngay con số mình cần. Mọi thứ gọn gàng, dễ kiểm soát, không ai thấy có vấn đề gì.
Nhưng rồi doanh nghiệp lớn lên. Doanh thu tăng, giao dịch nhiều hơn, mô hình kinh doanh phức tạp hơn. Và chính tại thời điểm đó, hệ thống kế toán từng giúp doanh nghiệp sống sót bắt đầu trở thành nguồn rủi ro lớn nhất.
Nguy hiểm đầu tiên đến từ sự quen thuộc. Kế toán cũ hiểu doanh nghiệp quá rõ, hiểu đến mức nhiều quy trình không cần văn bản, nhiều quyết định chỉ tồn tại trong trí nhớ. Điều này không sai khi doanh nghiệp còn nhỏ. Nhưng khi quy mô lớn, sự “hiểu ngầm” đó khiến hệ thống mất khả năng giải thích. Đến lúc cơ quan thuế hỏi “vì sao ghi nhận như vậy”, doanh nghiệp chỉ có thể trả lời bằng kinh nghiệm, không bằng quy trình.
Một rủi ro rất phổ biến là kế toán làm đúng theo thói quen cũ, nhưng bối cảnh đã thay đổi. Doanh nghiệp bắt đầu có nhiều loại hợp đồng hơn, nhiều phương thức thanh toán hơn, nhiều mối quan hệ liên kết hơn. Trong khi đó, cách ghi nhận doanh thu, chi phí, công nợ vẫn giữ nguyên như thời doanh nghiệp chỉ có vài khách hàng quen. Số liệu vẫn chạy, báo cáo vẫn ra, nhưng bản chất giao dịch đã không còn được phản ánh đúng.
Nguy hiểm tiếp theo nằm ở sự phụ thuộc vào con người. Khi hệ thống kế toán chưa được chuẩn hóa, kế toán chính là hệ thống. Mọi thứ đều “nằm trong đầu” một vài người. Lúc họ còn làm, doanh nghiệp thấy yên tâm. Nhưng khi họ nghỉ việc, hoặc khi doanh nghiệp cần mở rộng, toàn bộ hệ thống trở nên mong manh. Với thuế, đây là rủi ro đặc biệt lớn, vì cơ quan thuế không quan tâm ai làm kế toán, họ chỉ quan tâm doanh nghiệp có giải trình được hay không.
Có một điểm rất ít chủ doanh nghiệp để ý: hệ thống kế toán cũ thường sinh ra để né rủi ro trước mắt, chứ không để chịu được soi chiếu dài hạn. Khi quy mô nhỏ, việc ghi nhận “linh hoạt” giúp doanh nghiệp nhẹ thuế, nhẹ áp lực. Nhưng khi doanh nghiệp lớn, chính những ghi nhận linh hoạt đó trở thành dấu vết dễ bị truy ngược. Càng lớn, doanh nghiệp càng bị soi nhiều hơn, và những thói quen cũ không còn chỗ ẩn nấp.
Tôi từng thấy nhiều doanh nghiệp không sai ở con số tổng, mà sai ở logic bên trong. Doanh thu vẫn đúng, chi phí vẫn đủ, thuế vẫn nộp. Nhưng khi bóc tách từng giao dịch, từng hợp đồng, từng dòng tiền, thì không ai trong nội bộ có thể giải thích trọn vẹn. Đó là lúc hệ thống kế toán không còn là công cụ quản trị, mà trở thành điểm yếu mang tính hệ thống.
Điều đáng nói là, phần lớn chủ doanh nghiệp không nhận ra nguy hiểm này cho đến khi bị “chạm”. Một cuộc thanh tra, một yêu cầu giải trình, hoặc một sự cố nhân sự là đủ để làm lộ ra khoảng trống mà trước đó không ai thấy. Và lúc đó, việc sửa chữa luôn tốn kém hơn rất nhiều so với việc chuẩn bị từ sớm.
Hệ thống kế toán không cần phải phức tạp, nhưng phải phù hợp với giai đoạn phát triển. Thứ phù hợp khi doanh nghiệp doanh thu vài tỷ có thể trở nên rủi ro khi doanh thu lên vài chục hoặc vài trăm tỷ. Hiểu được điều này là bước đầu tiên để chủ doanh nghiệp chuyển từ tư duy “kế toán để làm báo cáo” sang “kế toán để bảo vệ doanh nghiệp”.
Trong bài tiếp theo của chuỗi “Tư duy thuế cho chủ doanh nghiệp”, tôi sẽ nói về một câu hỏi rất thực tế: khi nào nên nâng cấp hệ thống kế toán – và nâng cấp cái gì trước để không làm doanh nghiệp rối hơn? Đây là bước đi mà nếu làm đúng, sẽ giúp doanh nghiệp vừa lớn lên, vừa an toàn thuế.
Mr Wick Kiểm toán - ATC Academy
Đào tạo, Tư vấn Giải pháp cho Doanh nghiệp, Hộ Kinh doanh
Liên hệ Đào tạo KTTH, KTT và Tax Tel: 093 670 9396
